FIȘĂ DE POST SECRETAR ASISTENT DIRECTOR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR ASISTENT DIRECTOR

1.2. Cod C.O.R.:334302

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul general, alți directori, personalul administrativ, contabili, departamentul juridic, departamentul de resurse umane și alte unități operative pentru gestionarea fluxului informațional și suportul operațional. Externe: Colaborează cu furnizori, clienți, parteneri, instituții publice și alte entități externe pentru facilitarea comunicării, gestionarea corespondenței și reprezentarea companiei.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul asistent al directorului asigură suport administrativ și logistic pentru director, contribuind la buna desfășurare a activităților sale. Responsabilitățile includ gestionarea corespondenței, programarea întâlnirilor, organizarea documentelor, pregătirea rapoartelor și prezentărilor, precum și reprezentarea directorului în relația cu terții. Candidatul ideal va avea excelente abilități de comunicare, organizare și atenție la detalii, precum și cunoștințe solide de operare a aplicațiilor de birou. Se așteaptă discreție, profesionalism și capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente al directorului, inclusiv scanarea, arhivarea și distribuirea acestora.
Redactarea și corectura corespondenței oficiale, a notelor, a rapoartelor și a altor documente.
Organizarea și gestionarea agendei directorului, programând întâlniri, conferințe și deplasări.
Pregătirea materialelor pentru ședințe, inclusiv prezentări, rapoarte și ordine de zi.
Gestionarea corespondenței electronice a directorului, triind și prioritizând mesajele.
Asigurarea evidenței documentelor de intrare și ieșire, conform procedurilor interne.
Coordonarea fluxului de informații între director și alte departamente sau persoane.
Organizarea și pregătirea sălilor de ședințe, asigurând dotarea necesară.
Gestionarea fluxului de vizitatori ai directorului, anunțând și înregistrand sosirile.
Monitorizarea și actualizarea bazei de date cu informații relevante pentru director.
Pregătirea și urmărirea documentelor necesare pentru aprobări și decizii.
Asigurarea confidențialității informațiilor gestionate.
Redactarea proceselor verbale ale ședințelor, asigurând acuratețea și claritatea informațiilor.
Gestionarea și actualizarea listei de contacte a directorului.
Suport în organizarea evenimentelor corporative și întâlnirilor cu parteneri.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete, preferabil studii postliceale în domeniul secretariatului, contabilității sau managementului.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în secretariat, gestionarea documentelor sau utilizarea aplicațiilor de birou.
Cunoștințe avansate de operare a calculatorului, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de dactilografie și viteză de tastare ridicată.
Cunoștințe de stenografie (avantaj).
Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de inițiere în legislația muncii și a securității și sănătății în muncă (avantaj).
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică și a platformelor de colaborare online.
Certificare în utilizarea specifică a unor aplicații software utilizate în activitatea de secretariat (avantaj).
Atestat de formare profesională în domeniul protecției datelor cu caracter personal (avantaj).
Experiență profesională relevantă în activități de secretariat, preferabil în poziții similare.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Abilități de comunicare scrisă și verbală excelente.
Cunoștințe de etichetă și protocol diplomatic (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în activități de secretariat, preferabil într-o funcție similară.
Experiență în gestionarea agendei și programarea întâlnirilor pentru persoane de conducere.
Experiență în redactarea și corectura documentelor oficiale, inclusiv rapoarte, note, corespondență.
Experiență în utilizarea eficientă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Experiență în organizarea și arhivarea documentelor, atât în format fizic, cât și electronic.
Experiență în gestionarea corespondenței electronice și a fluxului de informații.
Experiență în interacțiunea cu persoane de conducere și reprezentarea acestora în relația cu terții.
Experiență în utilizarea echipamentelor de birou (imprimantă, scanner, copiator).
Experiență în organizarea de evenimente corporative și întâlniri cu parteneri (avantaj).
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) (avantaj).
Experiență în mediul administrativ de birou și cunoașterea fluxurilor de lucru (obligatoriu).
Experiență în gestionarea informațiilor confidențiale și asigurarea discreției (obligatoriu).
Experiență în utilizarea eficientă a resurselor de birou și optimizarea costurilor (avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de arhivare electronică (DMS) și platforme de colaborare online (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemelor de operare Windows.
Stăpânirea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – nivel expert.
Utilizarea eficientă a software-ului de procesare a textului (Word) – formatare, stilizare, șabloane.
Utilizarea avansată a Excel – crearea de tabele, formule, grafice, baze de date simple.
Crearea și editarea prezentărilor PowerPoint – design, animații, tranziții.
Gestionarea eficientă a corespondenței electronice prin Outlook – filtre, reguli, calendar.
Utilizarea software-ului de scanare și procesare a imaginii (OCR).
Cunoașterea și utilizarea software-ului de arhivare digitală (DMS).
Utilizarea programelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Skype).
Cunoștințe de baze de date (Access sau echivalent) – nivel de utilizator.
Utilizarea eficientă a imprimantelor multifuncționale (scanare, copiere, imprimare).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (mașină de fax, distrugător de documente).
Utilizarea software-ului de gestionare a proiectelor (avantaj).
Cunoștințe de programare (nivel de utilizator – VBA, Python) (avantaj).
Utilizarea software-ului de contabilitate (avantaj).
Cunoștințe de securitate cibernetică (protejarea datelor, prevenirea amenințărilor).
Utilizarea platformelor de colaborare online (Google Workspace, OneDrive).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare a imaginilor (Photoshop, GIMP) (avantaj).
Utilizarea software-ului de criptare a datelor (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și prioritățile.
Organizare impecabilă și atenție la detalii.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gestionarea eficientă a stresului și a situațiilor de urgență.
Empatie și abilități de relaționare interpersonale.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile interlocutorilor.
Abilități de observare și interpretare a comportamentului uman.
Adaptabilitate la diverse stiluri de comunicare.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilități de leadership și de motivare a echipei (în anumite situații).
Gândire analitică și capacitate de a sintetiza informații complexe.
Profesionalism și etică în relațiile de muncă.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, arhivator, software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), software de prezentare (Microsoft PowerPoint sau echivalent), software de gestionare a e-mailului, software de gestionare a calendarului, telefon mobil, arhivator digital, echipamente de videoconferință, sistem de management al documentelor, echipamente de scanare a documentelor, echipamente de arhivare a documentelor, echipamente de protecție a datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.