FIȘĂ DE POST REFERENT VAMAL (STUDII MEDII)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT VAMAL (STUDII MEDII)

1.2. Cod C.O.R.:335104

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii de departament, colegii referenți vamali, personalul de control vamal, funcționari din alte departamente (financiar, logistic), personalul de arhivă. Externe: Colaborează cu agenții vamali, curieri, transportatori, clienți, funcționari din alte instituții publice (ex: Direcția Generală a Finanțelor Publice), reprezentanți ai companiilor importatoare/exportatoare, personalul autorităților de control.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Referentul vamal cu studii medii asigură suport administrativ și tehnic pentru activitățile de vămuire a mărfurilor, conform legislației în vigoare. Sarcinile principale includ verificarea documentelor de transport și comercial, completarea formularelor vamale, gestionarea corespondenței și arhivarea documentelor. Colaborează cu funcționarii vamali și cu alte departamente pentru a asigura fluxul eficient al mărfurilor, respectând termenele și procedurile stabilite. Este necesară atenție sporită la detalii, cunoștințe de operare pe calculator și o bună capacitate de comunicare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea și pregătirea documentelor necesare pentru vămuire, inclusiv avize de expediție, facturi proformă, declarații vamale.
Introducerea datelor din documentele de transport și comercial în sistemul informatic al instituției vamale.
Completarea corectă a formularelor vamale conform codurilor NC și a tarifelor aplicabile.
Gestionarea corespondenței cu agenții de vămuire, transportatori și alte instituții implicate în procesul de import/export.
Monitorizarea termenelor de valabilitate ale documentelor și notificarea părților interesate.
Arhivarea și organizarea documentelor vamale conform legislației în vigoare.
Asigurarea conformității documentelor cu cerințele specifice ale fiecărei operațiuni de vămuire.
Pregătirea de rapoarte privind stadiul operațiunilor de vămuire.
Verificarea clasificării tarifare a mărfurilor cu utilizarea metodologiei Comisiei Europene.
Gestionarea fluxului de informații între departamentele interne și partenerii externi.
Asigurarea respectării procedurilor interne privind securitatea informațiilor.
Participarea la inventarierea documentelor vamale.
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind legislația vamală și procedurile aplicabile.
Colaborarea cu funcționarii vamali pentru clarificarea aspectelor tehnice.
Pregătirea documentelor pentru controlul vamal, conform indicațiilor funcționarilor vamali.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii (liceu) finalizate.
Cunoștințe de operare pe calculator (Microsoft Office, pachetul Excel - nivel utilizator).
Cunoștințe de bază privind legislația vamală și procedurile de import/export (avantaj).
Cunoștințe despre Incoterms (International Commercial Terms) – avantaj.
Cunoștințe despre clasificarea tarifară a mărfurilor (CN – Combined Nomenclature) – avantaj.
Abilități de comunicare scrisă și verbală, în limba română.
Capacitate de a lucra cu documente și date, cu atenție sporită la detalii.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană) – avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul vămuirii – avantaj.
Cunoștințe despre procedurile de completare a declarației vamale – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă într-un mediu de lucru de birou, preferabil în domeniul logistică, transporturi sau comerț exterior.
Experiență în lucrul cu documente administrative și comerciale.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
Experiență în introducerea și gestionarea datelor în sisteme informatice.
Experiență în lucrul cu baze de date – avantaj.
Experiență în domeniul vămuirii – avantaj, chiar și stagiu de practică.
Cunoașterea procedurilor de completare a formularelor vamale – avantaj.
Experiență în comunicarea cu instituții publice – avantaj.
Experiență în lucrul cu termene limită și respectarea acestora.
Experiență în lucrul în echipă și colaborarea cu alte departamente.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel utilizator avansat.
Cunoștințe solide de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de operare a bazelor de date (nivel de utilizator).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare pentru identificarea informațiilor relevante.
Cunoștințe despre software de management al transporturilor (TMS) – avantaj.
Cunoștințe despre software de gestionare a depozitelor (WMS) – avantaj.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe despre sistemul de management al documentelor (DMS) – avantaj.
Utilizarea eficientă a scannerelor și a echipamentelor de imprimare.
Cunoștințe despre sistemele de criptare a datelor – avantaj.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de editare a documentelor (PDF).
Cunoștințe despre sistemele de securitate a informațiilor – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de colaborare online (Google Drive, Dropbox).
Cunoștințe despre sistemele de control al accesului – avantaj.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de comunicare instantanee (Slack, WhatsApp).
Cunoștințe despre sistemele de raportare și analiză a datelor – avantaj.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de gestionare a proiectelor – avantaj.
Cunoștințe despre sistemele de management al identității – avantaj.
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de traducere automată – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de a lucra sub presiune și respectarea termenelor limită.
Atenție sporită la detalii și acuratețe în lucrul cu documente.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la schimbări.
Abilități de comunicare eficientă, atât scrisă cât și verbală.
Orientare către rezultate și determinare în atingerea obiectivelor.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilități de rezolvare a problemelor și luarea deciziilor.
Orientare către client și dorința de a oferi servicii de calitate.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a gestiona situații conflictuale și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Adaptabilitate la mediul de lucru dinamic și complex.
Proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Integritate și respectarea confidențialității informațiilor.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile interlocutorilor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Empatie și capacitatea de a construi relații profesionale solide.
Gândire analitică și capacitatea de a interpreta date și informații.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Etică profesională și respectarea normelor de conduită.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de declarații vamale procesate corect pe zi, numărul de erori în declarațiile vamale, timpul mediu de procesare a unei declarații vamale, numărul de întârzieri în depunerea declarațiilor vamale, numărul de reclamații din partea clienților, gradul de respectare a termenelor limită, numărul de audituri reușite, numărul de documente gestionate corect, numărul de întârzieri cauzate de erori proprii, numărul de contribuții la îmbunătățirea proceselor, gradul de satisfacție al clienților, numărul de instrucțiuni respectate, numărul de proceduri aplicate corect, numărul de documente arhivate conform procedurilor, numărul de informații corecte furnizate clienților, numărul de probleme rezolvate, numărul de rapoarte generate la timp, numărul de contribuții la reducerea costurilor, numărul de recomandări implementate, numărul de proceduri noi învățate.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor vamale, acuratețea datelor introduse, corectitudinea documentelor gestionate, gradul de cunoaștere a legislației vamale, respectarea termenelor de răspuns la solicitări, calitatea comunicării cu clienții, profesionalismul în interacțiunile cu autoritățile, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a gestiona situații neprevăzute, respectarea confidențialității informațiilor, calitatea documentației generate, gradul de înțelegere a fluxurilor vamale, profesionalismul în rezolvarea problemelor, calitatea relațiilor de colaborare, gradul de adaptare la schimbările legislative, respectarea normelor de etică profesională, calitatea serviciilor prestate, gradul de responsabilitate asumat, profesionalismul în gestionarea conflictelor, calitatea informațiilor furnizate.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea problemelor, atenție la detalii în verificarea documentelor, capacitatea de a lucra sub presiune, adaptabilitate la schimbările legislative, respectarea procedurilor interne, capacitatea de a învăța rapid, comunicare eficientă cu clienții, orientare către rezultate, colaborare eficientă cu colegii, gestionarea eficientă a timpului, rezolvarea problemelor în mod proactiv, menținerea calmului în situații de stres, asumarea responsabilității pentru acțiunile proprii, demonstrarea integrității profesionale, respectarea confidențialității, inițierea de îmbunătățiri, demonstrarea flexibilității, capacitatea de a gestiona conflicte, respectarea termenelor limită, asumarea responsabilității pentru erori.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer cu acces la internet, imprimantă, scaner, sistem de arhivare electronică, software de gestionare a documentelor vamale, terminal de plată, cititor de coduri de bare, echipamente de comunicare (telefon, e-mail), aplicații specifice pentru completarea declarațiilor vamale, sistem de management al informațiilor, echipamente de protecție (dacă este necesar pentru anumite proceduri), software de contabilitate (în funcție de responsabilități), sistem de autentificare electronică, aplicații pentru verificarea autenticității documentelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 335104 - REFERENT VAMAL (STUDII MEDII)