FIȘĂ DE POST REFERENT RESURSE UMANE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT RESURSE UMANE

1.2. Cod C.O.R.:333304

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul HR, managerii de departamente, echipa de recrutare, echipa de training, contabili, IT. Asistă departamentele în implementarea politicilor HR și a procedurilor administrative.
Externe: Colaborează cu furnizori de servicii HR, agenții de recrutare, consultanți, instituții publice (ITM, AJOFM), case de asigurări de sănătate, auditori. Gestionarea relațiilor cu terții pentru conformitate și optimizare."

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Referentul Resurse Umane asigură suport administrativ și operațional pentru departamentul dedicat gestionării capitalului uman al organizației. Activitățile principale includ: gestionarea documentelor de personal, actualizarea bazelor de date cu informații relevante, asistarea în procesul de recrutare și selecție a candidaților, coordonarea programelor de training și dezvoltare profesională, precum și suport în derularea procedurilor de evaluare a performanței. Persoana responsabilă contribuie la crearea unui mediu de lucru eficient și la respectarea legislației muncii, asigurând comunicarea internă și externă în relația cu angajații."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

* Înregistrarea și actualizarea datelor de personal în sistemul informațional dedicat, respectând politica de confidențialitate a organizației.
* Gestionarea fluxului documentelor de personal (contracte individuale de muncă, adeverințe, state de plată, etc.), asigurând arhivarea conformă și accesibilitatea acestora.
* Asistarea în procesul de recrutare, prin publicarea anunțurilor, trierea CV-urilor și programarea interviurilor.
* Coordonarea procedurilor de onboarding pentru noii angajați, inclusiv pregătirea documentelor necesare și facilitarea introducerii în cultura organizațională.
* Gestionarea cererilor de concediu, pontaj și alte documente justificative, conform reglementărilor interne și legale.
* Asigurarea suportului administrativ pentru departamentul de resurse umane, inclusiv pregătirea rapoartelor și a prezentărilor.
* Verificarea și actualizarea informațiilor privind legislația muncii și a convențiilor colective de muncă.
* Gestionarea procedurilor de evaluare a performanței, inclusiv colectarea datelor și pregătirea rapoartelor.
* Asigurarea suportului pentru programele de training și dezvoltare profesională, inclusiv coordonarea logisticii și urmărirea participării angajaților.
* Gestionarea dosarelor de personal, asigurând conformitatea cu legislația în vigoare și politica internă a companiei.
* Urmărirea și raportarea statisticilor privind forța de muncă (număr de angajați, fluctuație de personal, etc.).
* Gestionarea cererilor de informații de la angajați privind drepturile și obligațiile contractuale.
* Participarea la elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor interne privind resursele umane.
* Asistarea în procesul de administrare a beneficiilor sociale acordate angajaților.
* Monitorizarea și actualizarea datelor privind contractele de muncă temporare și a celor cu normă parțială."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

* Absolvire de studii superioare (licență) în domeniul Resurse Umane, Științe Economice, Drept sau Sociologie.
* Certificare în domeniul Resurselor Umane (HR Certification Institute, SHRM, etc.) reprezintă un avantaj competitiv.
* Cunoștințe solide de legislație a muncii, inclusiv Codul Muncii, HG-urile și OUG-urile relevante.
* Cunoștințe de contabilitate financiară și fiscală, în special în ceea ce privește calculul salariilor și impozitelor.
* Cunoștințe de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) la un nivel avansat.
* Experiență în utilizarea sistemelor de management al resurselor umane (HRMS) – SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud, Workday, etc.
* Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de recrutare online (LinkedIn Recruiter, eJobs, BestJobs, etc.).
* Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (Excel, Power BI, Tableau) pentru a genera rapoarte și a identifica tendințe.
* Abilități de comunicare scrisă și verbală excelente, inclusiv redactarea de documente oficiale și prezentări.
* Abilități de organizare și planificare, inclusiv gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
* Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă, demonstrând abilități de colaborare și rezolvare a problemelor.
* Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
* Certificare în domeniul protecției datelor cu caracter personal (GDPR) reprezintă un avantaj.
* Cunoștințe despre practicile de diversitate și incluziune în resursele umane."

5.2. Experiență Profesională:

* Experiență minimă de 1-2 ani în roluri administrative sau de suport în departamentele de resurse umane, contabilitate sau juridic.
* Experiență în gestionarea documentelor de personal, inclusiv contracte individuale de muncă, adeverințe și state de plată.
* Experiență în procesul de recrutare și selecție, inclusiv publicarea anunțurilor, trierea CV-urilor și programarea interviurilor.
* Experiență în utilizarea sistemelor de management al resurselor umane (HRMS) – SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud, Workday, etc. - reprezintă un avantaj.
* Experiență în elaborarea și actualizarea procedurilor interne privind resursele umane.
* Experiență în gestionarea fluxurilor de informații între departamentele interne și externe.
* Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor pentru a genera rapoarte privind performanța angajaților și eficiența proceselor de resurse umane.
* Experiență în implementarea politicilor și procedurilor de conformitate cu legislația muncii.
* Experiență în gestionarea datelor confidențiale și respectarea principiilor GDPR.
* Experiență în administrarea platformelor de e-recrutare și gestionarea candidaților.
* Experiență în organizarea și coordonarea evenimentelor de training și dezvoltare a angajaților.
* Experiență în realizarea de studii de remunerare și analiză a competiției pe piața muncii.
* Experiență în administrarea sistemelor de evaluare a performanței angajaților.
* Experiență în gestionarea programelor de beneficii și avantaje pentru angajați."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

* Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Cunoștințe avansate de utilizare a Microsoft Excel (funcții, formule, tabele pivot, grafice).
* Utilizarea eficientă a sistemelor de management al resurselor umane (HRMS) - preferabil SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud sau Workday.
* Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-recrutare (ex: LinkedIn Recruiter, SmartRecruiters, Taleo).
* Utilizarea instrumentelor de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau) pentru generarea de rapoarte și identificarea tendințelor.
* Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: SQL) pentru interogarea și manipularea datelor.
* Utilizarea eficientă a platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare și analiză a performanței angajaților.
* Utilizarea instrumentelor de gestionare a documentelor electronice (DMS).
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a timpului și a pontajului.
* Utilizarea instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA) - constituie un avantaj.
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al învățării (LMS).
* Utilizarea platformelor de comunicare internă (ex: intranet, Slack).
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor.
* Utilizarea instrumentelor de creare a prezentărilor interactive.
* Cunoștințe de programare (ex: Python, VBA) - constituie un avantaj.
* Utilizarea platformelor de social media pentru recrutare (ex: LinkedIn, Facebook).
* Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a sentimentului (sentiment analysis).
* Utilizarea sistemelor de control al accesului (ex: carduri, biometric).
* Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității (IAM)."

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

* Comunicare excelentă, atât scrisă, cât și orală.
* Abilități de relaționare și diplomație pentru a construi și menține relații profesionale.
* Capacitate de a lucra eficient în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
* Organizare și planificare riguroasă a activităților și a resurselor.
* Orientare către detalii și acuratețe în execuția sarcinilor.
* Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor în contexte cu termene limită.
* Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări și la noi situații.
* Abilități de negociere și de persuasiune pentru a obține rezultate pozitive.
* Capacitate de a rezolva probleme și de a lua decizii în situații complexe.
* Empatie și abilitatea de a înțelege perspectivele altora.
* Confidențialitate și respectarea politicilor de protecție a datelor.
* Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
* Abilitatea de a lucra sub presiune și de a gestiona stresul.
* Orientare către rezultate și focalizare pe atingerea obiectivelor.
* Gândire analitică și capacitatea de a interpreta date și informații.
* Abilitatea de a asculta activ și de a oferi feedback constructiv.
* Curiozitate și dorință de a învăța continuu și de a se dezvolta profesional.
* Abilități de leadership și de a motiva echipele.
* Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
* Etică profesională și respectarea valorilor organizaționale."

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Imprimantă, Scaner, Telefon, Software HRIS, Software de procesare a textului, Software de calcul tabelar, Software de prezentare, Sistem de arhivare electronică, E-mail, Platforme de recrutare online, Sistem de videoconferință, Software de management al proiectelor, Software de colaborare online, Dispozitive de stocare externă, Aplicații mobile HR, Sistem de management al documentelor, Software de analiză a datelor, Platforme de e-learning.".

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.