FIȘĂ DE POST OPERATOR COMERCIAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:OPERATOR COMERCIAL

1.2. Cod C.O.R.:432314

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele Vânzări, Marketing, Financiar-Contabil, Logistică, Tehnic, Resurse Umane, pentru asigurarea fluxului informațional și operațional eficient. Susține activitatea echipei de vânzări. Externe: Colaborează cu clienți, furnizori, parteneri de afaceri, agenții de publicitate, firme de curierat, instituții financiare, pentru gestionarea comenzilor, suportul tehnic, relațiile contractuale și promovarea produselor/serviciilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Operatorul comercial asigură suport comercial pentru echipa de vânzări, gestionând fluxul de informații și documente necesare desfășurării activităților. Responsabilitățile includ procesarea comenzilor, actualizarea bazei de date cu clienți, pregătirea ofertelor și a documentelor aferente, urmărirea stocurilor și comunicarea cu clienții și furnizorii. De asemenea, operatorul comercial contribuie la îmbunătățirea eficienței proceselor comerciale și la menținerea unei relații optime cu clienții, respectând întotdeauna procedurile interne și politicile companiei.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea comenzilor clienților în sistemul ERP, verificând corectitudinea datelor.
Gestionarea fluxului de documente aferente comenzilor (facturi, avize, transporturi).
Actualizarea constantă a evidenței clienților în CRM, inclusiv date de contact, termene de plată și istoric comenzi.
Verificarea disponibilității produselor în stoc și comunicarea cu echipa de achiziții pentru refacerea stocurilor.
Emiterea de oferte comerciale, conform cerințelor clienților și instrucțiunile supervizorului.
Monitorizarea termenelor de livrare și rezolvarea eventualelor probleme legate de transport.
Gestionarea reclamațiilor clienților, în colaborare cu departamentul de suport tehnic și/sau management.
Pregătirea rapoartelor de vânzări, analizând tendințele pieței și performanța produselor.
Introducerea datelor despre clienți potențiali în baza de date, conform lead-urilor primite.
Urmărirea plăților clienților și colaborarea cu departamentul financiar pentru recuperarea creanțelor.
Gestionarea corespondenței cu clienții (e-mail, fax, poștă), asigurând răspunsuri rapide și precise.
Verificarea și actualizarea prețurilor produselor în sistemul ERP, conform listelor de prețuri.
Pregătirea documentelor necesare pentru auditul comercial.
Asigurarea conformității cu politicile interne de vânzări și procedurile de lucru.
Participarea la îmbunătățirea proceselor comerciale și la implementarea de noi tehnologii.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii postliceale în domeniul economic (contabilitate, marketing, comerț).
Certificat de absolvire a unui curs de operare PC – nivel utilizator.
Cunoștințe de operare a programelor de gestiune comercială (ERP) – constituie avantaj.
Cunoștințe de operare a programelor Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
Cunoștințe de contabilitate – nivel elementar (înțelegerea fluxurilor documentare).
Cunoștințe de utilizare a CRM (Customer Relationship Management) – constituie avantaj.
Certificare în domeniul comerțului – constituie avantaj.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel conversațional) – constituie avantaj.
Atestat de formare profesională în domeniul comerțului – constituie avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în domeniul comercial, preferabil în roluri similare (asistent comercial, agent de vânzări).
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) – constituie avantaj.
Experiență în lucrul cu baze de date și CRM (Customer Relationship Management) – constituie avantaj.
Experiență în procesarea de documente comerciale (facturi, avize, transporturi).
Experiență în comunicarea cu clienții și furnizorii, atât verbal, cât și în scris.
Experiență în gestionarea corespondenței comerciale (e-mail, fax, poștă).
Experiență în lucrul cu Excel – nivel mediu (manipularea datelor, generarea de rapoarte).
Experiență în lucrul cu sisteme de facturare electronică – constituie avantaj.
Experiență în gestionarea stocurilor – constituie avantaj.
Experiență în realizarea de studii de piață – constituie avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel utilizator avansat.
Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) – nivel mediu/avansat.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor ERP (ex: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de CRM (ex: Salesforce, HubSpot).
Utilizarea eficientă a programelor de facturare electronică (ex: GenericVision, Acomis).
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (ex: Saga, Nemesis).
Utilizarea programelor de gestionare a stocurilor (WMS).
Cunoștințe de utilizare a programelor de Business Intelligence (BI) – constituie avantaj.
Utilizarea eficientă a programelor de analiză de date (ex: Power BI, Tableau) – constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare electronică (ex: e-Factura, RO eFactura).
Utilizarea eficientă a platformelor de e-commerce (ex: Magento, Shopify) – constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a imaginilor (ex: Photoshop, GIMP) – constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a programelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare (Google, Bing).
Cunoștințe de utilizare a rețelelor sociale profesionale (LinkedIn).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de colaborare online (Google Workspace, Microsoft 365).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea eficientă a programelor de telemarketing – constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing (ex: Zendesk, Freshdesk) – constituie avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Orientare către client și abilitatea de a construi relații de încredere.
Abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Organizare și planificare eficientă a activităților zilnice.
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a lucra sub presiune.
Gândire analitică și abilitatea de a identifica probleme și de a propune soluții.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Inițiativă și dorință de a contribui la îmbunătățirea proceselor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a lucra independent și de a lua decizii.
Atitudine pozitivă și entuziasm.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Empatie și capacitatea de a înțelege nevoile clienților.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilități de prezentare și de a influența.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de comenzi procesate, volumul de documente gestionate, gradul de acuratețe în introducerea datelor, numărul de clienți noi atrași, gradul de satisfacție a clienților, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de reclamații rezolvate, respectarea termenelor limită pentru livrare, valoarea vânzărilor generate, numărul de oferte trimise, rata de conversie a ofertelor, eficiența în gestionarea stocurilor, reducerea costurilor operaționale, numărul de erori în facturare, respectarea bugetului alocat, numărul de colaborări cu alte departamente, gradul de îmbunătățire a proceselor, numărul de rapoarte generate, numărul de întâlniri programate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne, acuratețea datelor introduse, gradul de aliniere cu obiectivele companiei, calitatea comunicării cu clienții, respectarea confidențialității informațiilor, profesionalism în interacțiunile cu colegii, inițiativa în identificarea și soluționarea problemelor, adaptabilitatea la schimbările din mediul de lucru, contribuția la îmbunătățirea proceselor operaționale, gradul de implicare în activitățile echipei, respectarea termenelor limită, calitatea rapoartelor generate, acuratețea informațiilor furnizate, respectarea normelor de etică profesională, contribuția la imaginea pozitivă a companiei, capacitatea de a gestiona situații de criză, respectarea legislației în vigoare, gradul de conștientizare a riscurilor operaționale, eficiența în utilizarea resurselor, calitatea documentației generate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către client, proactivitate, reziliență, adaptabilitate, inițiativă, atenție la detalii, capacitate de comunicare, abilități de negociere, lucrul în echipă, gestionarea timpului, rezolvarea problemelor, gândire analitică, organizare, gestionarea stresului, flexibilitate, responsabilitate, etică profesională, spirit de colaborare, inițiativă în îmbunătățirea proceselor, capacitate de a respecta termene limită, gestionarea eficientă a priorităților, capacitate de a învăța rapid, atitudine pozitivă, capacitate de a lucra independent, orientare către rezultate, abilități de prezentare, capacitatea de a oferi feedback constructiv, abilitatea de a gestiona conflicte, capacitatea de a construi relații profesionale.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scanner, telefon fix, telefon mobil, fax, terminal POS, software CRM, software ERP, platformă de e-mail, program de contabilitate, program de procesare text, program de creare prezentări, echipament de arhivare, echipament de scanare documente, sistem de ticketing, software de gestionare a stocurilor, platformă de videoconferință, sistem de management al documentelor, echipament de protecție a datelor, sistem de backup, echipament de rețea, software de securitate cibernetică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 432314 - OPERATOR COMERCIAL