FIȘĂ DE POST ADMINISTRATOR CUMPARARI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ADMINISTRATOR CUMPARARI

1.2. Cod C.O.R.:333103

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de producție, financiar, tehnic, jurid și vânzări pentru a asigura conformitatea achizițiilor cu cerințele interne și bugetul alocat. Coordonează activitățile cu echipa de depozit pentru optimizarea fluxului de materiale. Externe: Colaborează cu furnizori, consultanți de achiziții, auditori financiari și reprezentanți ai instituțiilor publice pentru negocierea contractelor, monitorizarea performanței și respectarea reglementărilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Administratorul Cumpărări este responsabil pentru gestionarea eficientă a procesului de achiziție de bunuri și servicii, respectând politica companiei și legislația în vigoare. Activitatea presupune identificarea furnizorilor, negocierea prețurilor, emiterea comenzilor, urmărirea livrărilor și verificarea facturilor. De asemenea, asigură menținerea relațiilor cu furnizorii, optimizând costurile și asigurând calitatea produselor/serviciilor achiziționate. Scopul principal este de a asigura aprovizionarea optimă a companiei, contribuind la buna funcționare a activităților sale.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Identificarea și evaluarea furnizorilor potențiali, în conformitate cu criteriile stabilite.
Solicitarea de oferte (RFQ) și analiza ofertelor primite, comparând prețuri, termene de livrare și condiții contractuale.
Negocierea contractelor de achiziție cu furnizorii, asigurând cele mai avantajoase condiții pentru companie.
Emiterea comenzilor de cumpărare, respectând politicile interne și bugetul alocat.
Urmărirea comenzilor și monitorizarea stocurilor, prevenind întârzierile și lipsurile de materiale.
Verificarea documentelor de recepție și a facturilor, asigurând corespondența cu comenzile și contractele.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii, menținând o comunicare eficientă și rezolvând eventualele probleme.
Actualizarea bazei de date cu informații despre furnizori, produse și prețuri.
Participarea la licitații și procese de selecție a furnizorilor.
Analiza costurilor de achiziție și identificarea oportunităților de optimizare.
Respectarea legislației în vigoare privind achizițiile publice sau private, după caz.
Elaborarea de rapoarte privind performanța furnizorilor și a procesului de achiziție.
Gestionarea reclamațiilor și returnărilor de produse, în conformitate cu procedurile interne.
Colaborarea cu celelalte departamente pentru a identifica nevoile de achiziție.
Participarea la audituri interne și externe privind procesul de achiziție.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de specialitate în domeniul economic (Administrație și Management, Comerț, Economie) sau echivalente.
Cunoștințe solide de contabilitate și finanțe.
Cunoștințe de legislație privind achizițiile publice/private (Legea 98/2016, HG 395/2016, după caz).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) și a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe de negociere comercială și managementul relațiilor cu furnizorii.
Certificare în domeniul achizițiilor (de exemplu, Certified Professional in Supply Management - CPSM) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor și de raportare.
Experiență în utilizarea platformelor electronice de achiziții (e-licitații, e-achiziții).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză SWOT pentru evaluarea furnizorilor.
Cunoștințe de management al stocurilor și de prognoză a cererii.
Cunoștințe de management al riscului în lanțul de aprovizionare.
Abilități de comunicare scrisă și verbală excelente.
Cunoașterea unei limbi străine (engleză) la nivel avans reprezintă un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în domeniul achizițiilor, preferabil în roluri similare.
Experiență în negocierea contractelor cu furnizorii, obținând condiții avantajoase pentru companie.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii, menținând o comunicare eficientă și rezolvând eventualele probleme.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) pentru gestionarea procesului de achiziție.
Experiență în analiza costurilor de achiziție și identificarea oportunităților de optimizare a cheltuielilor.
Experiență în gestionarea documentelor de achiziție, respectând procedurile interne și legislația în vigoare.
Experiență în realizarea de rapoarte privind performanța furnizorilor și a procesului de achiziție.
Experiență în participarea la licitații și procese de selecție a furnizorilor.
Experiență în gestionarea stocurilor și monitorizarea termenelor de livrare.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a datelor pentru identificarea tendințelor și a oportunităților de îmbunătățire a procesului de achiziție.
Experiență în gestionarea reclamațiilor și returnărilor de produse, respectând procedurile interne.
Experiență în evaluarea riscurilor legate de lanțul de aprovizionare și implementarea măsurilor de mitigare.
Experiență în utilizarea platformelor electronice de achiziții (e-licitații, e-achiziții) reprezintă un avantaj.
Experiență în sectorul specific de activitate al companiei reprezintă un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calculatoare (Windows, macOS).
Pachet Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) – nivel expert.
Utilizarea eficientă a sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, etc.) – nivel avansat.
Cunoștințe solide de utilizare a software-urilor de gestiune a stocurilor.
Utilizarea platformelor electronice de achiziții (e-licitații, e-achiziții) – nivel avansat.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (SQL, Access) pentru raportare și analiză.
Utilizarea software-urilor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor de achiziție.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză SWOT pentru evaluarea furnizorilor.
Utilizarea software-urilor de simulare a lanțului de aprovizionare.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizarea software-urilor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, etc.).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (Zoom, Google Meet, etc.).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare online pentru identificarea furnizorilor.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de creare a prezentărilor (PowerPoint, Google Slides).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare electronică (e-mail, mesagerie instantanee).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de gestionare a proiectelor (MS Project, Jira).
Utilizarea instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de criptare a datelor.
Utilizarea instrumentelor de monitorizare a performanței furnizorilor.
Cunoștințe de utilizare a software-urilor de analiză a costurilor de transport.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de negociere și persuasiune.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Abilități de comunicare scrisă și verbală eficiente, adaptate contextului.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă multidisciplinară.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme complexe.
Abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Orientare către detalii și acuratețe în execuție.
Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare.
Inițiativă și proactivitate în identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Abilități de leadership și capacitate de a influența deciziile.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile părților interesate.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a gestiona stresul.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele pieței.
Responsabilitate și etică profesională ridicată.
Abilitatea de a oferi și primi feedback constructiv.
Capacitate de a lua decizii în situații de incertitudine.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Curiozitate intelectuală și dorință de dezvoltare profesională.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Economii realizate prin negociere, Număr de contracte negociate, Respectarea bugetului de achiziții, Număr de furnizori calificați, Reducerea timpului de livrare a materialelor, Numărul de reclamații de la furnizori, Nivelul de satisfacție al utilizatorilor interni, Respectarea termenelor limită de livrare, Nivelul de conformitate cu politicile interne, Reducerea costurilor de transport, Numărul de oferte analizate, Nivelul de utilizare a contractelor cadru, Gradul de automatizare a proceselor de achiziție, Nivelul de inventar minim atins, Numărul de audituri de achiziții efectuate fără abateri, Reducerea costurilor administrative, Nivelul de acuratețe a datelor din sistemul ERP, Numărul de furnizori strategici identificați, Reducerea riscului de întrerupere a lanțului de aprovizionare, Gradul de utilizare a indicatorilor de performanță a furnizorilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentației de achiziție, Nivelul de transparență al procesului de selecție a furnizorilor, Respectarea politicilor de achiziție durabilă, Eficiența comunicării cu departamentele interne, Gradul de satisfacție al furnizorilor, Nivelul de conformitate cu legislația în vigoare, Calitatea relațiilor cu furnizorii, Eficiența procesului de rezolvare a conflictelor, Nivelul de inovare în procesul de achiziție, Gradul de utilizare a indicatorilor de risc în achiziție, Nivelul de respectare a termenelor de plată către furnizori, Calitatea gestionării contractelor, Eficiența procesului de monitorizare a performanței furnizorilor, Nivelul de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor de achiziție, Calitatea raportării către management, Nivelul de implicare în îmbunătățirea continuă a proceselor, Calitatea gestionării schimbărilor în procesul de achiziție, Nivelul de respectare a confidențialității informațiilor, Calitatea gestionării situațiilor de urgență în lanțul de aprovizionare, Nivelul de contribuție la dezvoltarea de noi strategii de achiziție.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de noi furnizori și soluții de achiziție, Abilitatea de a negocia condiții contractuale avantajoase, Capacitatea de a gestiona simultan multiple achiziții, Orientare către respectarea termenelor și bugetelor stabilite, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale cu furnizorii, Capacitatea de a analiza oferte și a selecta cea mai bună soluție, Abilitatea de a comunica eficient cu departamentele interne, Capacitatea de a rezolva probleme și conflicte legate de achiziții, Abilitatea de a lucra sub presiune și de a gestiona situații neprevăzute, Capacitatea de a lua decizii informate și de a asuma responsabilități, Abilitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi critici, Capacitatea de a demonstra integritate și etică profesională, Abilitatea de a gândi strategic și de a anticipa tendințele pieței, Capacitatea de a iniția îmbunătățiri ale proceselor de achiziție, Abilitatea de a demonstra flexibilitate și adaptabilitate la schimbări, Capacitatea de a lua inițiativa și de a propune soluții inovatoare, Abilitatea de a lucra independent și de a demonstra responsabilitate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu acces la internet, Software de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs), Software de calcul tabelar (Microsoft Excel, Google Sheets), Sistem de management al achizițiilor (ERP), Scanner de documente, Imprimantă, Telefon (fix sau mobil), Software de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams), Software de management al documentelor, Software de analiză a datelor, Software de gestionare a contractelor, Software de colaborare online (SharePoint, Google Drive), Dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 333103 - ADMINISTRATOR CUMPARARI