FIȘĂ DE POST COLECTOR (RECUPERATOR) CREANTE/DEBITE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:COLECTOR (RECUPERATOR) CREANTE/DEBITE

1.2. Cod C.O.R.:421402

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul financiar pentru analiza situației debitorilor, cu departamentul juridic pentru inițierea procedurilor de executare, cu echipa de vânzări pentru înțelegerea profilului clienților și cu conducerea pentru raportarea rezultatelor.
Externe: Colaborează cu executorii judecătorești, agenții de recuperare, avocați, clienți (debitori) și, eventual, cu alte instituții financiare pentru verificarea informațiilor și negocierea planurilor de plată.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Colectorul/Recuperatorul de creanțe/debite are rolul de a asigura recuperarea sumelor datorate de clienți, prin contactarea acestora, negocierea planurilor de plată și urmărirea eficientă a documentelor justificative. Activitatea presupune verificarea situațiilor financiare, identificarea cauzelor întârzierilor de plată și aplicarea procedurilor legale, în conformitate cu politica companiei și legislația în vigoare. Scopul principal este de a menține sănătatea financiară a entității, reducând riscul de pierderi și optimizând fluxul de numerar."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analiza situației portofoliului de creanțe, identificarea clienților cu întârzieri la plată.
Contactarea telefonică și prin e-mail a clienților cu restanțe, în vederea stabilirii motivelor întârzierilor.
Negocierea planurilor de plată eșalonate, în funcție de capacitatea financiară a debitorului.
Înregistrarea detaliată a tuturor interacțiunilor cu debitorii în sistemul de gestiune a creanțelor.
Monitorizarea respectării planurilor de plată stabilite și raportarea întârzierilor supervizorului.
Pregătirea documentației necesare pentru demararea procedurilor de executare silită.
Verificarea bonității clienților înainte de acordarea de noi facilități de credit.
Gestionarea corespondenței cu clienții și cu organele fiscale.
Urmărirea și recuperarea creanțelor în urma procedurilor de executare silită.
Actualizarea constantă a bazei de date cu informații despre debitori și starea creanțelor.
Analiza și raportarea indicatorilor de performanță ai portofoliului de creanțe.
Colaborarea cu departamentul juridic pentru inițierea acțiunilor legale împotriva debitorilor.
Identificarea și raportarea potențialelor fraude sau activități suspecte.
Gestionarea reclamațiilor și solicitărilor de informații din partea clienților.
Participarea la îmbunătățirea proceselor de gestionare a creanțelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii superioare (economice, juridice).
Cunoștințe solide de contabilitate și legislație financiar-bancară.
Cunoștințe despre procedurile de executare silită și recuperare creanțe.
Cunoștințe de operare a pachetului MS Office (Excel, Word).
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul recuperării creanțelor (avantaj).
Cunoștințe de limba engleză (nivel minim conversațional).
Experiență în domeniul financiar-bancar, preferabil în recuperarea creanțelor (minim 1 an).
Cunoștințe despre instrumentele de raportare financiară și analiza de risc.
Certificare în domeniul managementului creanțelor (dacă este disponibil).
Cunoștințe despre legislația privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
Abilități de comunicare și negociere, precum și capacitate de a gestiona situații conflictuale.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în domeniul financiar-bancar, cu focus pe gestionarea creanțelor (minim 1 an).
Experiență în recuperarea creanțelor în urma procedurilor de executare silită (avantaj).
Experiență în negocierea planurilor de plată eșalonate cu debitorii (minim 6 luni).
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a creanțelor (CRM) și a instrumentelor de raportare (minim 1 an).
Experiență în analiza situațiilor financiare ale clienților și evaluarea bonității acestora (minim 1 an).
Experiență în gestionarea reclamațiilor și a situațiilor conflictuale cu debitorii (minim 6 luni).
Experiență în colaborarea cu departamentele juridice și fiscale pentru inițierea acțiunilor legale (avantaj).
Experiență în raportarea indicatorilor de performanță ai portofoliului de creanțe către management (avantaj).
Experiență în identificarea și raportarea potențialelor fraude sau activități suspecte (avantaj).
Experiență în mediul bancar sau în instituții financiare non-bancare specializate în recuperare creanțe (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Excel, Word, Outlook).
Utilizarea eficientă a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) pentru gestionarea creanțelor.
Cunoștințe solide de operare a software-urilor de raportare financiară (ex: SAP, Oracle).
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: SQL, Power BI) pentru identificarea tendințelor și a riscurilor.
Cunoștințe de operare a platformelor de comunicare online (ex: Skype, Zoom) pentru interacțiunea cu debitorii.
Utilizarea eficientă a sistemelor de e-mail marketing pentru comunicarea cu debitorii.
Cunoștințe de operare a platformelor de facturare electronică.
Utilizarea instrumentelor de căutare a informațiilor despre debitori (ex: Baza de date a Oficiului Registrului Comerțului).
Cunoștințe de operare a sistemelor de securitate a informațiilor.
Utilizarea instrumentelor de monitorizare a tranzacțiilor financiare.
Cunoștințe despre API-uri și integrarea sistemelor.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe despre tehnologii cloud (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
Utilizarea instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: Jira, Asana).
Cunoștințe despre blockchain și criptomonede (avantaj).
Utilizarea instrumentelor de inteligență artificială (AI) și machine learning (ML) (avantaj).
Cunoștințe despre securitatea cibernetică și protecția datelor (avantaj).
Utilizarea instrumentelor de analiză a sentimentelor (avantaj).
Cunoștințe despre tehnologii de identificare digitală (ex: eID, semnătură electronică).
Utilizarea instrumentelor de videoconferință și colaborare online.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate dovedită de negociere și persuasiune.
Rezistență la stres și abilitate de a gestiona situații conflictuale.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele debitorilor.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Abilități de analiză și sinteză a informațiilor.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Gândire critică și rezolvare a problemelor.
Abilități de gestionare a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Atitudine pozitivă și profesională.
Capacitate de a construi și menține relații de încredere.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Abilități de luare a deciziilor în condiții de incertitudine.
Perseverență și capacitate de a depăși obstacolele.
Inițiativă și proactivitate în identificarea soluțiilor.
Abilități de leadership și motivare a echipei (dacă este cazul).
Gestionarea eficientă a emoțiilor și autocontrol.
Capacitate de a oferi și primi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator,Software de gestiune a creanțelor,Telefon,E-mail,Sistem de CRM (Customer Relationship Management),Software de procesare a datelor,Imprimantă,Scaner,Sistem de fax,Microfon (pentru apeluri),Căști (pentru apeluri),Software de videoconferință,Sistem de arhivare electronică,Acces la baze de date interne,Acces la internet,Software de editare a documentelor,Software de Excel,Sistem de ticketing..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.