FIȘĂ DE POST ASISTENT DE CABINET

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ASISTENT DE CABINET

1.2. Cod C.O.R.:334304

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu superiorul ierarhic pentru gestionarea programului și a fluxului de informații; asistă departamentele interne în pregătirea documentelor și a rapoartelor; coordonează agenda și întâlnirile cabinetului. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, parteneri externi și furnizori de servicii, conform instrucțiunilor primite, pentru a facilita comunicarea și realizarea sarcinilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Asistentul de cabinet asigură suport administrativ și logistic pentru funcționarul public desemnat, contribuind la buna desfășurare a activităților din cadrul cabinetului. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, programarea întâlnirilor, pregătirea documentelor, organizarea evenimentelor și asigurarea legăturii cu diverse instituții și persoane. Persoana selectată trebuie să demonstreze competențe excelente de comunicare, organizare, atenție la detalii și discreție, precum și o bună cunoaștere a procedurilor administrative și a fluxurilor de lucru. Scopul principal este de a facilita activitatea funcționarului public și de a contribui la eficiența cabinetului.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente, inclusiv scanarea, arhivarea și distribuirea acestora.
Redactarea, corectura și formatarea corespondenței oficiale, a notelor, a rapoartelor și a altor documente administrative.
Organizarea și gestionarea agendei funcționarului public, inclusiv programarea întâlnirilor, a deplasărilor și a evenimentelor.
Pregătirea materialelor pentru ședințe, conferințe și alte evenimente, inclusiv prezentări, documente de lucru și materiale informative.
Gestionarea corespondenței electronice și poștale, inclusiv trierea, răspunsul și expedierea corespondenței.
Asigurarea legăturii cu alte instituții publice și cu persoane din mediul extern, prin intermediul corespondenței, al întâlnirilor și al discuțiilor telefonice.
Monitorizarea și urmărirea sarcinilor administrative, asigurându-se de respectarea termenelor limită.
Organizarea și pregătirea logisticii pentru deplasările funcționarului public, inclusiv rezervarea biletelor de călătorie, a hotelurilor și a transportului.
Gestionarea și actualizarea bazelor de date administrative, asigurând acuratețea și completitudinea informațiilor.
Pregătirea de rapoarte statistice și analitice, pe baza datelor administrative colectate.
Asigurarea suportului tehnic pentru utilizarea echipamentelor de birou și a aplicațiilor software.
Gestionarea și controlul stocurilor de materiale de birotică și alte consumabile.
Redactarea și distribuirea comunicatelor de presă și a altor materiale de comunicare.
Coordonarea activităților de secretariat și de protocol.
Asigurarea respectării procedurilor de confidențialitate și de securitate a informațiilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, cu preferință pentru studii superioare.
Certificat de absolvire a cursului de calificare profesională în domeniul secretariatului și de asistență managerială, constituie un avantaj.
Cunoștințe solide de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor software specifice domeniului administrativ (ex: sisteme de management al documentelor, CRM).
Cunoștințe temeinice de legislație administrativă și de proceduri de lucru specifice administrației publice.
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul managementului timpului și al priorităților.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul comunicării eficiente și al relațiilor interpersonale.
Atestat de securitate a informațiilor, în conformitate cu legislația în vigoare.
Cunoștințe de etichetă și protocol diplomatic.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul securității informațiilor și protecției datelor cu caracter personal.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul managementului de proiect.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul achizițiilor publice.
Atestat de bune practici în domeniul gestionării documentelor electronice.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul gestionării crizelor.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minim 2 ani în domeniul secretariatului, de asistență managerială sau în administrația publică.
Experiență în gestionarea fluxurilor de documente și în utilizarea sistemelor de management al documentelor.
Experiență în redactarea, corectura și formatarea documentelor oficiale, a corespondenței și a rapoartelor.
Experiență în organizarea și gestionarea agendei funcționarilor publici și în coordonarea programului acestora.
Experiență în pregătirea materialelor pentru ședințe, conferințe și alte evenimente.
Experiență în utilizarea aplicațiilor software specifice domeniului administrativ (ex: CRM, sisteme de management al proiectelor).
Experiență în gestionarea corespondenței electronice și poștale, inclusiv trierea, răspunsul și expedierea corespondenței.
Experiență în monitorizarea și urmărirea sarcinilor administrative și în respectarea termenelor limită.
Experiență în gestionarea și controlul stocurilor de materiale de birotică și alte consumabile.
Experiență în redactarea și distribuirea comunicatelor de presă și a altor materiale de comunicare.
Experiență în coordonarea activităților de secretariat și de protocol.
Experiență în gestionarea relațiilor cu alte instituții publice și cu persoane din mediul extern.
Experiență în utilizarea eficientă a pachetului Microsoft Office.
Experiență în gestionarea bazelor de date și în realizarea de rapoarte statistice.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și în implementarea măsurilor de securitate.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemelor de operare Windows.
Cunoștințe aprofundate a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare eficientă a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoașterea și utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Google Workspace).
Utilizarea sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de gestionare a fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems).
Utilizarea programelor de editare grafică (ex: Adobe Photoshop, GIMP) – nivel de bază.
Cunoștințe de securitate cibernetică și protecție a datelor.
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare și a bazelor de date online.
Cunoașterea și utilizarea programelor de teleconferință și videoconferință.
Utilizarea sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de programare de bază (ex: VBA, Python) – avantaj.
Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau) – avantaj.
Cunoașterea și utilizarea platformelor de social media pentru comunicare instituțională – nivel de bază.
Utilizarea instrumentelor de gestionare a proiectelor (ex: MS Project, Asana).
Cunoștințe de editare video și audio – nivel de bază.
Utilizarea sistemelor de raportare și analiză a performanței.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimante, scanere, copiatoare).
Utilizarea sistemelor de autentificare multi-factor (MFA).
Cunoștințe de utilizare a dispozitivelor mobile (smartphone, tabletă) pentru activități administrative.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de organizare și planificare a activităților.
Abilități de gestionare a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de a lucra sub presiune și în respectarea termenelor limită.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilități de relaționare interumană și de construire a relațiilor profesionale.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către detalii și acuratețe.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Abilități de leadership și de coordonare a activităților.
Gândire critică și capacitate de analiză a informațiilor.
Adaptabilitate la diferite stiluri de comunicare.
Gestionarea eficientă a stresului și a emoțiilor.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Capacitate de a oferi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente gestionate corect și la timp, respectarea termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, volumul de corespondență gestionată eficient, numărul de evenimente/întâlniri organizate cu succes, gradul de satisfacție al beneficiarilor serviciilor, numărul de erori/omisiuni în gestionarea documentelor, respectarea bugetului alocat activităților, numărul de reclamații/sesizări primite, numărul de rapoarte întocmite la timp și cu acuratețe, gradul de utilizare a sistemelor informatice pentru optimizarea fluxurilor de lucru, numărul de proceduri/procese îmbunătățite, gradul de respectare a politicilor de confidențialitate și securitate a informațiilor, numărul de recomandări implementate pentru eficientizarea activității, gradul de îndeplinire a obiectivelor stabilite în planul de acțiune, numărul de întâlniri/evenimente organizate cu respectarea bugetului, numărul de proceduri/procese documentate și actualizate, gradul de respectare a standardelor de calitate, numărul de soluții găsite pentru problemele întâmpinate, numărul de sarcini finalizate în avans față de termenul limită, numărul de feedback-uri pozitive primite de la superiori și colegi.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea confidențialității informațiilor, acuratețea și corectitudinea documentelor întocmite, calitatea comunicării cu părțile interesate, profesionalismul în interacțiunile cu publicul, respectarea procedurilor și a politicilor interne, capacitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță, eficiența în utilizarea resurselor disponibile, inițiativa în identificarea și rezolvarea problemelor, flexibilitatea în adaptarea la situații neprevăzute, capacitatea de a lucra independent și în echipă, calitatea organizării evenimentelor și întâlnirilor, abilitatea de a gestiona situații de criză, respectarea termenelor limită, capacitatea de a oferi suport eficient superiorului ierarhic, profesionalismul în gestionarea corespondenței, acuratețea în transmiterea informațiilor, respectarea standardelor de calitate, capacitatea de a anticipa nevoile și de a oferi soluții proactive, abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide, calitatea prezentării documentelor și a rapoartelor, eficiența în gestionarea timpului, capacitatea de a demonstra atenție la detalii.
6.3. Indicatori Comportamentali: Adaptabilitate la schimbări și la noi cerințe, capacitate de a lucra sub presiune și în situații de urgență, inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, abilități de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, profesionalism și etică în relațiile cu colegii, superiorii și publicul, capacitatea de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite, reziliență și capacitatea de a învăța din experiențe, abilitatea de a lucra independent și în echipă, flexibilitate în abordarea sarcinilor, capacitatea de a prioritiza și de a gestiona timpul eficient, abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv, demnitate și respect în interacțiunile cu ceilalți, capacitatea de a menține confidențialitatea informațiilor, perseverență în atingerea obiectivelor, capacitatea de a lua inițiativă și de a propune soluții inovatoare, capacitatea de a gestiona emoțiile și de a menține calmul în situații stresante, abilitatea de a demonstra empatie și de a înțelege nevoile celorlalți, capacitatea de a construi și menține relații profesionale solide.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă multifuncțională, scaner, fax, telefon fix, telefon mobil, software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), software de prezentare (Microsoft PowerPoint sau echivalent), software de gestionare a e-mailului (Microsoft Outlook sau echivalent), software de gestionare a documentelor, software de calendar și programare, echipamente de arhivare (dosare, bibliorafturi, etichete), echipamente de birou (agende, pixuri, markere, corectoare), echipamente de videoconferință (cameră web, microfon), echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall), echipamente de securitate fizică (control acces, sistem de alarmă)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 334304 - ASISTENT DE CABINET