FIȘĂ DE POST OPERATOR INTRODUCERE, VALIDARE SI PRELUCRARE DATE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:OPERATOR INTRODUCERE, VALIDARE SI PRELUCRARE DATE

1.2. Cod C.O.R.:413201

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu analiști de date pentru clarificarea inconsecvențelor, cu supraveghetorii pentru raportarea erorilor și optimizarea fluxurilor de lucru, cu echipa IT pentru suport tehnic și securitatea datelor, cu auditorii pentru verificarea conformității procedurilor. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de procesare date (dacă este cazul), cu clienții (în situații specifice, pentru clarificări).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Operatorul de introducere, validare și prelucrare date este responsabil cu înregistrarea corectă și completă a informațiilor în sistemul informatic al companiei. Activitatea presupune introducerea datelor primite din diverse surse, verificarea acurateții acestora conform procedurilor stabilite, identificarea și corectarea eventualelor erori, precum și asigurarea fluxului continuu al informațiilor. De asemenea, operatorul contribuie la menținerea integrității bazei de date și la respectarea termenelor limită pentru procesarea datelor, contribuind astfel la buna funcționare a departamentului și la luarea deciziilor corecte.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Introducerea datelor cantitative și calitative în aplicații software specializate.
Validarea datelor introduse, conform procedurilor și standardelor stabilite.
Verificarea consistenței datelor și identificarea anomaliilor.
Corectarea erorilor de introducere și a inconsecvențelor.
Gestionarea fluxului de date, asigurând integritatea și securitatea informațiilor.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de procesare a datelor și a instrumentelor de validare.
Respectarea procedurilor de lucru standard (SOP) și a politicilor de confidențialitate.
Monitorizarea volumului de date procesate și raportarea întârzierilor.
Identificarea oportunităților de optimizare a proceselor de introducere și validare a datelor.
Colaborarea cu alte departamente pentru clarificarea informațiilor și rezolvarea problemelor.
Generarea de rapoarte privind calitatea datelor și eficiența proceselor.
Arhivarea documentelor și a datelor în conformitate cu regulamentele interne.
Implementarea măsurilor de securitate a datelor, prevenind accesul neautorizat.
Participarea la training-uri pentru îmbunătățirea competențelor tehnice.
Gestionarea corespondenței electronice legate de procesarea datelor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea economică sau informatică.
Cunoștințe de operare pe calculator (MS Office: Excel, Word).
Cunoștințe de bază despre baze de date și aplicații software de procesare a datelor.
Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculator (Constitutive).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor ERP (Enterprise Resource Planning) constituie un avantaj.
Cunoștințe de contabilitate, chiar și la nivel introductiv, reprezintă un avantaj.
Atestat de protecție a datelor cu caracter personal (GDPR) constituie un avantaj.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană) reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de introducere în gestiunea informațiilor.
Experiență în introducerea și validarea datelor, de preferință într-un mediu de lucru similar, reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni în introducerea datelor, preferabil într-un sistem ERP.
Experiență în validarea datelor și identificarea erorilor de introducere.
Experiență în utilizarea aplicațiilor de procesare a textului (MS Word, Google Docs).
Experiență în utilizarea foilor de calcul (MS Excel, Google Sheets) pentru manipularea datelor.
Experiență în lucrul cu baze de date, chiar și la nivel introductiv (SQL, Access).
Experiență în lucrul cu sisteme de management al documentelor (DMS).
Experiență în respectarea procedurilor de lucru standard (SOP) și a politicilor de confidențialitate.
Experiență în lucrul cu volume mari de date și respectarea termenelor limită.
Experiență în colaborarea cu alte departamente pentru clarificarea informațiilor.
Experiență în utilizarea instrumentelor de căutare și filtrare a datelor.
Experiență în lucrul cu sisteme de raportare și generare de rapoarte.
Experiență în identificarea și rezolvarea problemelor legate de introducerea și validarea datelor.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS).
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului MS Office (Excel, Word, Outlook).
Utilizare avansată a foilor de calcul (Excel, Google Sheets) – formule, funcții, tabele pivot.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date relaționale (SQL, Access).
Utilizare eficientă a aplicațiilor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
Utilizare a software-urilor de procesare a textului (Google Docs, LibreOffice Writer).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizare a instrumentelor de căutare și filtrare a datelor (SQL, filtre avansate în Excel).
Utilizare a software-urilor de raportare (Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
Utilizare a sistemelor de operare (Windows, Linux, macOS).
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox).
Utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (Power Automate, Zapier).
Cunoștințe de programare (VBA, Python) constituie un avantaj.
Utilizare a instrumentelor de securitate cibernetică (antivirus, firewall).
Cunoștințe de rețelistică (TCP/IP, DNS).
Utilizare a aplicațiilor de gestionare a proiectelor (MS Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al versiunilor (Git).
Utilizare a aplicațiilor de analiză a datelor (R, SPSS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing (ServiceNow, Zendesk).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atenție sporită la detalii.
Capacitate de concentrare pe termen lung.
Abilitatea de a lucra sub presiune și respectarea termenelor limită.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Comunicare clară și concisă, atât verbală, cât și scrisă.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Gândire analitică și rezolvarea problemelor.
Proactivitate și inițiativă.
Orientare către rezultate și îmbunătățire continuă.
Gestionarea eficientă a timpului.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Gestionarea conflictelor și rezolvarea situațiilor dificile.
Empatie și abilități de relaționare interpersonale.
Responsabilitate și acuratețe în execuția sarcinilor.
Abilitatea de a gestiona volum mare de informații.
Perseverență și determinare în atingerea obiectivelor.
Spirit de echipă și colaborare.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Stație de lucru, Monitor, Tastatură, Mouse, Scaner documente, Imprimantă, Copiator, Sistem de operare (Windows/Linux), Aplicații software de procesare date, Sistem de management al bazelor de date, Software de validare date, Aplicații de securitate cibernetică, Dispozitive de stocare externă (HDD/SSD), Aplicații de comunicare internă (e-mail, chat), Aplicații de videoconferință, Software de criptare date, Sistem de autentificare multi-factor, Dispozitive de protecție fizică (lacăt, alarmă)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.