FIȘĂ DE POST OPERATOR RECEPTIE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:OPERATOR RECEPTIE

1.2. Cod C.O.R.:432332

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul administrativ, departamentul de securitate, departamentul IT, managerul direct, alte departamente pentru direcționarea corespondenței și a vizitatorilor. Asigură fluxul informațional cu departamentul de resurse umane pentru aspecte legate de personal. Externe: Colaborează cu vizitatori, curieri, furnizori de servicii (curățenie, mentenanță), parteneri de afaceri, potențiali clienți, reprezentanți ai instituțiilor publice. Menține relații profesionale cu agenții de turism și companii de transport.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Operatorul de recepție este responsabil de primirea și direcționarea vizitatorilor, gestionarea fluxului telefonic, preluarea și distribuirea corespondenței, asigurarea bunei prezentări a firmei și oferirea de informații de bază clienților și partenerilor. Persoana care ocupă această poziție trebuie să aibă abilități excelente de comunicare, o atitudine politicoasă și profesională, precum și cunoștințe de operare a echipamentelor de birou. Rolul presupune, de asemenea, gestionarea programărilor și a întâlnirilor, contribuind la buna funcționare a activității administrative."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Primirea și direcționarea vizitatorilor, asigurând o primire cordială și eficientă.
Gestionarea fluxului telefonic, preluând apeluri, redirecționând și luând mesaje.
Distribuirea corespondenței (poștă, curier, e-mail), asigurând livrarea corectă și la timp.
Operarea sistemului de control acces, gestionând permisiunile și înregistrând vizitatorii.
Gestionarea programărilor și a întâlnirilor, coordonând agenda personalului.
Întocmirea și actualizarea registrului de vizitatori.
Gestionarea materialelor promoționale și a documentelor de prezentare a companiei.
Furnizarea de informații generale clienților, partenerilor și vizitatorilor.
Operarea echipamentelor de birou (copiator, scaner, imprimantă).
Asigurarea bunei prezentări a zonei de recepție, menținând curățenia și ordinea.
Gestionarea comenzilor de birotică și materiale consumabile.
Redactarea și distribuirea de comunicări interne.
Monitorizarea sistemelor de alarmă și supraveghere.
Întocmirea de rapoarte privind activitatea de recepție.
Gestionarea corespondenței electronice de rutină.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii superioare.
Certificat de absolvire a unui curs de operare a echipamentelor de birou (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de control acces (avantaj).
Cunoștințe de operare a programelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (copiator, scaner, imprimantă).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a fluxului telefonic (softphone, centrală telefonică).
Cunoștințe de limba engleză – nivel conversațional (avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de relații cu publicul (avantaj).
Atestat de securitate a informațiilor (dacă este cazul, în funcție de specificul companiei).
Certificat de absolvire a unui curs de prim ajutor (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de secretariat, recepție sau relații cu publicul.
Experiență în gestionarea fluxului telefonic și a corespondenței.
Experiență în operarea echipamentelor de birou (copiator, scaner, imprimantă).
Experiență în utilizarea programelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Experiență în gestionarea programărilor și a întâlnirilor.
Experiență în activități de control acces și gestionarea vizitatorilor.
Experiență în activități de secretariat și arhivare.
Experiență în gestionarea comenzilor de birotică și materiale consumabile.
Experiență în activități de relații cu clienții (avantaj).
Experiență în utilizarea sistemelor de control acces și a centralelor telefonice (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS).
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (copiator, scaner, imprimantă, fax).
Utilizarea eficientă a sistemelor de control acces și a centralelor telefonice.
Cunoștințe de operare a softurilor de gestionare a fluxului telefonic (VoIP, softphone).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a programărilor și a întâlnirilor (calendar electronic).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a corespondenței electronice (e-mail, webmail).
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică (document management systems).
Utilizarea aplicațiilor de editare text și tabele (Word, Excel).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de prezentare (PowerPoint, Google Slides).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare (Google, Bing).
Cunoștințe de operare a aplicațiilor de gestionare a stocurilor de birotică (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de CRM (Customer Relationship Management) – nivel de utilizator (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de monitorizare a echipamentelor de birou (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică (antivirus, firewall) – nivel de utilizator (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de back-up și restaurare a datelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365) (avantaj).
Utilizarea aplicațiilor de analiză a datelor (Excel, Google Sheets) – nivel de utilizator (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a rezolva probleme rapid.
Orientare către client și abilități de a oferi servicii de calitate.
Abilități de relaționare interpersonală și de lucru în echipă.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Atitudine pozitivă și profesionalism în interacțiunile cu publicul.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termene limită.
Abilități de negociere și de mediere în situații conflictuale.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor.
Abilități de observare și atenție la detalii.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Capacitate de a lucra independent și sub îndrumare.
Abilități de a gestiona corespondența și de a transmite informații corect.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile clienților.
Abilități de a menține o imagine profesională și pozitivă a companiei.
Gestionarea eficientă a timpului și a resurselor.
Abilități de a lucra în condiții de presiune și de a menține calmul.
Capacitate de a se adapta la diferite stiluri de comunicare.
Abilități de a învăța rapid și de a se perfecționa continuu.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, telefon fix, telefon mobil, sistem de control acces, centrală telefonică, sistem de alarmă, monitor, tastatură, mouse, fax, copiator, echipamente de birou, software de management al vizitatorilor, software de procesare a textului, internet, e-mail, aplicații de comunicare instantanee, sistem de videoconferință, software de contabilitate de bază, echipamente de curățenie, arhivator, distrugător de documente..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.