FIȘĂ DE POST FUNCTIONAR ECONOMIC

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:FUNCTIONAR ECONOMIC

1.2. Cod C.O.R.:431102

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu superiorul direct pentru raportare și aprobări, cu departamentul financiar pentru procesarea plăților, cu departamentul de achiziții pentru verificarea facturilor, cu departamentul de vânzări pentru documentarea comenzilor și cu alte departamente pentru fluxul informațional. Externe: Colaborează cu furnizori pentru verificarea documentelor, cu bănci pentru operațiuni bancare și cu clienți (în anumite situații) pentru clarificări legate de documente.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Funcționarul economic asigură suport administrativ și financiar pentru buna funcționare a instituției. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor contabile, efectuarea de plăți și încasări, întocmirea de rapoarte financiare, monitorizarea cheltuielilor, achiziționarea de materiale și servicii, precum și gestionarea evidenței mijloacelor fixe. De asemenea, funcționarul economic colaborează cu alte departamente pentru a asigura respectarea reglementărilor legale și a politicilor interne, contribuind la optimizarea proceselor financiare și la asigurarea transparenței în gestionarea resurselor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de numerar
Înregistrarea corectă și la timp a operațiunilor financiare în sistemul contabil
Verificarea documentelor justificative pentru decontări
Efectuarea de plăți către furnizori, colaboratori și angajați conform evidențelor
Efectuarea de încasări din diverse surse și înregistrarea acestora
Întocmirea de situații privind intrările și ieșirile de numerar
Monitorizarea conturilor bancare și reconcilierea extraselor
Gestionarea evidenței mijloacelor fixe, inclusiv amortizarea acestora
Participarea la inventarieri periodice
Întocmirea de rapoarte privind cheltuielile și veniturile
Verificarea și actualizarea datelor din registrul comerțului
Gestionarea documentelor fiscale (facturi, avize, etc.)
Participarea la pregătirea declarațiilor fiscale
Asigurarea respectării legislației contabile și fiscale în vigoare
Arhivarea documentelor contabile și fiscale conform prevederilor legale

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, cu diplomă de bacalaureat
Calificări profesionale de nivel mediu, obținute în urma absolvirii unui curs de formare profesională în domeniul contabilității și finanțelor
Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a unui program de contabilitate (ex: SAP, SAGA, QuickBooks)
Cunoștințe de operare pe calculator, pachetul Microsoft Office (Excel, Word)
Cunoștințe de legislație contabilă și fiscală (LRC, Codul Fiscal, OMFP)
Cunoștințe de termeni și noțiuni specifice domeniului financiar-contabil
Atestat de liberă practică contabilă (pentru funcții cu responsabilități mai mari)
Cursuri de specializare în domeniul financiar-contabil (avantaj)
Cunoștințe de limbi străine (engleză - avantaj)

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de secretariat și arhivare
Experiență minimă de 2 ani în activități de operare cu evidența financiară primară
Experiență în procesarea documentelor contabile (facturi, avize, state de plată)
Experiență în utilizarea programelor de contabilitate (ex: SAP, SAGA, QuickBooks)
Experiență în gestionarea fluxului de numerar și efectuarea de plăți
Experiență în întocmirea de rapoarte financiare simple
Experiență în activități de reconciliere bancară
Experiență în gestionarea evidenței mijloacelor fixe (avantaj)
Experiență în activități de inventariere (avantaj)
Experiență în activități de arhivare și gestionare a documentelor (obligatorie)
Experiență în activități de secretariat (avantaj)

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC - nivel utilizator avansat
Cunoașterea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) - nivel utilizator avansat
Utilizarea programelor de contabilitate (ex: SAP, SAGA, QuickBooks) - nivel utilizator
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestiune a documentelor electronice (GED)
Utilizarea aplicațiilor de e-facturare și e-reporting
Cunoștințe de utilizare a sistemelor bancare online
Utilizarea aplicațiilor de gestiune a fluxului de numerar
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de business intelligence (BI) (avantaj)
Utilizarea eficientă a funcțiilor de căutare și filtrare în programele de contabilitate
Cunoștințe de utilizare a formulelor Excel pentru analiza datelor financiare
Utilizarea funcțiilor de formatare a celulelor în Excel pentru vizualizarea datelor
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de validare a datelor în Excel
Utilizarea eficientă a funcțiilor de protecție a foilor de calcul în Excel
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de diagramă în Excel pentru prezentarea datelor
Utilizarea eficientă a funcțiilor de import și export de date în programele de contabilitate
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de audit în programele de contabilitate
Utilizarea aplicațiilor de telefoanie IP (VoIP)
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință
Utilizarea eficientă a funcțiilor de backup și restaurare a datelor
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Organizare și planificare
Atenție la detalii și acuratețe
Capacitate de concentrare și rezistență la stres
Abilități de comunicare scrisă și verbală
Capacitate de lucru în echipă
Responsabilitate și seriozitate
Integritate și discreție
Abilități de relaționare interpersonale
Flexibilitate și adaptabilitate
Gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor
Orientare către rezultate
Proactivitate și inițiativă
Gândire analitică și capacitate de rezolvare a problemelor
Capacitate de învățare rapidă
Abilități de negociere (avantaj)
Gestionarea conflictelor (avantaj)
Orientare către client (avantaj)
Abilități de prezentare (avantaj)
Capacitate de a lucra sub presiune
Etică profesională

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe zi, numărul de erori în procesarea documentelor, timpul mediu de procesare a unei facturi, numărul de plăți efectuate conform termenelor, numărul de reconcilieri bancare efectuate, numărul de rapoarte generate conform specificațiilor, numărul de solicitări de informații răspunse în termen, numărul de probleme rezolvate, timpul de răspuns la solicitări, gradul de respectare a termenelor limită, gradul de acuratețe a datelor introduse, numărul de reclamații de la clienți/furnizori, numărul de audituri finale aprobate fără observații, gradul de respectare a procedurilor interne, numărul de documente arhivate conform regulilor, numărul de traininguri/workshop-uri participate, numărul de sugestii de îmbunătățire a proceselor implementate, gradul de satisfacție al colegilor de echipă, numărul de task-uri finalizate în cadrul proiectelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne, acuratețea datelor introduse, gradul de organizare al spațiului de lucru, calitatea documentelor generate, respectarea confidențialității informațiilor, respectarea termenelor limită, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, capacitatea de a lucra în echipă, calitatea comunicării cu colegii și superiorii, flexibilitatea în adaptarea la schimbări, capacitatea de a prioritiza sarcinile, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a învăța și aplica noi cunoștințe, respectarea normelor de etică profesională, capacitatea de a gestiona situații de criză, gradul de responsabilitate asumat, inițiativa în propunerea de soluții, capacitatea de a oferi suport colegilor, calitatea relațiilor cu clienții/furnizorii, capacitatea de a gestiona volumul de muncă.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, adaptabilitate, atenție la detalii, rezolvarea problemelor, gestionarea timpului, comunicare eficientă, colaborare, orientare către rezultate, responsabilitate, profesionalism, etică în muncă, perseverență, organizare, planificare, flexibilitate, gestionarea stresului, gândire critică, luare de decizii, gestionarea conflictelor, leadership (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, server de fișiere, sistem de arhivare electronică, software de contabilitate, software de procesare a textului, software de foi de calcul, internet, e-mail, sistem de management al documentelor, sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM), echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), scaner de coduri de bare (dacă este cazul), echipamente de scanare a documentelor (dacă este cazul)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 431102 - FUNCTIONAR ECONOMIC