FIȘĂ DE POST SCULER-MATRITER

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SCULER-MATRITER

1.2. Cod C.O.R.:722202

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul șef, tehnicienii de arhivă, personalul de secretariat, departamentul IT pentru suport tehnic și integrare sisteme, personalul de securitate pentru acces controlat. Externe: Colaborează cu auditori interni și externi, furnizori de servicii de arhivare digitală, reprezentanți ai instituțiilor colaboratoare pentru transferul documentelor, autorități de reglementare în vederea conformității legislative.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"SCULER-MATRITER este un post administrativ cu responsabilități multiple, menit să asigure buna funcționare a activităților de evidență a documentelor, arhivare și gestionare a corespondenței. Persoana care ocupă acest post va asigura introducerea datelor în sisteme informatice, sortarea și distribuirea documentelor, precum și gestionarea fluxurilor de informații. De asemenea, va fi responsabil(ă) pentru respectarea procedurilor interne de lucru și pentru menținerea ordinii în spațiul de lucru, contribuind la eficiența generală a activităților administrative."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Primirea, înregistrarea și distribuirea corespondenței (scrisori, e-mailuri, telegrame, faxuri).
- Sortarea și clasificarea documentelor în funcție de tip, dată și importanță.
- Arhivarea documentelor conform planului de evidență și a reglementărilor legale.
- Introducerea datelor din documente în sisteme informatice (baze de date, registre).
- Gestionarea fluxului de documente, asigurând respectarea termenelor de păstrare și predare.
- Realizarea de copii ale documentelor (fotocopii, scanări).
- Pregătirea documentelor pentru depunere la instituții externe (ex: taxe, situații financiare).
- Monitorizarea stocurilor de materiale de birotică și formulare.
- Asigurarea confidențialității informațiilor gestionate.
- Recuperarea rapidă și eficientă a documentelor solicitate.
- Verificarea acurateței datelor introduse în sistemele informatice.
- Întocmirea de rapoarte privind volumul de activitate desfășurată.
- Asigurarea ordinii și curățeniei în spațiul de arhivă.
- Gestionarea și actualizarea planurilor de evidență a documentelor.
- Colaborarea cu alte departamente pentru asigurarea fluxului de informații.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Absolvire de studii medii, preferabil cu specializarea în arhivistică sau biblioteconomie.
- Certificat de absolvire a cursului de formare profesională pentru funcția de arhivist.
- Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (calculator, imprimantă, scanner).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de editare text și foi de calcul (Microsoft Word, Excel).
- Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Cunoștințe de legislație în domeniul arhivei și a protecției datelor.
- Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
- Abilități de organizare și planificare a activităților.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea lucrărilor.
- Capacitate de a lucra atât individual, cât și în echipă.
- Cunoștințe de limba română, scris și vorbit, la un nivel optim.
- Abilități de comunicare eficiente.
- Capacitate de adaptare la cerințele postului și de învățare continuă.

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență minimă de 1 an în activități de arhivare, evidență a documentelor sau secretariat.
- Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) constituie un avantaj.
- Experiență în introducerea datelor în baze de date și registre.
- Experiență în activități de sortare, clasificare și arhivare a documentelor.
- Experiență în utilizarea echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
- Experiență în gestionarea fluxului de documente și respectarea termenelor de păstrare.
- Experiență în activități de secretariat și corespondență.
- Experiență în activități de control al documentelor și asigurarea confidențialității.
- Experiență în activități de inventariere și controlul stocurilor de materiale de birotică.
- Experiență în activități de redactare de rapoarte privind volumul de activitate desfășurată.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Operare fluentă a calculatorului și a sistemelor de operare Windows.
- Cunoștințe avansate de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de scanare și procesare imagini (ex: Adobe Acrobat).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de baze de date (ex: Microsoft Access).
- Utilizarea eficientă a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator, fax).
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
- Utilizarea programelor de editare text și formatare a documentelor.
- Utilizarea programelor de gestionare a corespondenței electronice.
- Cunoștințe de operare a programelor de arhivare digitală.
- Utilizarea eficientă a tehnologiilor de scanare și OCR (Optical Character Recognition).
- Cunoștințe de utilizare a programelor de generare a rapoartelor și a statisticilor.
- Utilizarea programelor de criptare și securizare a datelor.
- Cunoștințe de operare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
- Utilizarea programelor de monitorizare a performanței echipamentelor de birou.
- Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor de comunicare online (ex: e-mail, videoconferință).
- Utilizarea programelor de gestionare a proiectelor și a sarcinilor.
- Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online.
- Utilizarea programelor de analiză a datelor și a informațiilor.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
- Capacitate de organizare și planificare a activităților.
- Atenție sporită la detalii și acuratețe.
- Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
- Capacitatea de a gestiona sarcini multiple și de a prioritiza activitățile.
- Abilități de rezolvare a problemelor și luarea deciziilor.
- Adaptabilitate la schimbări și la cerințe noi.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
- Abilități de relaționare interpersonală și de a construi relații de lucru pozitive.
- Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termenele limită.
- Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
- Capacitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
- Abilitatea de a lucra cu persoane de diferite vârste și culturi.
- Capacitatea de a gestiona conflictele și de a găsi soluții constructive.
- Abilitatea de a demonstra inițiativă și de a propune soluții inovatoare.
- Capacitatea de a demonstra responsabilitate și de a respecta regulile.
- Abilitatea de a menține confidențialitatea informațiilor.
- Capacitatea de a demonstra profesionalism și etică în muncă.
- Abilitatea de a demonstra flexibilitate și disponibilitate.
- Capacitatea de a demonstra perseverență și determinare.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente arhivate corect pe lună, Număr de documente scanate și indexate corect pe zi, Timp mediu de procesare a unui document, Număr de erori în introducerea datelor, Procent de respectare a termenelor de predare a documentelor, Număr de solicitări de documente onorate în termen, Procent de acuratețe a clasificării documentelor, Număr de rapoarte generate conform cerințelor, Procent de respectare a procedurilor de securitate a informațiilor, Număr de audituri de arhivă finalizate la timp, Procent de satisfacție a utilizatorilor serviciilor de arhivă, Număr de documente recuperate rapid în urma solicitărilor, Procent de conformitate cu reglementările legale în vigoare, Număr de documente distruse conform politicii de retenție, Procent de respectare a bugetului alocat activităților de arhivă, Număr de sugestii de îmbunătățire a proceselor de arhivă implementate, Procent de reducere a spațiului de arhivare prin optimizarea sistemului, Număr de traininguri sau instruiri participate pentru îmbunătățirea competențelor, Număr de documente recuperate din arhivă în urma unor căutări complexe.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea clasificării documentelor, Respectarea procedurilor de securitate a informațiilor, Claritatea și concizia rapoartelor generate, Coerența și completitudinea datelor introduse, Respectarea termenelor de predare a documentelor, Profesionalismul în interacțiunea cu utilizatorii, Calitatea scanărilor și a imaginilor digitale, Respectarea confidențialității informațiilor, Respectarea politicilor de retenție a documentelor, Eficiența fluxului de lucru, Respectarea standardelor de arhivare, Adaptabilitatea la schimbări legislative, Capacitatea de a identifica și rezolva probleme, Respectarea politicilor de backup și recuperare, Calitatea comunicării cu echipa și supervizori, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Respectarea regulilor de igienă și securitate în muncă, Capacitatea de a oferi suport tehnic de bază, Capacitatea de a lucra independent și în echipă, Respectarea procedurilor de distrugere a documentelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de îmbunătățiri ale proceselor de arhivare, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, Capacitatea de a gestiona situații neprevăzute și de a găsi soluții creative, Atenție sporită la detalii și acuratețe în lucrul cu documente, Abilitatea de a comunica eficient cu utilizatorii și de a răspunde la solicitări, Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri, Abilitatea de a lucra independent și de a lua inițiativă, Capacitatea de a colabora eficient cu membrii echipei, Abilitatea de a respecta confidențialitatea informațiilor, Abilitatea de a demonstra responsabilitate și integritate, Abilitatea de a gestiona conflictele și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și disponibilitate, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă și profesională, Abilitatea de a demonstra perseverență în fața obstacolelor, Abilitatea de a demonstra adaptabilitate la schimbări legislative și procedurale, Abilitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță și urgență, Abilitatea de a demonstra o bună organizare a timpului și a resurselor, Abilitatea de a lucra cu diverse tipuri de documente și sisteme de arhivare, Abilitatea de a demonstra o bună înțelegere a principiilor de conservare a documentelor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Scanner profesional, Software de management al arhivei, Sistem de arhivare digitală, Stație de lucru cu calculator, Imprimantă, Copiator, Microfilmator (dacă este cazul), Microcititor (dacă este cazul), Aparatură de protecție a datelor (UPS), Sisteme de stocare pe bandă sau disc, Dispozitive de protecție împotriva prafului și umidității, Echipament de manipulare a documentelor (cărucioare, lăzi), Software de editare imagine, Software de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), Sistem de control al accesului, Sistem de monitorizare a temperaturii și umidității, Dispozitive de curățenie (aspirator, mop), Mănuși de protecție, Mască de protecție, Ochelari de protecție, Sisteme de backup automat, Software de recuperare a datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 722202 - SCULER-MATRITER