FIȘĂ DE POST FUNCTIONAR ADMINISTRATIV

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:FUNCTIONAR ADMINISTRATIV

1.2. Cod C.O.R.:411001

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele contabilitate, resurse umane, vânzări și producție pentru fluxul informațional și documentație. Sprijină activitatea superiorilor ierarhici și a colegilor. Asigură legătura cu alte unități administrative. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii, instituții publice, clienți și parteneri, conform procedurilor interne și instrucțiunilor primite. Asigură corespondența oficială și comunicarea conform politicii companiei.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Funcționarul administrativ asigură suportul operațional pentru activitățile administrative ale instituției, gestionând documente, corespondență și arhivă. Responsabilitățile includ primirea și direcționarea vizitatorilor, efectuarea de copii, scanări și alte activități de secretariat. De asemenea, funcționarul administrativ poate asista la pregătirea de rapoarte, verificarea datelor și gestionarea materialelor de birotică. Este necesară o atenție deosebită la detalii, o bună organizare și capacitatea de a respecta termene limită. Postul implică interacțiune constantă cu personalul intern și extern."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente administrative, inclusiv înregistrarea, clasificarea, arhivarea și recuperarea acestora conform procedurilor interne.
Efectuarea de copii, scanări și faxuri, asigurând confidențialitatea informațiilor.
Distribuirea corespondenței interne și externe, monitorizarea răspunsurilor.
Primirea, sortarea și expedierea materialelor poștale și curierate.
Gestionarea evidenței și a stocului de materiale de birotică, solicitarea de reaprovizionare.
Asigurarea bunei funcționări a echipamentelor de birou (copiatoare, imprimante, faxuri), raportarea defecțiunilor.
Pregătirea de agende, planificări și programări pentru personalul din departament.
Centralizarea și verificarea datelor din diverse surse, introducerea acestora în sisteme informatice.
Întocmirea de rapoarte simple, conform instrucțiunilor primite.
Gestionarea arhivei instituției, respectând termenele de păstrare și procedurile de predare-primire.
Asigurarea curățeniei și a ordinii în spațiile de lucru.
Redactarea de note interne, memo-uri și alte comunicări administrative.
Participarea la inventarieri și verificări ale materialelor și echipamentelor.
Asistență în organizarea de evenimente și întâlniri, pregătirea materialelor necesare.
Monitorizarea și actualizarea bazelor de date administrative, asigurând acuratețea informațiilor."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, cu diplomă de bacalaureat.
Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniul administrativ-secretarial constituie un avantaj.
Cunoștințe de operare pe calculator, pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor software specifice domeniului administrativ (ex: sisteme de management al documentelor).
Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a echipamentelor de birou (copiatoare, imprimante, scanere).
Cunoștințe de limba engleză (nivel minim: conversațional).
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul secretariatului, arhivării sau contabilității (opțional).
Atestat de securitate a informațiilor (dacă este cazul, în funcție de specificul instituției).
Certificat de absolvire a unui curs de bune practici în gestionarea documentelor și informațiilor.
Cunoștințe de legislație relevantă în domeniul administrativ (ex: arhivă, protecția datelor cu caracter personal).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni într-o funcție similară, în domeniul administrativ sau secretariat.
Experiență în gestionarea fluxului de documente, înregistrare, arhivare și recuperare.
Experiență în utilizarea aplicațiilor software specifice domeniului administrativ (ex: sisteme de management al documentelor, CRM).
Experiență în operarea echipamentelor de birou (copiatoare, imprimante, scanere).
Experiență în redactarea de corespondență și rapoarte simple.
Experiență în gestionarea stocului de materiale de birotică și solicitarea de reaprovizionare.
Experiență în activități de secretariat, inclusiv programări, întâlniri și organizare de evenimente.
Experiență în activități de arhivare și gestionarea evidenței documentelor.
Experiență în activități de introducere și actualizare de date în sisteme informatice.
Experiență în activități de suport administrativ pentru diverse departamente (opțional).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Cunoștințe avansate de utilizare a Microsoft Excel (formule, funcții, tabele pivot).
Utilizarea eficientă a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor CRM (Customer Relationship Management).
Utilizarea sistemelor de arhivare electronică și fizică.
Operarea echipamentelor de birou (copiatoare, imprimante, scanere, faxuri).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare (Google, Bing).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de e-mail și calendar.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a proiectelor (ex: Trello, Asana).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de colaborare online (ex: Google Workspace).
Utilizarea sistemelor de back-up și restaurare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de contabilitate (ex: QuickBooks, SAP - opțional).
Utilizarea sistemelor de raportare și analiză a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate a informațiilor (ex: antivirus, firewall).
Utilizarea sistemelor de gestionare a identității și accesului (IAM).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a proceselor robotizate (RPA) - opțional.
Utilizarea sistemelor de monitorizare a performanței aplicațiilor (APM) - opțional.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de cloud computing (ex: AWS, Azure, Google Cloud) - opțional.
Utilizarea sistemelor de gestionare a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL) - opțional.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris.
Organizare și planificare riguroasă a activităților.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și prioritățile.
Atitudine proactivă și orientare către soluții.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Atitudine pozitivă și orientare către rezultate.
Capacitatea de a gestiona situații de stres și presiune.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile interlocutorilor.
Diplomatie și tact în relațiile interpersonale.
Capacitatea de a menține confidențialitatea informațiilor.
Atitudine de responsabilitate și seriozitate.
Abilitatea de a respecta termene limită și proceduri.
Gândire analitică și atenție la detalii.
Capacitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță.
Abilitatea de a identifica și rezolva probleme.
Flexibilitate în adaptarea la diverse sarcini și cerințe.
Inițiativă și dorință de a învăța lucruri noi.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Capacitatea de a colabora eficient cu colegii și alte departamente.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Copiator, Telefon, Fax, Arhivator, Unitate centrală de prelucrare a datelor, Monitor, Tastatură, Mouse, Teanc de hârtie, Agrafieră, Trusa de birou, Telefon cu acces la internet, Software de procesare a textului, Software de calcul tabelar, Software de gestionare a bazei de date, Software de arhivare electronică, Software de comunicare electronică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.