FIȘĂ DE POST REGISTRATOR MEDICAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REGISTRATOR MEDICAL

1.2. Cod C.O.R.:334401

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu medicii, asistentele medicale, personalul de la farmacie, tehnicienii de radiologie, administratorul medical, personalul de contabilitate și alți registratori medicali pentru a asigura fluxul eficient al informațiilor și al pacienților. Externe: Colaborează cu laboratoarele de analize medicale, casele de asigurări de sănătate, furnizorii de servicii medicale și alte instituții medicale pentru a facilita accesul pacienților la servicii și a gestiona documentele necesare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Registratorul medical are rolul de a asigura acuratețea și completitudinea datelor medicale, prin înregistrarea, codificarea și actualizarea informațiilor despre pacienți, diagnostice, proceduri și tratamente. Responsabilitățile includ verificarea corectitudinii datelor, respectarea confidențialității, utilizarea sistemelor informatice de gestiune a datelor medicale și colaborarea cu personalul medical pentru a asigura fluxul eficient al informațiilor. Scopul principal este de a contribui la îmbunătățirea calității îngrijirii medicale și la facilitarea cercetării clinice.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea datelor demografice ale pacienților în sistemul de gestiune electronică a informațiilor medicale (EMR).
Verificarea acurateței și completitudinii datelor înregistrate, conform protocoalelor instituționale.
Codificarea diagnostico-procedurală a serviciilor medicale prestate, utilizând clasificări standardizate (ICD, CPT).
Gestionarea programărilor pacienților, asigurând optimizarea fluxului de lucru.
Procesarea documentelor medicale, inclusiv formulare, rezultate de laborator și imagistică.
Asigurarea confidențialității și securității datelor medicale, respectând reglementările legale (GDPR).
Generarea de rapoarte statistice privind activitatea medicală, conform cerințelor.
Gestionarea corespondenței cu furnizorii de servicii medicale și cu pacienții.
Actualizarea informațiilor despre asigurarea medicală a pacienților.
Verificarea eligibilității pacienților pentru diverse programe de asistență medicală.
Asigurarea conformității cu politicile și procedurile instituționale.
Gestionarea eficientă a inventarului de formulare și materiale de consum.
Colaborarea cu personalul medical pentru clarificarea informațiilor incomplete sau incorecte.
Introducerea datelor din documente tipărite în sistemul electronic.
Monitorizarea și actualizarea informațiilor despre medicamentele prescrise pacienților.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil cu specializarea în domeniul sănătății.
Certificat de absolvire a unui curs de calificare în meseria de Registrator Medical, recunoscut de Ministerul Muncii și Protecției Sociale.
Cunoștințe de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel).
Cunoștințe de terminologie medicală și de codificare diagnostică și procedurală (ICD, CPT).
Cunoștințe de legislație medicală și de protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).
Atestat de formare continuă în domeniul sănătății (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune electronică a informațiilor medicale (EMR/HIS) – constituie un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul securității informațiilor – avantajează candidatura.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni în domeniul sănătății, preferabil în roluri administrative sau de asistență medicală.
Experiență în operarea sistemelor de gestiune electronică a informațiilor medicale (EMR/HIS) – constituie un avantaj semnificativ.
Experiență în introducerea și verificarea datelor demografice și clinice ale pacienților.
Experiență în codificarea diagnostico-procedurală utilizând clasificări standardizate (ICD, CPT).
Experiență în gestionarea programărilor pacienților și optimizarea fluxului de lucru.
Experiență în procesarea documentelor medicale și asigurarea confidențialității datelor.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel) pentru generarea de rapoarte și documente.
Experiență în interacțiunea cu personalul medical și cu pacienții, oferind suport administrativ și informații.
Experiență în respectarea politicilor și procedurilor instituționale privind gestionarea informațiilor medicale.
Experiență în lucrul cu baze de date și în extragerea de informații relevante (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului (Windows, macOS).
Utilizare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de gestiune electronică a informațiilor medicale (EMR/HIS) – preferabil sisteme integrate.
Utilizarea eficientă a bazelor de date (SQL, Access) pentru extragerea și analiza datelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de codificare diagnostică și procedurală (ICD, CPT).
Utilizarea instrumentelor de scanare și procesare a documentelor (OCR).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de arhivare digitală.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de telemedicină (avantaj).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de comunicare online (e-mail, videoconferință).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate a informațiilor (antivirus, firewall).
Utilizarea instrumentelor de raportare și analiză a datelor (Business Intelligence).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a programărilor (agenda electronică).
Utilizarea eficientă a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de criptare a datelor (avantaj).
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a inventarului de medicamente și materiale sanitare (avantaj).
Utilizarea eficientă a platformelor de învățare online (LMS).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de colaborare online (SharePoint, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare a imaginilor (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă.
Abilități excelente de relaționare interpersonală și de lucru în echipă.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a rezolva probleme rapid.
Orientare către detalii și acuratețe în lucrul cu informații sensibile.
Organizare și planificare eficientă a activităților zilnice.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită.
Empatie și înțelegere față de nevoile pacienților și ale personalului medical.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări în proceduri și tehnologii.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Capacitate de a lucra independent și de a lua decizii în limitele competențelor.
Abilități de negociere și de persuasiune în interacțiunea cu pacienții și cu alte departamente.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor medicale.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilități de observare și de analiză a situațiilor.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Gândire critică și abilitatea de a lua decizii informate.
Gestionarea eficientă a timpului și a resurselor.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Atitudine pozitivă și orientare către satisfacerea nevoilor pacienților.
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a menține un nivel ridicat de performanță.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de pacienți înregistrați pe oră, Acuratețea datelor introduse în sistem (procent), Timpul mediu de procesare a unei înregistrări (minute), Numărul de erori de codificare corectate, Gradul de respectare a termenelor limită pentru raportare, Nivelul de satisfacție al pacienților cu serviciile de înregistrare (scor), Numărul de reclamații/sesizări primite de la pacienți, Procentul de înregistrări completate corect la prima introducere, Numărul de rapoarte generate și trimise la timp, Procentul de conformitate cu politicile și procedurile interne, Timpul de răspuns la solicitările de informații, Numărul de audituri interne/externe trecute cu succes, Nivelul de utilizare eficientă a sistemului de înregistrare, Procentul de pacienți programati și prezenți, Numărul de documente scanate și arhivate, Timpul mediu de așteptare al pacienților, Procentul de înregistrări actualizate corect, Numărul de solicitări de transcriere procesate, Nivelul de respectare a confidențialității datelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea în completarea formularelor și a datelor pacientului, Respectarea confidențialității informațiilor medicale, Profesionalismul în interacțiunea cu pacienții și personalul medical, Capacitatea de a gestiona situații de urgență cu calm și eficiență, Respectarea procedurilor de lucru și a protocoalelor interne, Capacitatea de a identifica și raporta problemele legate de sistemul de înregistrare, Abilitatea de a oferi informații corecte și complete pacienților, Calitatea comunicării verbale și scrise, Respectarea programărilor și a fluxului de pacienți, Abilitatea de a lucra eficient în echipă, Capacitatea de a se adapta la schimbări în proceduri și tehnologii, Respectarea standardelor de igienă și securitate, Capacitatea de a oferi suport tehnic de bază personalului medical, Abilitatea de a menține un mediu de lucru ordonat și curat, Respectarea drepturilor pacientului, Capacitatea de a oferi o experiență pozitivă pacientului, Abilitatea de a rezolva problemele pacienților cu tact și empatie, Respectarea politicii de confidențialitate a datelor, Capacitatea de a menține un nivel ridicat de profesionalism, Abilitatea de a oferi suport în situații de stres.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Abilitatea de a lucra sub presiune, Orientare către detalii și acuratețe, Capacitatea de a gestiona conflicte, Flexibilitate și adaptabilitate, Abilitatea de a prioritiza sarcini, Comunicare eficientă, Lucru în echipă, Profesionalism, Empatie, Responsabilitate, Gândire critică, Abilitatea de a învăța rapid, Abilitatea de a lua decizii, Abilitatea de a gestiona timpul, Abilitatea de a observa și analiza, Abilitatea de a lucra independent, Atitudine pozitivă, Abilitatea de a gestiona situații de urgență, Capacitatea de a se adapta la schimbări, Abilitatea de a oferi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Monitor, Tastatură, Mouse, Imprimantă, Scaner, Telefon, Aparat de fax, Aparat de copiat, Sistem de arhivare electronică, Sistem de programare electronică, Cititor de coduri de bare, Aparat de distrugere a documentelor, UPS (sursă de alimentare neîntreruptibilă), Software de gestionare a datelor medicale, Software de facturare, Software de telemarketing, Dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB), Câbleuri de conectare (USB, alimentare), Aparat de legat documente, Calculator de birou, Telefoane cu receptor, Sisteme de videoconferință..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 334401 - REGISTRATOR MEDICAL