FIȘĂ DE POST FACTURIST

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:FACTURIST

1.2. Cod C.O.R.:432202

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul financiar pentru reconcilierea conturilor, cu departamentul vânzări pentru verificarea documentelor suport, cu departamentul juridic pentru aspecte fiscale și contractuale, cu departamentul IT pentru suport tehnic. Externe: Colaborează cu auditori fiscali, clienți pentru clarificări privind facturile, furnizori pentru verificarea documentelor de intrare, bănci pentru tranzacții și plăți.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Facturistul este responsabil cu întocmirea, verificarea și arhivarea facturilor, respectând legislația în vigoare și procedurile interne ale companiei. Asigură corectitudinea datelor înregistrate, monitorizează termenele de plată și răspunde de documentele justificative aferente. Colaborează cu departamentele interne și externe pentru clarificarea eventualelor neconcordanțe și contribuie la optimizarea procesului de facturare. Poate fi solicitat să participe la inventarieri și să ofere suport în situații de audit. Scopul principal este asigurarea unei facturări corecte, la timp și în conformitate cu reglementările.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea facturilor fiscale, proformă și alte documente justificative aferente operațiunilor comerciale.
Verificarea corectitudinii datelor înregistrate în documentele justificative (avize, borderouri, contracte).
Înregistrarea documentelor în sistemul contabil, respectând planul de conturi.
Calcularea impozitului pe valoarea adăugată (TVA) și a altor taxe aplicabile.
Monitorizarea termenelor de plată a facturilor și urmărirea clienților pentru recuperarea creanțelor.
Gestionarea evidenței documentelor justificative, asigurând arhivarea conformă.
Raportarea situațiilor privind facturile emise și încasate.
Verificarea conformității facturilor cu legislația fiscală în vigoare.
Colaborarea cu departamentul financiar pentru reconcilierea conturilor.
Participarea la inventarieri și verificarea documentelor aferente.
Gestionarea corespondenței cu clienții și furnizorii referitoare la facturi.
Pregătirea documentelor pentru auditul fiscal și financiar.
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind legislația fiscală și contabilă.
Emiterea notelor de corecție și a altor documente corective, în conformitate cu reglementările.
Verificarea și reconcilierea datelor din facturi cu cele din alte documente contabile.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu economic sau tehnic.
Calificare profesională în contabilitate, fiscalitate sau un domeniu conex.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în legislația fiscală, reprezentând un avantaj.
Cunoștințe solide de contabilitate financiară și fiscală, conform reglementărilor în vigoare.
Cunoștințe despre legislația comercială și TVA.
Cunoștințe despre utilizarea programelor de contabilitate (ex: SAGA, QuickBooks, SAP).
Cunoștințe de operare pe calculator, inclusiv pachetul Microsoft Office (Excel, Word).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
Experiență în lucrul cu documente justificative și facturi.
Abilități de analiză și sinteză a datelor financiare.
Capacitate de a lucra în echipă și de a respecta termene limită.
Cunoștințe de limba engleză, nivel minim conversațional, reprezentând un avantaj.
Certificare în domeniul fiscal, conform cu standardele recunoscute, constituie un plus.
Atestat de liberă practică, în cazul prestării de servicii de facturare pentru terți.
Cunoștințe despre sistemul de raportare electronică către autoritățile fiscale.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în domeniul contabilității, preferabil în facturare.
Experiență în lucrul cu programe de contabilitate, precum SAGA, QuickBooks sau SAP.
Experiență în întocmirea și verificarea facturilor fiscale, proformă și a altor documente justificative.
Experiență în gestionarea evidenței documentelor justificative și a facturilor.
Experiență în lucrul cu clienți și furnizori, pentru clarificarea aspectelor legate de facturare.
Experiență în pregătirea documentelor pentru audituri fiscale și financiare.
Experiență în lucrul cu sistemul de raportare electronică către autoritățile fiscale (ex: eFactura).
Experiență în gestionarea creanțelor și urmărirea clienților pentru recuperarea sumelor scadente.
Experiență în reconcilierea datelor din facturi cu cele din alte documente contabile.
Experiență în lucrul cu legislația fiscală și contabilă în vigoare, cu accent pe TVA.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Excel, Word), cu accent pe Excel pentru analiza datelor.
Experiență în identificarea și corectarea erorilor din facturi și alte documente justificative.
Experiență în colaborarea cu departamentele interne (ex: vânzări, achiziții) pentru clarificarea aspectelor legate de facturare.
Experiență în gestionarea situațiilor de litigii fiscale legate de facturi.
Experiență în implementarea și îmbunătățirea proceselor de facturare.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului și a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
Cunoștințe avansate de operare a programelor de contabilitate (SAGA, QuickBooks, SAP).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică și a platformelor de e-facturare.
Utilizarea eficientă a funcțiilor Excel (VLOOKUP, pivot tables, formule complexe) pentru analiza datelor.
Cunoștințe despre sistemele ERP și integrarea lor cu modulele de facturare.
Utilizarea corectă a terminologiei contabile și fiscale.
Cunoștințe despre sistemele de raportare electronică (ex: eFactura, SAF-T).
Cunoștințe despre legislația TVA și aplicarea corectă a regulilor de facturare.
Utilizarea corectă a codurilor CAEN și a codurilor de produse/servicii.
Cunoștințe despre sistemul de numerotare consecutivă a facturilor.
Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe despre sistemele de control al accesului la datele financiare.
Utilizarea sistemelor de back-up și recuperare a datelor.
Cunoștințe despre securitatea datelor financiare și prevenirea fraudei.
Utilizarea sistemelor de monitorizare a facturilor și a termenelor de plată.
Cunoștințe despre sistemele de alertă pentru facturi neplătite.
Utilizarea instrumentelor de analiză a fluxului de numerar.
Cunoștințe despre sistemele de gestionare a creanțelor.
Utilizarea sistemelor de raportare a datelor financiare către autorități.
Cunoștințe despre standardele de raportare financiară (ex: IFRS).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Atenție sporită la detalii și acuratețe în lucrul cu cifre.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Orientare către rezultate și îndeplinirea obiectivelor.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către client și satisfacerea nevoilor acestuia.
Capacitate de a gestiona situații de urgență și de a găsi soluții rapide.
Abilități de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Integritate și profesionalism în relația cu clienții și colegii.
Capacitate de a lucra cu informații confidențiale și de a le proteja.
Abilități de a prioritiza sarcinile și de a delega responsabilități.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback pozitiv.
Abilități de a lucra cu persoane din diferite culturi și background-uri.
Capacitate de a gestiona situații de litigii fiscale și de a găsi soluții amiabile.
Abilități de a menține o atitudine pozitivă și proactivă în fața provocărilor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu acces la internet, imprimantă, scaner, software de contabilitate (ex: SAGA, QuickBooks, SAP), sistem de management al documentelor, sistem de facturare electronică, cititor de coduri de bare, telefon, e-mail, software de procesare a textului (ex: Microsoft Word, Google Docs), software de calcul tabelar (ex: Microsoft Excel, Google Sheets), sistem de arhivare electronică, sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM), echipamente de protecție a datelor (ex: antivirus, firewall)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.