FIȘĂ DE POST SECRETAR ADMINISTRATIV

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR ADMINISTRATIV

1.2. Cod C.O.R.:334301

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii, managerii, colegii din departament și alte departamente pentru gestionarea corespondenței, programărilor, documentelor și fluxului de informații. Sprijină activitățile administrative și participă la întâlniri. Externe: Colaborează cu furnizori, clienți, parteneri și alte entități externe pentru a facilita comunicarea, gestionarea documentelor și rezolvarea problemelor administrative, conform procedurilor interne.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul administrativ asigură suportul logistic și organizatoric pentru desfășurarea eficientă a activităților din cadrul instituției/companiei. Responsabilitățile principale includ gestionarea corespondenței, programarea întâlnirilor, redactarea de documente, arhivarea și distribuirea informațiilor. De asemenea, oferă asistență în organizarea evenimentelor, monitorizează fluxul de documente și asigură buna funcționare a activităților administrative de rutină, contribuind la buna organizare și la respectarea termenelor limită.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente, de la primire până la arhivare, respectând politica de confidențialitate.
Redactarea, corectura și formatarea corespondenței oficiale, a rapoartelor și a altor documente administrative.
Organizarea și gestionarea agendei, stabilirea întâlnirilor, asigurarea logisticii pentru evenimente și conferințe.
Monitorizarea și distribuirea corespondenței interne și externe, asigurând transmiterea promptă a informațiilor.
Gestionarea arhivei, inclusiv indexarea, sortarea și păstrarea documentelor în condiții optime.
Introducerea datelor în sisteme informatice, verificarea acurateței și actualizarea informațiilor.
Asigurarea bunei funcționări a echipamentelor de birou și a materialelor consumabile.
Pregătirea de prezentări și materiale informative pentru conducere.
Gestionarea evidenței documentelor justificative pentru decontări.
Asigurarea respectării procedurilor administrative interne.
Întocmirea de procese verbale și alte înregistrări ale ședințelor.
Gestionarea corespondenței electronice, trierea mesajelor și prioritizarea răspunsurilor.
Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura buna desfășurare a activităților.
Întocmirea de situații statistice privind fluxul de documente.
Asigurarea suportului administrativ pentru deplasări (rezervări, bilete, itinerarii).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, cu diplomă de bacalaureat.
Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniu (ex: secretariat, arhivă, gestionarea documentelor) reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculator, cu accent pe pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestiune a documentelor electronice (GED).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
Cunoștințe de limbi străine (engleză, germană, franceză) constituie un avantaj.
Atestat de securitate a informațiilor, în funcție de specificul activității.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul protecției datelor cu caracter personal (GDPR), dacă este necesar.
Certificare în domeniul arhivării electronice, dacă este relevant pentru rol.
Studii postliceale în domeniul administrativ sau economic, constituie un avantaj competitiv.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în roluri similare (secretar, asistent administrativ, referent).
Experiență în gestionarea fluxului de documente și a arhivei, inclusiv scanare, indexare și arhivare electronică.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) la un nivel avansat.
Experiență în redactarea și corectura de documente administrative, rapoarte și corespondență oficială.
Experiență în organizarea de întâlniri, ședințe și evenimente, inclusiv gestionarea logisticii.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a documentelor electronice (GED) reprezintă un avantaj.
Experiență în gestionarea agendei și a programărilor, asigurând respectarea termenelor limită.
Experiență în comunicarea eficientă, atât verbală, cât și scrisă, cu diverse categorii de persoane.
Experiență în gestionarea corespondenței electronice și în trierea mesajelor, priorizând răspunsurile.
Experiență în utilizarea echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator) și în diagnosticarea problemelor minore.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestiune a documentelor electronice (GED).
Cunoștințe de utilizare a programelor de scanare și OCR (Optical Character Recognition).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator, fax).
Cunoștințe de utilizare a programelor de telefoanie IP și a platformelor de videoconferință.
Cunoștințe de utilizare a programelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (nivel de utilizator).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor web pentru gestionarea informațiilor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing și de gestionare a solicitărilor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare a imaginilor (nivel de bază).
Cunoștințe de utilizare a programelor de creare a prezentărilor (PowerPoint sau echivalente).
Cunoștințe de utilizare a programelor de creare a formularelor electronice.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de criptare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a programelor de diagnosticare a problemelor hardware.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a rețelei.
Cunoștințe de utilizare a programelor de gestionare a parolelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate cibernetică de bază.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de organizare și planificare a activităților.
Atenție sporită la detalii și acuratețe în realizarea sarcinilor.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Gestionarea eficientă a timpului și respectarea termenelor limită.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona multiple activități simultan.
Abilități de relaționare interpersonale și diplomație.
Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor.
Orientare către client și satisfacerea nevoilor acestuia.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gestionarea eficientă a stresului și a presiunii.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspective diferite.
Abilități de a oferi suport și asistență colegilor.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită strânse.
Abilități de a construi și menține relații profesionale.
Capacitate de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe zi, Numărul de întâlniri/ședințe organizate și gestionate cu succes, Rata de răspuns la e-mailuri și alte corespondențe în termenul stabilit, Nivelul de acuratețe în introducerea datelor, Gradul de respectare a termenelor limită pentru finalizarea sarcinilor, Numărul de solicitări de informații rezolvate în termenul stabilit, Nivelul de satisfacție al clienților/colaboratorilor interni, Reducerea numărului de erori în documente, Nivelul de respectare a procedurilor interne, Numărul de solicitări de suport rezolvate, Nivelul de conformitate cu reglementările legale, Timpul mediu de procesare a documentelor, Numărul de întârzieri în transmiterea documentelor, Gradul de utilizare a sistemelor informatice, Numărul de rapoarte generate corect și la timp, Nivelul de utilizare a arhivei electronice, Numărul de probleme rezolvate proactiv, Nivelul de respectare a bugetului alocat, Numărul de traininguri/workshop-uri participate, Gradul de implicare în proiecte de îmbunătățire a proceselor.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea organizării arhivei, Acuitatea în gestionarea corespondenței, Eficiența în planificarea întâlnirilor, Claritatea și concizia în redactarea documentelor, Profesionalismul în interacțiunea cu clienții/colaboratorii, Respectarea confidențialității informațiilor, Adaptabilitatea la schimbări, Inițiativa în identificarea soluțiilor, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Atenția la detalii, Abilitatea de a lucra sub presiune, Respectarea procedurilor interne, Capacitatea de a oferi suport colegilor, Eficiența în utilizarea resurselor, Profesionalismul în gestionarea situațiilor de urgență, Capacitatea de a menține un mediu de lucru ordonat, Abilitatea de a construi relații profesionale, Capacitatea de a învăța rapid, Abilitatea de a gestiona timpul eficient, Capacitatea de a oferi feedback constructiv.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea eticii profesionale, Inițiativă, Adaptabilitate, Orientare către rezultate, Capacitatea de a lucra în echipă, Abilități de comunicare, Atenție la detalii, Organizare, Profesionalism, Responsabilitate, Rezolvarea problemelor, Gestionarea timpului, Capacitatea de a învăța, Flexibilitate, Abilități de negociere, Capacitatea de a gestiona stresul, Abilități de relaționare, Capacitatea de a oferi suport, Capacitatea de a asculta activ, Abilitatea de a oferi feedback.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Copiator, Telefon, Arhivator, Distribuitor de e-mail, Software de procesare a textului, Software de calcul tabelar, Software de prezentare, Software de gestionare a bazei de date, Software de gestionare a agendei, Software de videoconferință, Telefon fix, Telefon mobil, Aparat de fax, Arhivator documente, Aparat de legat, Consumabile de birou..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 334301 - SECRETAR ADMINISTRATIV