FIȘĂ DE POST SECRETARA DACTILOGRAFA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETARA DACTILOGRAFA

1.2. Cod C.O.R.:412002

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii, șefii de departamente, colegii din secretariat, contabili, personalul administrativ și alte unități organizaționale pentru gestionarea corespondenței, programărilor și fluxului de informații. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii, clienți, parteneri, instituții publice și alte entități externe pentru a facilita comunicarea și a asigura buna desfășurare a activităților administrative.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretara dactilografa asigură suport administrativ și tehnic pentru activitățile biroului, gestionând corespondența, programul întâlnirilor, arhivarea documentelor și efectuând lucrări de dactilografiere și transcriere. Responsabilitățile includ primirea și direcționarea vizitatorilor, răspunsul la telefon și email, pregătirea de documente și rapoarte, precum și gestionarea materialelor de birotică. Candidatul ideal posedă excelente abilități de comunicare, organizare și operare a echipamentelor de birou, fiind atent la detalii și respectând confidențialitatea informațiilor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Primirea, trierea și distribuirea corespondenței fizice și electronice.
Gestionarea agendei și programarea întâlnirilor, ședințelor și deplasărilor.
Redactarea, corectura și formatarea de documente, scrisori, rapoarte și prezentări.
Dactilografierea de texte, documente și corespondență, asigurând acuratețea și respectarea normelor ortografice și gramaticale.
Arhivarea și organizarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic, conform procedurilor stabilite.
Gestionarea fluxului de informații și documente între departamente și cu terți.
Întocmirea și actualizarea bazelor de date cu informații relevante.
Pregătirea de materiale pentru ședințe și întâlniri, inclusiv agende, prezentări și documente suport.
Gestionarea materialelor de birotică și asigurarea aprovizionării necesare.
Răspunsul la telefon și direcționarea apelurilor către departamentele corespunzătoare.
Întocmirea de copii ale documentelor prin scanare, imprimare sau xerox.
Gestionarea corespondenței interne și externe, asigurând respectarea termenelor limită.
Monitorizarea și actualizarea constantă a sistemelor de arhivare electronică.
Asigurarea confidențialității informațiilor gestionate.
Întocmirea de rapoarte de activitate privind volumul de muncă desfășurat.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu profil economic sau administrativ.
Calificare profesională de secretară, dactilograf, lucrător în arhivă, obținută prin absolvirea unui curs autorizat.
Certificat de competențe de operare pe calculator – nivel utilizator.
Cunoștințe solide de operare a programelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de arhivare electronică (avantaj).
Cunoștințe de contabilitate primară (avantaj).
Cunoștințe de limba engleză – nivel conversațional (avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de inițiere în legislația muncii (avantaj).
Atestat de formare profesională în domeniul securității și sănătății în muncă (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în rol similar, preferabil în mediul de birou.
Experiență în gestionarea corespondenței fizice și electronice.
Experiență în utilizarea programelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Experiență în dactilografiere și transcriere de texte și documente.
Experiență în arhivarea și organizarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic.
Experiență în gestionarea agendei și programarea întâlnirilor.
Experiență în utilizarea echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Experiență în redactarea de documente administrative (scrisori, rapoarte, procese verbale).
Experiență în gestionarea fluxului de informații între departamente.
Experiență în lucrul cu baze de date (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Dactilografiere cu viteză și acuratețe (minim 40 de semne pe minut).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator, fax).
Utilizarea eficientă a programelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de contabilitate (avantaj).
Utilizarea eficientă a internetului și a browserelor web.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Skype).
Cunoștințe de operare a sistemelor de management al documentelor (DMS) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a proiectelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Customer Relationship Management) (avantaj).
Utilizarea eficientă a funcțiilor de formatare text și tabelare în Word.
Crearea și gestionarea de foi de calcul complexe în Excel.
Redactarea și formatarea de prezentări PowerPoint.
Gestionarea eficientă a cutiilor poștale în Outlook.
Utilizarea funcțiilor de căutare și filtrare în diverse aplicații.
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de securitate a informațiilor și protecție a datelor.
Utilizarea funcțiilor de colaborare online (partajare documente, editare simultană).
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de automatizare a sarcinilor (macro-uri) în Excel (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și prioritățile.
Organizare și atenție la detalii.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Capacitate de a rezolva probleme și de a lua inițiative.
Discreție și confidențialitate.
Abilitatea de a gestiona situații de stres și de a menține calmul.
Empatie și abilități de relaționare interpersonale.
Orientare către client și dorința de a oferi suport.
Proactivitate și inițiativă în identificarea soluțiilor.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile interlocutorilor.
Capacitate de a negocia și de a obține rezultate pozitive.
Abilitatea de a se adapta la diferite stiluri de comunicare.
Spirit de echipă și colaborare.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții de compromis.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Gestionarea eficientă a cerințelor multiple.
Abilități de prezentare și persuasiune.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Telemobil, Telefon fix, Mașină de scris (dacă este cazul), Arhivator, Fax, Aparat de legat, Software de procesare text, Software de gestionare a agendei, Software de comunicare electronică, Software de arhivare electronică, Scaner de documente, Copiator, Aparat de distrugere a documentelor, Software de gestionare a bazei de date, Dispozitiv de stocare extern, Aparat de corectură text..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.