FIȘĂ DE POST ADMINISTRATOR DE CONDOMINII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ADMINISTRATOR DE CONDOMINII

1.2. Cod C.O.R.:515303

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu președintele și comitetul executiv pentru implementarea deciziilor, contabilul pentru gestionarea financiară, personalul de întreținere pentru execuția lucrărilor, administratorul imobiliar (dacă există) pentru aspecte legale. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii (energie, gaze, apă), firmele de construcții, asigurătorii, autoritățile publice locale, notari, avocați și potențiali cumpărători/închiriați.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Administratorul de condominii asigură buna funcționare și administrarea eficientă a imobilului, respectând legislația în vigoare și regulamentul intern. Responsabilitățile includ gestionarea financiară (colectarea cotelor de întreținere, plata facturilor), supravegherea lucrărilor de reparații și îmbunătățiri, reprezentarea proprietarilor în relația cu terții, organizarea și desfășurarea ședințelor de adunare generală, precum și asigurarea respectării regulilor de conviețuire și a normelor de siguranță. Scopul principal este de a menține un climat de bună vecinătate și de a valorifica proprietatea în beneficiul tuturor locatarilor.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea și gestionarea bugetului anual al condominiului, incluzând estimarea cheltuielilor și stabilirea cotelor de întreținere.
Colectarea cotelor de întreținere de la proprietari și locatari, urmărirea și recuperarea creanțelor.
Plata facturilor către furnizori (energie electrică, termoficare, apă, gaze, salubrizare, etc.).
Organizarea și desfășurarea ședințelor de adunare generală a proprietarilor, întocmirea proceselor verbale.
Asigurarea respectării regulamentului intern și a normelor de conviețuire.
Supravegherea lucrărilor de întreținere și reparații curente și capitale, solicitarea ofertelor și contractarea prestatorilor de servicii.
Gestionarea relațiilor cu prestatorii de servicii (salubrizare, pază, curățenie, întreținere ascensoare, etc.).
Monitorizarea stării tehnice a imobilului și a utilităților, identificarea și raportarea defecțiunilor.
Întocmirea și gestionarea documentelor legale referitoare la imobil (contracte, autorizații, notificări).
Reprezentarea condominiului în relația cu autoritățile publice și terții.
Gestionarea reclamațiilor și solicitărilor din partea locatarilor și a vizitatorilor.
Întocmirea și depunerea declarațiilor fiscale și a altor documente necesare.
Asigurarea respectării normelor de siguranță și de prevenire a incendiilor.
Gestionarea situațiilor de urgență și a intervențiilor necesare.
Întocmirea de rapoarte periodice privind activitatea de administrare a condominiului.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, cu preferință pentru studii superioare (economice, juridice, de management).
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională pentru administratori de condominii, conform legislației în vigoare.
Cunoștințe de contabilitate și legislație privind administrarea condominiilor (Legea 235/2004, HG 1547/2006).
Cunoștințe de operare pe calculator (Microsoft Office, programe de contabilitate).
Certificat de atestare a cunoștințelor privind securitatea și sănătatea în muncă (dacă este cazul, în funcție de specificul condominiului).
Cunoștințe de limba română – nivel avansat (pentru redactarea de documente și comunicarea eficientă).
Atestat de securitate a informațiilor (dacă este cazul, în funcție de specificul condominiului).
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul protecției datelor cu caracter personal (GDPR), dacă este cazul.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană) – reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în domeniul administrației publice sau într-o funcție similară, cu responsabilități administrative și financiare.
Experiență în gestionarea documentelor legale și contractuale.
Experiență în relația cu furnizorii de servicii și cu autoritățile publice.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și în rezolvarea conflictelor.
Experiență în utilizarea programelor de contabilitate și a pachetelor office.
Experiență în colectarea și gestionarea veniturilor și cheltuielilor.
Experiență în organizarea și desfășurarea ședințelor de adunare generală.
Experiență în redactarea de rapoarte și de prezentări.
Experiență în administrarea de imobile (rezidențiale sau comerciale) – reprezintă un avantaj.
Cunoștințe practice privind legislația privind administrarea condominiilor – esențial.
Experiență în gestionarea relațiilor cu proprietarii și locatarii – abilități de comunicare și diplomație.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de contabilitate (ex: SAGA, WinSmart).
Utilizarea eficientă a programelor de gestionare a condominiilor (ex: Condominiu Manager, iCondominiu).
Cunoștințe de utilizare a platformelor online pentru comunicare cu proprietarii (ex: email, forumuri, aplicații mobile).
Utilizarea instrumentelor de scanare și arhivare electronică a documentelor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Utilizarea programelor de editare a imaginilor (pentru realizarea de prezentări și materiale informative).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control acces și supraveghere video (dacă este cazul).
Utilizarea instrumentelor de diagnoză a defecțiunilor minore ale instalațiilor (electrice, sanitare, termice) – reprezentare avantajoasă.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de facturare electronică (dacă este cazul).
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor financiare (ex: Excel).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a bazei de date (DBMS) – reprezentare avantajoasă.
Utilizarea instrumentelor de creare a prezentărilor interactive.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare statistică.
Utilizarea software-ului de criptare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea platformelor de colaborare online.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a performanței sistemelor informatice.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții negociate.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Orientare către client și capacitate de a construi relații de încredere.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse părți interesate.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Orientare către detalii și acuratețe.
Capacitate de a gestiona timpul eficient și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de negociere și persuasiune.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile și preocupările proprietarilor.
Abilități de leadership și de motivare a echipei (dacă este cazul).
Capacitate de a gestiona confidențialitatea informațiilor.
Abilități de prezentare și de a transmite informații clar și concis.
Gândire critică și capacitate de a analiza informații complexe.
Abilități de gestionare a stresului și de a menține o atitudine pozitivă.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Responsabilitate și etică profesională.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de ședințe de adunare generală organizate și desfășurate conform prevederilor legale, gradul de satisfacție al proprietarilor (evaluat prin sondaje), numărul de reclamații și contestații primite și rezolvate, gradul de recuperare a cotelor de întreținere, numărul de contracte încheiate cu furnizori de servicii, reducerea costurilor operaționale, numărul de întârzieri în efectuarea reparațiilor, numărul de incidente raportate și rezolvate, gradul de respectare a bugetului alocat, numărul de îmbunătățiri implementate în gestionarea financiară, numărul de documente gestionate corect și la timp, numărul de audituri interne și externe promovate cu succes, gradul de respectare a termenelor de raportare, numărul de litigii evitate prin soluționarea amiabilă, gradul de conformitate cu reglementările legale și contractuale, numărul de reclamații privind calitatea serviciilor, numărul de acțiuni de îmbunătățire a imaginii condominiului, numărul de contracte de asigurare negociate, numărul de proiecte de modernizare implementate, gradul de utilizare a sistemelor informatice pentru gestionarea condominiului, numărul de propuneri de îmbunătățire a serviciilor implementate, gradul de respectare a termenelor de răspuns la solicitările proprietarilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea strictă a prevederilor legale în gestionarea condominiului, transparența în comunicarea cu proprietarii, profesionalismul în relația cu furnizorii, eficiența în rezolvarea conflictelor, acuratețea în întocmirea documentelor justificative, coerența în aplicarea regulamentului intern, promptitudinea în răspunsul la solicitări, claritatea în prezentarea informațiilor financiare, obiectivitatea în luarea deciziilor, integritatea în gestionarea fondurilor, capacitatea de a construi relații de încredere cu proprietarii, eficiența în gestionarea situațiilor de urgență, abilitatea de a anticipa și preveni problemele, capacitatea de a promova un climat de respect și colaborare, profesionalismul în reprezentarea condominiului, respectarea confidențialității informațiilor, acuratețea în aplicarea politicilor interne, coerența în gestionarea contractelor, abilitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire a serviciilor, eficiența în gestionarea reclamațiilor, capacitatea de a adapta soluțiile la nevoile specifice ale condominiului, respectarea termenelor de raportare, claritatea în comunicarea modificărilor de regulament, abilitatea de a gestiona situații de criză, profesionalismul în negocierea contractelor, respectarea termenelor de răspuns la solicitări, capacitatea de a promova un mediu de locuire armonios.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de soluții pentru problemele condominiului, adaptabilitate la schimbările legislative și tehnologice, reziliență în gestionarea situațiilor de conflict, perseverență în atingerea obiectivelor stabilite, orientare către rezultate și eficiență, capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, atenție la detalii și acuratețe în activități, abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, comunicare clară și concisă, atât verbală, cât și scrisă, flexibilitate în abordarea problemelor, capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspectivele diferite, empatie și capacitate de a construi relații de încredere, gândire critică și capacitate de a analiza informații complexe, orientare către client și capacitate de a oferi servicii de calitate, responsabilitate și etică profesională, proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire, capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu alte părți interesate, capacitate de a gestiona eficient resursele disponibile, capacitate de a lua decizii informate și de a-și asuma responsabilitatea pentru acestea, abilitatea de a învăța continuu și de a se adapta la noile cerințe, capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere, capacitatea de a gestiona eficient situațiile de urgență și de a lua decizii rapide și eficiente.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, telefon (fix și mobil), software de contabilitate, software de gestionare a condominiului, software de procesare a textului, software de creare a prezentărilor, internet, e-mail, arhivă fizică (dosare, contracte), arhivă electronică (documente scanate), instrumente de măsură (distanță, nivel), trusă de scule de bază (șurubelnițe, clești), echipament de protecție (mănuși, ochelari), mijloace de transport (auto, bicicletă), sistem de supraveghere video (monitorizare), sistem de alarmă (verificare), planuri cadastrale și de situație, regulament intern, contracte de întreținere, protocoale de ședințe, formulare de reclamații, registru de vizite, software GIS (pentru analiza spațială a condominiului)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 515303 - ADMINISTRATOR DE CONDOMINII