FIȘĂ DE POST ASISTENT MANAGER

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ASISTENT MANAGER

1.2. Cod C.O.R.:334303

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii departamentelor, echipele de proiect, personalul administrativ și alte posturi de suport pentru a asigura fluxul informațional și implementarea strategiilor. Raportează direct managerului ierarhic superior. Externe: Colaborează cu furnizori, clienți, consultanți și alte entități externe, conform instrucțiunilor primite, pentru a facilita procesele și a reprezenta compania.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Asistentul Managerului asigură suport managerial în diverse domenii, contribuind la buna funcționare a activităților administrative și operaționale. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, organizarea programărilor și a întâlnirilor, pregătirea de rapoarte și prezentări, monitorizarea fluxului de informații și suportul în implementarea deciziilor manageriale. De asemenea, asistentul managerului contribuie la îmbunătățirea eficienței proceselor interne și la menținerea unei imagini profesionale a companiei, respectând confidențialitatea informațiilor.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea corespondenței electronice și poștale, prioritizarea și distribuirea eficientă a documentelor.
Organizarea și coordonarea programului de lucru al managerului, inclusiv stabilirea și confirmarea întâlnirilor.
Pregătirea de prezentări, rapoarte și analize, utilizând instrumente de procesare a textului și foi de calcul.
Monitorizarea și urmărirea sarcinilor delegate, asigurând respectarea termenelor limită.
Gestionarea și actualizarea bazelor de date, asigurând acuratețea și confidențialitatea informațiilor.
Organizarea și coordonarea călătoriilor, inclusiv rezervarea biletelor și a cazării.
Pregătirea și distribuirea agendelor de lucru și a materialelor necesare pentru ședințe.
Gestionarea fluxului de informații între departamente și cu părțile interesate externe.
Asigurarea suportului administrativ pentru proiecte specifice, conform indicațiilor managerului.
Redactarea și corectura de documente administrative și procedurale.
Gestionarea arhivei documentare, atât fizice, cât și electronice.
Monitorizarea indicatorilor de performanță și raportarea către manager.
Asigurarea suportului pentru organizarea de evenimente corporative.
Gestionarea și actualizarea calendarelor digitale.
Coordonarea activităților de secretariat și recepție.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii postliceale în domeniul economic sau administrativ.
Absolvirea unui curs de operare pe calculator, cu accent pe aplicații de birou (Microsoft Office Suite).
Cunoștințe solide de contabilitate financiară și managerială reprezintă un avantaj.
Certificat de competență în utilizarea eficientă a sistemelor de gestiune a documentelor (DMS) constituie un plus.
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană) la nivel conversațional sunt apreciate.
Atestat de formare în domeniul securității informațiilor, în funcție de specificul activității.
Certificare în managementul proiectelor (de exemplu, PRINCE2 Foundation) poate fi relevantă.
Cursuri de specializare în domeniul comunicării eficiente și al relațiilor publice sunt un avantaj.
Cunoștințe de bază în domeniul legislației muncii și a protecției datelor cu caracter personal.
Experiență în utilizarea platformelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Workspace).
Certificare în managementul timpului și al priorităților.
Cunoștințe de bază în domeniul achizițiilor publice, dacă este cazul.
Atestat de formare în domeniul protecției datelor cu caracter personal (GDPR).
Certificare în domeniul securității cibernetice, dacă este cazul.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în roluri administrative sau de suport managerial.
Experiență în gestionarea corespondenței, a documentelor și a arhivei, atât fizice cât și electronice.
Experiență în utilizarea eficientă a aplicațiilor Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Experiență în organizarea și coordonarea programului de lucru, a întâlnirilor și a călătoriilor.
Experiență în redactarea de rapoarte, prezentări și documente administrative.
Experiență în gestionarea bazelor de date și a sistemelor de gestiune a documentelor (DMS).
Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă un avantaj.
Experiență în lucrul cu sisteme CRM (Customer Relationship Management) este un plus.
Experiență în coordonarea de proiecte și în urmărirea indicatorilor de performanță.
Experiență în interacțiunea cu clienți și furnizori, asigurând o comunicare eficientă.
Experiență în mediul de lucru corporativ, respectând confidențialitatea informațiilor.
Experiență în utilizarea platformelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Workspace).
Experiență în gestionarea agendelor digitale și a calendarelor partajate.
Experiență în organizarea de evenimente corporative și întâlniri de lucru.
Experiență în lucrul cu sisteme de facturare electronică reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a programelor de procesare a textului și de creare a prezentărilor.
Cunoștințe solide de utilizare a programelor de baze de date (ex: Microsoft Access, SQL).
Utilizarea programelor de contabilitate (ex: SAP, Oracle, QuickBooks) reprezintă un avantaj.
Utilizarea programelor de gestiune a documentelor (DMS) și a fluxurilor de lucru.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Workspace).
Utilizarea eficientă a programelor de videoconferință (Zoom, Skype, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a imaginilor și a graficelor (ex: Adobe Photoshop, GIMP).
Utilizarea programelor de analiză de date și de vizualizare a informațiilor (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a programelor de criptare a datelor și de securitate cibernetică.
Utilizarea eficientă a programelor de gestionare a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana, Trello).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning).
Utilizarea programelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-mail marketing (ex: Mailchimp, Constant Contact).
Utilizarea programelor de editare video (ex: Adobe Premiere, iMovie).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al conținutului (CMS).
Utilizarea programelor de teleconferință și de call center.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și de business intelligence (BI).
Utilizarea programelor de diagnosticare și depanare a problemelor hardware și software.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de organizare și planificare riguroasă.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Orientare către detalii și acuratețe în execuție.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a respecta termene limită.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Orientare către rezultate și performanță.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile celorlalți.
Abilități de ascultare activă și de feedback constructiv.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Abilități de prezentare și de facilitare a discuțiilor.
Integritate și profesionalism în comportament.
Curiozitate intelectuală și dorință de a învăța continuu.
Abilități de a lucra sub presiune și de a gestiona conflicte.
Capacitate de a oferi suport și asistență colegilor.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Monitor, Tastatură, Mouse, Imprimantă, Scaner, Telefon, Fax, Aplicații software de birou (Microsoft Office, Google Workspace), Aplicații de gestionare a proiectelor, Aplicații de comunicare internă (e-mail, chat), Sistem de arhivare electronică, Dispozitiv de stocare extern (USB), Aparat de fotografiat/videocameră (opțional), Tableta grafică (opțional), Echipamente de videoconferință..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.