FIȘĂ DE POST LUCRATOR CONCIERGE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:LUCRATOR CONCIERGE

1.2. Cod C.O.R.:422402

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu administratorul clădirii, personalul de securitate, recepționerul, personalul de curățenie, tehnicienii de întreținere, administratorul de sistem. Externe: Colaborează cu vizitatori, furnizori de servicii (curierat, mentenanță), reprezentanți ai instituțiilor publice, clienți, agenții imobiliari, firme de pază.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Lucrătorul Concierge este responsabil cu primirea și îndrumarea vizitatorilor, gestionarea corespondenței și a coletelor, asigurarea curățeniei și a ordinii în spațiile comune, precum și oferirea de informații și asistență clienților. Persoana în acest rol trebuie să demonstreze amabilitate, profesionalism și capacitatea de a răspunde eficient la solicitări, contribuind la crearea unei atmosfere primitoare și la buna funcționare a imobilului. Este necesară o atenție deosebită la detalii și abilități de comunicare excelente."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de vizitatori, inclusiv înregistrarea, identificarea și direcționarea către destinație.
Supravegherea sistemului de supraveghere video și raportarea incidentelor.
Monitorizarea și operarea sistemelor de acces (carduri, coduri, biometrie).
Gestionarea corespondenței și a coletelor, inclusiv înregistrarea intrărilor și a ieșirilor.
Asigurarea curățeniei și a ordinii în holul principal, lifturi și alte spații comune.
Raportarea defecțiunilor minore (iluminat, instalații sanitare) către echipa de mentenanță.
Oferirea de informații și asistență rezidenților/locatarilor cu privire la facilitățile clădirii și serviciile disponibile.
Gestionarea și actualizarea registrului de vizitatori.
Monitorizarea și raportarea comportamentelor suspecte sau a încălcărilor regulamentului intern.
Asigurarea respectării regulilor de acces și a procedurilor de securitate.
Gestionarea rezervărilor pentru săli de conferință sau alte spații comune.
Verificarea identității vizitatorilor și a persoanelor care părăsesc clădirea.
Gestionarea și distribuirea materialelor promoționale sau a comunicărilor interne.
Monitorizarea funcționării echipamentelor de protecție și prevenire a incendiilor (extinctoare, hidranți).
Asigurarea unei imagini profesionale și primitoare pentru clădire.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii (minim)
Certificat de absolvire a cursului de primire și preluare a vizitatorilor (avantaj)
Cunoștințe de operare a sistemelor de control acces (carduri, coduri, biometrie) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de operare a sistemelor de supraveghere video (CCTV) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a calculatorului (Microsoft Office, aplicații specifice de gestiune a vizitatorilor) – necesar.
Certificat de prim ajutor – avantaj.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană, franceză) – constituie un avantaj, în funcție de specificul clădirii.
Curs de securitate și protecție a persoanelor și a bunurilor – avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de protecție a datelor cu caracter personal (GDPR) – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni în domeniul serviciilor de recepție sau relații cu publicul – necesar.
Experiență în domeniul securității și protecției – avantaj.
Experiență în gestionarea corespondenței și a coletelor – avantaj.
Experiență în utilizarea sistemelor de control acces și supraveghere video – avantaj.
Experiență în lucrul cu aplicații software specifice de gestiune a vizitatorilor – avantaj.
Experiență în lucrul cu publicul, demonstrând abilități de comunicare și relaționare – necesar.
Experiență în gestionarea situațiilor de urgență și aplicarea procedurilor de evacuare – avantaj.
Experiență în lucrul cu echipamente de birou și tehnici de operare – necesar.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC (Windows, MacOS) – nivel utilizator avansat.
Utilizare pachet Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) – nivel utilizator.
Utilizare aplicații software specifice de gestiune a vizitatorilor (ex: Facility Management Software) – nivel utilizator.
Operare sistem de control acces (carduri, coduri, biometrie) – nivel utilizator.
Operare sistem de supraveghere video (CCTV) – nivel utilizator.
Utilizare echipamente de comunicații (telefoane, interfoane) – nivel utilizator.
Utilizare echipamente de birou (scaner, imprimantă, copiator) – nivel utilizator.
Cunoștințe de operare a sistemelor de alarmare incendiu – nivel utilizator.
Cunoștințe de operare a sistemelor de ventilație și climatizare (HVAC) – nivel utilizator (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de iluminat – nivel utilizator.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de comunicare online (ex: Skype, Zoom) – nivel utilizator.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Google Workspace, Microsoft Teams) – nivel utilizator.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestiune a clădirii (BMS) – nivel utilizator (avantaj).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de curățenie – nivel utilizator (avantaj).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de întreținere a spațiilor verzi – nivel utilizator (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a GPS și a aplicațiilor de navigație – nivel utilizator.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă – necesar.
Orientare către client și abilități de relaționare interpersonale – necesar.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a rezolva probleme – necesar.
Abilități de organizare și planificare – necesar.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări – necesar.
Capacitate de a lucra în echipă – necesar.
Atitudine pozitivă și profesionalism – necesar.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților – necesar.
Capacitate de a lua inițiativă și de a demonstra responsabilitate – necesar.
Abilități de negociere și persuasiune – avantaj.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții – avantaj.
Abilități de observare și atenție la detalii – necesar.
Discreție și confidențialitate – necesar.
Empatie și înțelegere a emoțiilor – necesar.
Abilități de prezentare și de a transmite informații clar – avantaj.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită – necesar.
Rezistență la frustrare și perseverență – necesar.
Abilitatea de a lucra independent și sub presiune – necesar.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii – necesar.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de vizitatori înregistrați zilnic, Timp mediu de răspuns la solicitări, Număr de reclamații/sesizări primite, Număr de colete gestionate zilnic, Grad de satisfacție a clienților (măsurat prin sondaje), Respectarea procedurilor de securitate (număr de incidente), Respectarea termenelor limită pentru gestionarea sarcinilor, Număr de întârzieri/absențe, Număr de erori în înregistrarea datelor, Timp mediu de rezolvare a problemelor, Număr de vizitatori direcționați corect, Respectarea standardelor de curățenie și ordine, Număr de solicitări de informații rezolvate corect, Grad de utilizare a sistemelor informatice, Respectarea regulamentului intern, Număr de sugestii de îmbunătățire implementate, Număr de sarcini finalizate în avans față de termen, Nivel de implicare în activitățile de promovare a imaginii organizației, Număr de recomandări primite de la clienți, Respectarea bugetului alocat activităților.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de securitate, Profesionalism în interacțiunea cu clienții, Calitatea informațiilor furnizate vizitatorilor, Acuratețea în înregistrarea datelor, Respectarea confidențialității, Capacitatea de a gestiona situații de urgență, Abilitatea de a oferi asistență personalizată, Coerența în aplicarea regulamentului intern, Aspectul fizic și ținută profesională, Capacitatea de a lucra în condiții de stres, Respectarea standardelor de curățenie și ordine, Capacitatea de a anticipa nevoile clienților, Abilitatea de a oferi soluții creative la probleme, Capacitatea de a construi relații pozitive cu clienții, Respectarea programului de lucru, Capacitatea de a lucra în echipă, Abilitatea de a se adapta la schimbări, Capacitatea de a învăța din experiență, Respectarea regulilor de etichetă, Capacitatea de a reprezenta imaginea pozitivă a organizației.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în rezolvarea problemelor, Adaptabilitate la situații neprevăzute, Orientare către satisfacerea nevoilor clienților, Comunicare eficientă și clară, Abilitatea de a lucra sub presiune, Capacitatea de a gestiona conflicte, Flexibilitate în program, Respectarea confidențialității informațiilor, Abilitatea de a anticipa nevoile clienților, Profesionalism în interacțiunile cu publicul, Capacitatea de a construi relații de încredere, Abilitatea de a lucra în echipă, Abilitatea de a lua decizii rapide, Capacitatea de a se concentra pe detalii, Abilitatea de a învăța din experiență, Abilitatea de a gestiona timpul eficient, Abilitatea de a demonstra empatie, Abilitatea de a menține o atitudine pozitivă, Abilitatea de a demonstra responsabilitate, Abilitatea de a iniția îmbunătățiri.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Telefon, Scanner, Imprimantă, Sistem de control acces, Interfon, Aplicații software specifice (gestiune vizitatori, managementul clădirii), Dispozitiv de comunicare radio, Sistem de supraveghere video (monitorizare), Echipament de prim ajutor, Trusă de unelte de bază (pentru intervenții minore), Dispozitiv de identificare (badge), Aplicații de comunicare internă (ex: Slack, Teams), Sistem de management al documentelor, Cititor de coduri de bare, Aplicații de navigație GPS, Echipamente de curățenie minore (ex: mop, detergent)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 422402 - LUCRATOR CONCIERGE