FIȘĂ DE POST LUCRATOR GESTIONAR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:LUCRATOR GESTIONAR

1.2. Cod C.O.R.:432111

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu superiorul direct pentru raportare și instruire, cu echipa de procesare a datelor pentru validare, cu departamentul financiar pentru fluxurile de numerar și cu alte departamente pentru transmiterea documentelor. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de arhivare, cu clienți pentru solicitări de informații și cu autorități publice pentru depuneri și verificări.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Lucrător Gestionar este responsabil pentru efectuarea de operațiuni administrative, contabile și de secretariat, asigurând buna funcționare a activităților curente. Sarcinile includ gestionarea documentelor, introducerea de date, arhivarea, răspunsul la solicitări telefonice și prin e-mail, precum și suport pentru alte departamente. Persoana care ocupă acest post trebuie să aibă cunoștințe de operare pe calculator, abilități de comunicare și organizare, precum și atenție la detalii pentru a asigura acuratețea și eficiența proceselor administrative."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea și procesarea facturilor de intrare și ieșire.
Verificarea conformității documentelor justificative cu reglementările contabile.
Introducerea datelor în sistemul contabil, asigurând acuratețea și respectarea termenelor.
Gestionarea fluxului de documente, inclusiv scanarea, arhivarea și recuperarea acestora.
Întocmirea de rapoarte periodice privind situația financiară și contabilă.
Asigurarea respectării procedurilor interne privind gestionarea numerarului și a bancnotei.
Pregătirea documentelor pentru audituri interne și externe.
Gestionarea corespondenței, atât fizice, cât și electronice.
Întocmirea de situații recapitulative privind cheltuielile și veniturile.
Monitorizarea și reconcilierea conturilor bancare.
Actualizarea bazelor de date cu informații relevante pentru activitatea contabilă.
Gestionarea evidenței stocurilor, inclusiv inventarierea periodică.
Asigurarea respectării legislației fiscale în vigoare.
Pregătirea de declarații fiscale și statistice.
Asistență pentru întocmirea de contracte și alte documente legale.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil cu specializarea economică.
Calificări profesionale de nivel mediu, obținute prin absolvirea unui curs de formare profesională în domeniul contabilității și finanțelor.
Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculator, cu accent pe pachete de programe de contabilitate (ex: SAGA, QuickBooks, SAP Business One).
Cunoștințe de operare a programelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de contabilitate financiară și fiscală, conform legislației în vigoare.
Cunoștințe de termeni și noțiuni contabile și fiscale.
Cunoștințe de legislație comercială.
Atestat de liberă practică (dacă este necesar, în funcție de specificul activității).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (scanner, imprimantă, copiator).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-facturare (dacă este cazul).
Certificare în utilizarea unui anumit software contabil (reprezintă un avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în domeniul contabil, preferabil în procesarea documentelor contabile.
Experiență în gestionarea fluxurilor de documente și arhivarea acestora.
Experiență în introducerea de date în sisteme informatice, cu atenție la acuratețe și respectarea termenelor.
Experiență în utilizarea programelor de contabilitate și a pachetelor Microsoft Office.
Experiență în întocmirea de rapoarte și situații recapitulative.
Experiență în gestionarea corespondenței și a fluxului de informații.
Experiență în verificarea conformității documentelor justificative.
Experiență în lucrul cu echipamente de birou (scanner, imprimantă, copiator).
Experiență în gestionarea numerarului și bancnotei (dacă este cazul).
Experiență în lucrul cu platforme de e-facturare (dacă este cazul).
Experiență în lucrul cu baze de date (dacă este cazul).
Experiență în domeniul fiscal (dacă este cazul).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS).
Cunoștințe avansate de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Utilizare avansată a programelor de contabilitate (SAGA, QuickBooks, SAP Business One - specificarea programului în funcție de cerințele postului).
Cunoștințe de operare a programelor de facturare electronică (ex: Genera, MindSoft).
Utilizare a programelor de scanare și procesare a documentelor (ex: Abbyy FineReader).
Cunoștințe de baze de date (ex: Microsoft Access, MySQL) - nivel de utilizator.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (scanner, imprimantă, copiator).
Utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică (DMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) - nivel de utilizator.
Utilizare a programelor de vizualizare și editare a fișierelor PDF.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-mail marketing (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) - nivel de utilizator.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a proiectelor (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică (antivirus, firewall).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței sistemelor IT.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Abilitatea de a respecta termene limită și de a prioritiza sarcinile.
Gestionarea eficientă a timpului și a resurselor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a rezolva probleme și de a lua decizii.
Orientare către rezultate și performanță.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a lucra sub presiune.
Empatie și abilități de relaționare interpersonală.
Abilități de ascultare activă și de înțelegere a nevoilor.
Responsabilitate și etică profesională.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de analiză și sinteză a informațiilor.
Gândire critică și capacitate de a lua decizii informate.
Abilități de prezentare și de raportare a informațiilor.
Abilități de gestionare a conflictelor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Monitor, Tastatură, Mouse, Imprimantă, Scaner, Copiator, Arhivator, Telefon, Fax, Aparat de legat, Software de gestiune a documentelor, Software de procesare a datelor, Software de contabilitate, Software de editare text, Sistem de arhivare electronică, Sistem de management al documentelor, Dispozitiv de stocare extern (hard disk, USB), Cititor de coduri de bare, Aparat de distrugere a documentelor, Sistem de videoconferință..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.