FIȘĂ DE POST GUVERNANTA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:GUVERNANTA

1.2. Cod C.O.R.:531102

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul de servicii (bucătari, paznici, grădinari, menajeri), personalul de întreținere, administratorul domeniului, membrii familiei, personalul de securitate. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii (curățenie, întreținere, catering), reprezentanți ai companiilor de asigurări, personalul agențiilor de evenimente, reprezentanți ai instituțiilor publice (dacă este cazul), contactori pentru reparații și servicii specializate.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Guvernanta este responsabilă de buna funcționare și de organizarea activităților zilnice într-o gospodărie, asigurând confortul și siguranța membrilor familiei. Sarcinile includ gestionarea personalului auxiliar (menajera, grădinar, șofer), supravegherea achizițiilor, coordonarea întreținerea locuinței și a proprietăților, planificarea evenimentelor și gestionarea corespondenței. Guvernanta trebuie să aibă abilități excelente de comunicare, organizare și rezolvare a problemelor, precum și discreție și capacitatea de a acționa cu inițiativă, respectând întotdeauna confidențialitatea."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea eficientă a resurselor umane auxiliare, inclusiv recrutare, instruire, programare și evaluare a performanței.
Supravegherea și coordonarea activităților de menaj, curățenie și întreținere a locuinței.
Gestionarea achizițiilor de bunuri și servicii, negocierea contractelor cu furnizorii și monitorizarea bugetului alocat.
Organizarea și coordonarea evenimentelor familiale, inclusiv recepții, cine festive și întâlniri informale.
Planificarea și coordonarea călătoriilor, inclusiv rezervări de transport, cazare și itinerarii.
Gestionarea corespondenței, a documentelor și a arhivării.
Supravegherea securității locuinței și a proprietăților, inclusiv monitorizarea sistemelor de alarmă și colaborarea cu firmele de pază.
Coordonarea întreținerii grădinii, a piscinei și a altor facilități exterioare.
Gestionarea relațiilor cu personalul extern (bucătar, șofer, personal medical).
Supravegherea stării de sănătate și siguranță a membrilor familiei, în colaborare cu personalul medical.
Gestionarea finanțelor gospodăriei, inclusiv plata facturilor și reconcilierea conturilor.
Organizarea și supravegherea transportului membrilor familiei.
Asigurarea respectării protocolului diplomatic și a etichetei sociale.
Gestionarea inventarului bunurilor mobile și imobiliare.
Implementarea și monitorizarea procedurilor de urgență."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea Servicii.
Cursuri de specializare în domeniul gospodăriei, etichetă și protocol.
Certificat de absolvire a cursului de prim ajutor.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie avantaj).
Cunoștințe de operare pe calculator (Microsoft Office, aplicații de gestiune).
Cunoștințe de contabilitate de gospodărie (avantaj).
Cursuri de formare în domeniul securității și prevenirii riscurilor (avantaj).
Certificat de absolvire a cursului de igienă și salubritate (avantaj).
Experiență profesională relevantă în poziții similare (minim 3 ani).
Cunoștințe de bază despre întreținerea locuinței și a utilităților.
Certificat de competență profesională în domeniul gospodăriei (dacă este disponibil).
Cunoștințe despre gestionarea resurselor umane (avantaj).
Atestat în domeniul securității și sănătății în muncă (avantaj).
Cunoștințe despre legislația muncii (avantaj).
Certificat de formare profesională în domeniul securității informațiilor (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în roluri similare de gospodărie, gestionare a locuinței sau poziții de asistență personală.
Experiență în gestionarea personalului auxiliar (menajera, grădinar, șofer, bucătar).
Experiență în organizarea și coordonarea evenimentelor familiale, de la recepții la cine festive.
Experiență în gestionarea bugetului gospodăriei și a contractelor cu furnizorii.
Experiență în planificarea și coordonarea călătoriilor, inclusiv rezervări și itinerarii.
Experiență în gestionarea corespondenței, a documentelor și a arhivării.
Experiență în supravegherea securității locuinței și a proprietăților.
Experiență în coordonarea întreținerii grădinii, a piscinei și a altor facilități exterioare.
Experiență în gestionarea relațiilor cu personalul extern și cu personalul medical.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și aplicarea procedurilor de siguranță.
Experiență în achiziționarea de bunuri și servicii, negocierea prețurilor și verificarea calității.
Experiență în administrarea finanțelor gospodăriei, inclusiv plata facturilor și reconcilierea conturilor.
Experiență în respectarea confidențialității și a protocolului diplomatic.
Experiență în gestionarea inventarului bunurilor mobile și imobiliare.
Experiență în utilizarea eficientă a resurselor și minimizarea costurilor."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Utilizare eficientă a sistemelor de gestiune a documentelor (DMS).
Cunoștințe de operare a sistemelor de automatizare a locuinței (smart home).
Utilizare a aplicațiilor de comunicare online (e-mail, videoconferințe).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de bucătărie profesională.
Utilizare a aplicațiilor de planificare a evenimentelor și gestionare a resurselor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de curățenie și întreținere a locuinței.
Utilizare a software-ului de contabilitate de gospodărie (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate și supraveghere video.
Utilizare a aplicațiilor de gestionare a inventarului.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de întreținere a grădinii (avantaj).
Utilizare a platformelor de rezervări online (călătorii, evenimente).
Cunoștințe de operare a sistemelor de climatizare și ventilație.
Utilizare a aplicațiilor de gestionare a proiectelor (avantaj).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de spălătorie și uscătorie profesională.
Utilizare a aplicațiilor de comunicare internă (intranet, chat).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de curățare a piscinei (avantaj).
Utilizare a software-ului de gestionare a contractelor (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de control acces (avantaj).
Utilizare a aplicațiilor de gestionare a resurselor umane (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii rapide.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor.
Abilități de negociere și rezolvare a conflictelor.
Capacitate de a anticipa nevoile și de a oferi suport personalizat.
Abilități de observare și atenție la detalii.
Empatie și abilități de relaționare interpersonale.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Abilități de leadership și capacitate de a motiva echipa (dacă este cazul).
Gândire critică și capacitate de a identifica soluții inovatoare.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilități de adaptare la diferite culturi și medii de lucru.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Atitudine pozitivă și entuziasm în abordarea sarcinilor.
Abilități de a menține o atitudine profesională în orice situație.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de evenimente organizate cu succes, respectarea bugetului alocat evenimentelor, gradul de satisfacție al membrilor familiei, numărul de reclamații/sesizări primite, respectarea termenelor limită pentru sarcini, eficiența gestionării resurselor (alimente, materiale de curățenie, etc.), reducerea costurilor operaționale, numărul de sarcini finalizate conform standardelor de calitate, gradul de satisfacție al personalului subordonat (dacă este cazul), respectarea programului de lucru, numărul de inspecții/audituri trecute cu succes, reducerea deșeurilor, îmbunătățirea fluxului de lucru, eficiența utilizării echipamentelor, numărul de proiecte finalizate în avans, îmbunătățirea sistemului de inventariere, reducerea timpului de răspuns la solicitări, gradul de optimizare a rutelor de aprovizionare, îmbunătățirea eficienței energetice, reducerea numărului de incidente.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor, calitatea comunicării cu membrii familiei, profesionalismul în interacțiunile cu personalul extern, eficiența gestionării situațiilor de urgență, acuratețea în gestionarea documentelor, adaptabilitatea la schimbările de program, respectarea standardelor de igienă și siguranță, calitatea organizării evenimentelor, eficiența coordonării personalului, adaptabilitatea la preferințele individuale, acuratețea în raportare, respectarea protocolului, calitatea relațiilor interpersonale, eficiența rezolvării conflictelor, profesionalismul în reprezentarea familiei, calitatea supervizării personalului, respectarea termenelor limită, acuratețea în gestionarea bugetului, calitatea prezentării aspectului general al locuinței, respectarea standardelor de calitate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitate de a lucra sub presiune, atenție la detalii și acuratețe, abilități de comunicare eficientă, flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, capacitate de a lua decizii corecte, orientare către rezultate, capacitate de a gestiona conflicte, abilități de organizare și planificare, profesionalism în interacțiuni, respectarea confidențialității, etică profesională, capacitate de a motiva personalul, abilități de delegare, rezolvarea problemelor în mod proactiv, gestionarea timpului eficientă, abilitatea de a prioritiza sarcinile, demonstrarea responsabilității, capacitatea de a învăța din experiență, abilitatea de a lucra independent și în echipă, perseverență în atingerea obiectivelor, demonstrarea leadershipului, adaptabilitate la stilul de viață al familiei, abilitatea de a anticipa nevoile.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Aspiratoare, mașini de spălat, uscătoare, fier de călcat, aparate de gătit, mixere, blendere, mașini de spălat vase, utilaje de curățenie industriale, echipament de protecție personală (mănuși, șorțuri, etc.), echipament de grădinărit (foarfeci de tăiat, sape, greble), utilaje pentru întreținerea piscinei (dacă este cazul), sisteme de supraveghere video, sisteme de alarmă, echipamente de comunicații (telefoane, tablete), software de gestionare a programului, echipamente de birou (calculator, imprimantă), echipamente pentru organizarea evenimentelor (mese, scaune, veselă), utilaje pentru curățarea geamurilor, echipamente pentru întreținerea animalelor de companie (dacă este cazul)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 531102 - GUVERNANTA