FIȘĂ DE POST IMPIEGAT AUTO

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:IMPIEGAT AUTO

1.2. Cod C.O.R.:432304

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șoferii, mecanicii, managerul de flote, departamentul financiar și contabilitate, departamentul de achiziții, pentru gestionarea eficientă a vehiculelor și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii auto, companiile de asigurări, stațiile de încărcare (în cazul vehiculelor electrice), agenții de închiriere auto, pentru optimizarea costurilor și asigurarea continuității operaționale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Împuternicitul auto are ca scop principal asigurarea funcționării optime a activităților administrative și operaționale referitoare la autovehiculele organizației. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor (acte de achiziție, înmatriculări, asigurări), monitorizarea termenelor de reînnoire, efectuarea de înregistrări precise în sistemul informatic, comunicarea cu furnizorii de servicii auto, coordonarea programărilor de întreținere și reparații, precum și oferirea de suport pentru conducătorii auto și alte departamente. Scopul final este de a contribui la eficiența și conformitatea operațiunilor legate de parcul auto."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

* Înregistrarea și actualizarea datelor privind autovehiculele în sistemul informatic al organizației, inclusiv date tehnice, de identificare (VIN), și de proprietate.
* Gestionarea documentelor legale și administrative referitoare la autovehicule: contracte de leasing, închiriere, asigurare CASCO și RCA, certificate de înmatriculare, cărți de identitate.
* Monitorizarea și urmărirea termenelor de valabilitate ale documentelor (asigurări, autorizații, inspecții tehnice periodice) și notificarea promptă a superiorilor ierarhici.
* Efectuarea de comenzi de piese de schimb și consumabile pentru întreținerea și reparațiile autovehiculelor, respectând bugetul alocat și procedurile interne.
* Centralizarea și verificarea facturilor de service și reparații, asigurând conformitatea cu ofertele inițiale și contractele încheiate.
* Gestionarea situației stocurilor de piese de schimb, consumabile și materiale necesare funcționării parcului auto.
* Organizarea și coordonează programările pentru revizii tehnice, reparații și alte intervenții asupra autovehiculelor.
* Asigurarea respectării legislației în vigoare referitoare la autovehicule (norme de circulație, taxe auto, impozite).
* Întocmirea de rapoarte periodice privind starea tehnică a autovehiculelor, costurile de întreținere și consumul de combustibil.
* Verificarea și actualizarea datelor privind consumul de carburant, analiza abaterilor și propunerea de măsuri corective.
* Gestionarea documentelor referitoare la dosarele de daună produse autovehiculelor, inclusiv comunicarea cu companiile de asigurări.
* Asigurarea evidenței kilometrajului parcurs de fiecare autovehicul și verificarea corelării cu datele din documente.
* Coordonarea cu departamentul financiar pentru plata taxelor auto, impozitelor și a amenzilor.
* Participarea la inventarierea parcului auto și la verificarea stării autovehiculelor.
* Asigurarea arhivării corecte și sistematice a documentelor referitoare la parcul auto, respectând termenele legale de păstrare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

* Absolvire de studii medii, preferabil cu specializarea tehnică auto.
* Cursuri de perfecționare în domeniul auto (opțional, dar constituie un avantaj).
* Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a sistemelor de gestiune a flotelor auto (opțional).
* Cunoștințe de operare a unui calculator și a aplicațiilor de birou (Microsoft Office).
* Cunoștințe de bază privind legislația rutieră și fiscală specifică autovehiculelor.
* Cunoștințe de mecanica auto (avantaj).
* Cunoștințe despre procedurile de achiziție și întreținere a autovehiculelor (avantaj).
* Cunoștințe de limba engleză (nivel minim: conversațional, pentru comunicarea cu furnizorii internaționali).
* Certificat de absolvire a unui curs de securitate și sănătate în muncă (obligatoriu).
* Permis de conducere categoria B (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

* Experiență minimă de 1 an în domeniul auto, preferabil în gestionarea unei flote de autovehicule.
* Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a flotelor auto (TMS/FMS) – constituie un avantaj.
* Experiență în lucrul cu documente legale și administrative referitoare la autovehicule (contracte, asigurări, înmatriculări).
* Experiență în efectuarea de comenzi de piese de schimb și consumabile, respectând procedurile interne.
* Experiență în verificarea facturilor de service și reparații, asigurând conformitatea cu ofertele inițiale.
* Experiență în lucrul cu sisteme de evidență a consumului de carburant și analiză a abaterilor.
* Experiență în gestionarea dosarelor de daună produse autovehiculelor și comunicarea cu companiile de asigurări.
* Experiență în lucrul cu rapoarte periodice privind starea tehnică a autovehiculelor și costurile de întreținere.
* Experiență în lucrul cu programe de contabilitate, pentru înregistrarea operațiunilor financiare legate de autovehicule (avantaj).
* Experiență în inventarierea parcului auto și verificarea stării autovehiculelor (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

* Operare fluentă a unui calculator și a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
* Utilizarea eficientă a sistemelor de management al flotelor auto (TMS/FMS) – obligatoriu.
* Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de contabilitate pentru înregistrarea operațiunilor legate de autovehicule (avantaj).
* Utilizarea aplicațiilor web pentru gestionarea comenzilor de piese de schimb și consumabile.
* Cunoștințe de operare a programelor de diagnosticare a autovehiculelor (avantaj).
* Utilizarea eficientă a aplicațiilor de raportare și analiză a datelor referitoare la autovehicule.
* Cunoștințe de operare a programelor de gestionare a documentelor electronice.
* Utilizarea aplicațiilor de telemetrie pentru monitorizarea performanței autovehiculelor (avantaj).
* Cunoștințe de operare a sistemelor de localizare GPS (avantaj).
* Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
* Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
* Utilizarea aplicațiilor de scanare și procesare a documentelor.
* Cunoștințe de operare a programelor de creare a prezentărilor (ex: PowerPoint).
* Utilizarea aplicațiilor de gestionare a e-mailului și calendarului.
* Cunoștințe de operare a programelor de arhivare electronică a documentelor.
* Utilizarea aplicațiilor de criptare a datelor sensibile.
* Cunoștințe de operare a sistemelor de backup și restaurare a datelor.
* Utilizarea aplicațiilor de monitorizare a securității sistemelor informatice.
* Cunoștințe de operare a sistemelor de imprimare și scanare.
* Utilizarea aplicațiilor de gestionare a permisiunilor de acces la resursele informatice.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

* Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
* Capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă.
* Organizare și planificare riguroasă a activităților zilnice.
* Atenție sporită la detalii și acuratețe în efectuarea sarcinilor.
* Abilitatea de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
* Capacitate de a rezolva probleme și de a lua decizii în mod autonom.
* Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordarea activităților.
* Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
* Abilități de negociere și persuasiune.
* Orientare către client și capacitate de a oferi suport adecvat.
* Empatie și abilități de relaționare interpersonală.
* Capacitate de a lucra cu cifre și de a analiza date.
* Gândire analitică și capacitate de a sintetiza informații.
* Responsabilitate și seriozitate în efectuarea sarcinilor.
* Integritate și respectarea confidențialității informațiilor.
* Abilități de coordonare și delegare a sarcinilor.
* Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
* Spirit de echipă și colaborare.
* Abilități de leadership și motivare a echipei (în funcție de nivelul postului).
* Gestionarea timpului și prioritizare eficientă a sarcinilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Imprimantă, Scaner, Telemotor, Software de gestiune a flotei, Sistem de localizare GPS, Aplicații mobile pentru raportare, Software de contabilitate, Terminal de plată, Telefon, Fax, Aplicații de comunicare internă, Software de facturare, Scanner de coduri de bare, UPS (sursă de alimentare neîntreruptibilă), Sistem de arhivare electronică, Aplicații de diagnoză a vehiculelor, Software de planificare a rutelor, Dispozitive de stocare a datelor (USB, hard disk extern)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.