FIȘĂ DE POST ADMINISTRATOR FINANCIAR (PATRIMONIU) STUDII MEDII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ADMINISTRATOR FINANCIAR (PATRIMONIU) STUDII MEDII

1.2. Cod C.O.R.:431203

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu superiorul direct pentru raportare și aprobări, cu departamentul de contabilitate pentru reconcilieri, cu departamentul juridic pentru aspecte fiscale și contractuale, cu departamentul de resurse umane pentru aspecte salariale, cu auditorii interni pentru verificări. Externe: Colaborează cu bănci pentru operațiuni bancare, cu auditori externi pentru audit financiar, cu furnizori pentru facturare, cu clienți pentru aspecte de plată, cu autorități fiscale pentru depuneri.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Administratorul Financiar (Patrimoniu), cu studii medii, are rolul de a gestiona eficient și precis evidența financiară a patrimoniului instituției. Responsabilitățile includ înregistrarea corectă a tranzacțiilor, verificarea documentelor justificative, întocmirea de rapoarte periodice privind starea activelor și pasivelor, respectarea legislației contabile și fiscale în vigoare, precum și asigurarea suportului necesar pentru audituri interne și externe. De asemenea, contribuie la optimizarea proceselor financiare și la îmbunătățirea gradului de acuratețe a datelor contabile, contribuind la o bună administrare a resurselor.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea cronologică a operațiunilor patrimoniale, respectând planul de conturi.
Verificarea și corectarea datelor înscrise în documentele justificative.
Efectuarea de inventarieri periodice ale activelor materiale și imobiliare.
Urmărirea și reconcilierea situațiilor de venituri și cheltuieli.
Gestionarea documentelor fiscale și contabile referitoare la activele fixe.
Pregătirea de rapoarte privind evoluția patrimoniului.
Monitorizarea respectării termenelor de plată a obligațiilor fiscale.
Actualizarea constantă a evidenței contabile a mijloacelor fixe.
Participarea la elaborarea bugetului de venituri și cheltuieli pe secțiunea patrimoniu.
Verificarea legalității și oportunității documentelor justificative.
Asigurarea păstrării corecte a documentelor contabile și fiscale.
Identificarea și remedierea eventualelor erori contabile.
Colaborarea cu auditorii interni și externi.
Pregătirea de situații financiare simplificate.
Urmărirea amortizării activelor materiale și imobiliare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii corespunzătoare.
Certificat de absolvire a cursului de contabilitate de nivel începător, avantajos.
Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel).
Cunoștințe minime de contabilitate financiară și fiscală.
Cunoașterea planului de conturi.
Abilități de utilizare a programelor de contabilitate (ex: SAGA, Smart).
Cunoașterea legislației contabile și fiscale aplicabile (nivel de bază).
Aptitudini de organizare și planificare a activității.
Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
Abilități de comunicare și relaționare.
Atenție la detalii și acuratețe în efectuarea operațiunilor.
Orientare către respectarea termenelor limită.
Disponibilitate pentru a învăța și a se adapta la schimbări.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în domeniul financiar-contabil, avantajos în gestionarea patrimoniului.
Experiență în înregistrarea operațiunilor contabile și financiare, conform planului de conturi.
Experiență în lucrul cu documente justificative (facturi, ordine de plată, etc.).
Experiență în operarea programelor de contabilitate (ex: SAGA, Smart).
Experiență în efectuarea de inventarieri și reconcilieri.
Experiență în întocmirea de rapoarte financiare simple.
Cunoștințe practice privind legislația contabilă și fiscală.
Experiență în lucrul cu active fixe și imobiliare, constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea documentelor contabile și fiscale, conform cerințelor legale.
Abilitatea de a analiza și interpreta date financiare, constituie un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS).
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word).
Utilizarea eficientă a programelor de contabilitate (SAGA, Smart, etc.).
Cunoașterea funcțiilor de bază ale unui sistem ERP (Enterprise Resource Planning).
Utilizarea de software pentru gestionarea activelor fixe (ex: inventariere digitală).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică a documentelor.
Utilizarea de baze de date (ex: Microsoft Access) pentru gestionarea informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor web pentru accesarea informațiilor financiare.
Utilizarea de software pentru generarea de rapoarte financiare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Utilizarea de instrumente de căutare online pentru obținerea de informații relevante.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică (ex: antivirus).
Utilizarea de instrumente de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a proiectelor.
Utilizarea de software pentru analiză statistică a datelor financiare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a proceselor (RPA).
Utilizarea de platforme de colaborare online (ex: Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de business intelligence (BI).
Utilizarea de instrumente de vizualizare a datelor (ex: Power BI).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor mobile pentru accesarea informațiilor financiare.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra în echipă.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Capacitate de organizare și planificare a activității.
Abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Gândire analitică și atenție la detalii.
Adaptabilitate la schimbări și capacitate de a învăța rapid.
Inițiativă și proactivitate în rezolvarea problemelor.
Responsabilitate și integritate profesională.
Abilitatea de a gestiona situații de stres și presiune.
Capacitate de a lucra independent și sub îndrumare.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Discreție și confidențialitate în tratarea informațiilor sensibile.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Abilitatea de a oferi și primi feedback constructiv.
Orientare către client și capacitate de a înțelege nevoile acestuia.
Abilitatea de a lua decizii informate și de a asuma răspunderi.
Capacitate de a lucra cu persoane din diferite culturi și medii profesionale.
Abilitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire a proceselor.
Gândire critică și capacitate de a evalua informații.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, arhivator, telefon, software de contabilitate, software de procesare text, software de calcul tabelar, software de prezentare, arhivator documente, sistem de stocare extern, dispozitiv de scanare portabil, fax, terminal de plată, sistem de management al documentelor, cititor de coduri de bare, echipamente de protecție a datelor, server de rețea, aplicații mobile de raportare, echipamente de securitate cibernetică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.