FIȘĂ DE POST ARHIVAR NOTARIAT

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ARHIVAR NOTARIAT

1.2. Cod C.O.R.:341108

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu funcționari publici din cadrul serviciului de arhivă, cu funcționari responsabili de gestionarea documentelor provenite din activitatea notarială, cu personalul de secretariat, cu personalul IT responsabil de suportul tehnic al sistemelor de arhivare, cu directorul serviciului de arhivă pentru raportare și coordonare, cu personalul responsabil de securitatea fizică a arhivei. Externe: Colaborează cu notarul public pentru predarea documentelor, cu alte instituții arhivistice pentru transferul documentelor, cu alte instituții publice pentru solicitări de informații, cu experți în domeniul conservării și restaurării documentelor, cu furnizori de servicii de arhivare digitală, cu autorități de reglementare în domeniul arhivistic.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Arhivarul notariat are rolul de a gestiona și conserva arhivele notariale, respectând reglementările legale în vigoare. Activitatea principală constă în primirea, inventarierea, clasarea, păstrarea și recuperarea documentelor notariale, asigurând accesul controlat la acestea. Responsabilitățile includ, de asemenea, verificarea autenticității și integrității documentelor, realizarea de copii și extrase, precum și răspunsul la solicitările de informații din arhivă. Scopul general este de a asigura păstrarea pe termen lung a documentelor notariale, garantând accesul la acestea pentru uz legal și istoric."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Primirea și înregistrarea documentelor notariale în sistemul de evidență al arhivei.
Verificarea completitudinii și a formei legale a documentelor primite.
Clasificarea documentelor conform planului de evidență și a tabelelor de sortare.
Inventarierea documentelor, realizând fișe de inventar și liste de evidență.
Arhivarea fizică a documentelor, respectând regulile de păstrare și protecție.
Realizarea de copii de siguranță ale documentelor, conform procedurilor stabilite.
Gestionarea sistemului de împrumut și restituire a documentelor.
Răspunsul la solicitările de informații din arhivă, adresate de terți.
Asigurarea conservării optime a documentelor, prin controlul umidității, temperaturii și a factorilor de poluare.
Verificarea periodică a stării de conservare a documentelor și a suporturilor de înregistrare.
Aplicarea măsurilor de dezlipire și îndepărtare a paraziților din documente.
Participarea la acțiuni de digitalizare a documentelor notariale.
Elaborarea de rapoarte privind starea și evoluția fondului de arhivă.
Actualizarea planurilor de evidență și a tabelelor de sortare.
Colaborarea cu alte instituții arhivistice pentru schimbul de informații și expertiză.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, cu specializarea în Arhivistică.
Studii universitare de master în Arhivistică, Biblioteconomie sau științe înrudite (avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul arhivării (obligatoriu).
Cunoștințe solide de legislație arhivistică națională și europeană.
Cunoștințe de utilizare a programelor de specialitate pentru gestionarea arhivei (ex: sistem de management al documentelor).
Cunoștințe de operare pe calculator, inclusiv pachetul Microsoft Office.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – avantaj).
Aptitudini de analiză și sinteză a informațiilor.
Abilități de comunicare și relaționare.
Capacitate de a lucra atât individual, cât și în echipă.
Aptitudini de organizare și planificare a activității.
Cunoștințe privind tehnicile de conservare a documentelor.
Cunoștințe de baze de date și interogare a acestora (avantaj).
Cunoștințe despre sistemul de management al calității (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în activități de arhivare, preferabil în domeniul notarial.
Experiență în lucrul cu documente notariale, inclusiv înregistrarea, clasificarea și inventarierea acestora.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice de gestionare a arhivei.
Experiență în conservarea și restaurarea documentelor.
Experiență în digitalizarea documentelor.
Experiență în redactarea de rapoarte privind activitatea arhivei.
Experiență în colaborarea cu alte instituții arhivistice.
Experiență în aplicarea legislației arhivistice.
Cunoașterea fluxurilor documentare specifice notarilor publici (avantaj).
Experiență în gestionarea bazelor de date și interogarea acestora (avantaj).
Experiență în elaborarea planurilor de evidență și a tabelelor de sortare (avantaj).
Experiență în realizarea de copii de siguranță ale documentelor (avantaj).
Experiență în gestionarea împrumuturilor și restituirilor de documente (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe avansate de operare a sistemului de operare Windows.
Utilizarea eficientă a programelor de specialitate pentru gestionarea arhivei (ex: ArhiPAC, Content Server).
Cunoștințe de utilizare a scanerelor și a echipamentelor de digitalizare.
Utilizarea programelor de editare a imaginilor (ex: Adobe Photoshop) pentru corectarea și îmbunătățirea scanărilor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare pentru identificarea informațiilor relevante.
Cunoștințe de programare (ex: SQL, Python) pentru automatizarea proceselor (avantaj).
Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de baze de date (ex: MySQL, PostgreSQL).
Utilizarea sistemelor de management al fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems).
Cunoștințe despre standardele de metadate (ex: Dublin Core).
Utilizarea sistemelor de arhivare digitală (Digital Archiving Systems).
Cunoștințe despre formatele de fișiere digitale și despre compatibilitatea acestora.
Utilizarea instrumentelor de criptare și securizare a datelor.
Cunoștințe despre tehnici de compresie a fișierelor.
Utilizarea sistemelor de videoconferință și de colaborare online.
Cunoștințe despre tehnici de optimizare a performanței sistemelor informatice.
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare și depanare a problemelor informatice.
Cunoștințe despre securitatea cibernetică și despre protejarea datelor personale.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra cu atenție la detalii.
Capacitatea de a organiza și prioritiza sarcinile.
Abilități de comunicare scrisă și verbală eficiente.
Capacitatea de a lucra independent și în echipă.
Abilitatea de a respecta termene limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Gândire analitică și capacitate de rezolvare a problemelor.
Abilitatea de a gestiona situații de stres.
Orientare către rezultate și îmbunătățire continuă.
Abilitatea de a menține confidențialitatea informațiilor.
Capacitatea de a construi și menține relații profesionale.
Abilități de negociere și persuasiune.
Empatie și înțelegere a nevoilor utilizatorilor.
Spirit de inițiativă și proactivitate.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Capacitatea de a lucra cu o varietate de personalități.
Abilitatea de a oferi suport și asistență colegilor.
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse.
Abilitatea de a lua decizii informate și de a-și asuma responsabilitatea.
Spirit de colaborare și deschidere către feedback.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente clasificate și inventariate pe lună, Numărul de documente digitalizate pe lună, Numărul de documente recuperate din arhivă la cerere, Timpul mediu de răspuns la solicitări de documente, Procentul de acuratețe a datelor introduse în sistemul de arhivare, Numărul de rapoarte privind activitatea arhivei întocmite și depuse la termen, Procentul de respectare a termenelor limită pentru predarea documentelor la arhivă, Numărul de documente conservate și restaurate, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor serviciilor de arhivă, Numărul de documente deteriorate și starea acestora, Procentul de respectare a procedurilor de securitate a datelor, Numărul de audituri interne și externe efectuate și rezultatele acestora, Procentul de documente accesibile online, Numărul de utilizatori ai sistemului de arhivă electronică, Timpul mediu de indexare a unui document, Nivelul de completitudine al datelor de inventar, Procentul de documente localizate și descrise corect, Numărul de cereri de informații rezolvate la timp, Numărul de îmbunătățiri aduse procedurilor de arhivare implementate.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea datelor introduse în sistemul de arhivare, Respectarea procedurilor de clasificare și inventariere, Nivelul de detaliu al descrierilor documentelor, Calitatea scanărilor și a imaginilor digitale, Respectarea termenelor de păstrare a documentelor, Nivelul de securitate a datelor și a documentelor, Coerența și claritatea rapoartelor de activitate, Respectarea standardelor de conservare și restaurare, Eficiența fluxului de lucru, Gradul de satisfacție al utilizatorilor serviciilor de arhivă, Nivelul de înțelegere a legislației privind arhivele, Capacitatea de a identifica și a gestiona riscurile legate de arhive, Abilitatea de a colabora cu alte departamente și instituții, Nivelul de profesionalism și etică în activitate, Capacitatea de a adapta procedurile de arhivare la schimbările legislative, Calitatea comunicării cu utilizatorii și colegii, Abilitatea de a rezolva problemele legate de arhivare, Nivelul de implicare în îmbunătățirea continuă a activității arhivei, Respectarea confidențialității informațiilor, Gradul de cunoaștere a tehnicilor de prevenire a pierderilor și deteriorărilor. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea procedurilor de lucru, Atenție la detalii, Organizare și planificare, Capacitate de a lucra sub presiune, Abilități de comunicare, Capacitate de a lucra în echipă, Orientare către rezultate, Abilități de rezolvare a problemelor, Flexibilitate și adaptabilitate, Capacitate de a gestiona conflicte, Abilități de negociere, Orientare către client, Capacitate de a învăța continuu, Abilități de luare a deciziilor, Capacitate de a gestiona timpul eficient, Abilități de prioritizare, Capacitate de a lucra independent, Abilități de gestionare a stresului, Abilități de analiză și sinteză, Abilități de comunicare scrisă și verbală. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Scaner documente, Imprimantă, Copiator, Sistem de arhivare electronică, Software de gestionare a documentelor, Aparatură de scanare microfilm, Aparatură de conservare a documentelor, Microfilm, Microfișe, Dispozitive de stocare date, Sisteme de protecție împotriva incendiului, Sisteme de climatizare, Echipament de protecție individuală (mănuși, mască), Instrumente de curățare și restaurare a documentelor, Aparatură de măsurare a umidității și temperaturii, Sisteme de securitate fizică (camere supraveghere, control acces), Software de criptare a datelor, Echipamente de protecție împotriva substanțelor chimice..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 341108 - ARHIVAR NOTARIAT