FIȘĂ DE POST SPECIALIST IN ACHIZITII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SPECIALIST IN ACHIZITII

1.2. Cod C.O.R.:332301

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de producție, financiar, juridic, tehnic, resurse umane, controlul calității și management pentru a identifica nevoile, gestiona contractele și asigura conformitatea. Externe: Colaborează cu furnizori, oferiți, consultanți, auditori, instituții publice și alte entități contractante pentru negocierea contractelor, monitorizarea performanței și respectarea reglementărilor legale.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Specialistul în achiziții este responsabil pentru efectuarea procesului de procurare a bunurilor, serviciilor și lucrărilor necesare activității instituției, respectând legislația în vigoare și principiile economiei. Activitatea presupune identificarea furnizorilor, negocierea prețurilor, redactarea și evaluarea ofertelor, urmărirea execuției contractelor și asigurarea conformității cu cerințele tehnice și legale. Scopul principal este optimizarea costurilor, asigurarea calității și eficienței procesului de achiziție, contribuind la buna funcționare a organizației."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

- Elaborarea și actualizarea planurilor de achiziții, ținând cont de cerințele tehnice și volumul de activitate.
- Identificarea și calificarea furnizorilor potențiali, efectuând studii de piață și analize comparative.
- Redactarea documentațiilor de licitație (invitații de oferte, cereri de oferte, specificații tehnice) conform legislației achizițiilor publice.
- Publicarea anunțurilor de licitație pe platformele electronice de achiziții publice (ex. SEAP).
- Recepționarea, înregistrarea și analiza ofertelor, verificând conformitatea cu cerințele din documentația de licitație.
- Evaluarea ofertelor, utilizând criterii de selecție și acordare de puncte stabilite în documentația de licitație.
- Negocierea prețurilor și a condițiilor contractuale cu potențialii contractori.
- Redactarea și semnarea contractelor de achiziție publică, asigurând respectarea clauzelor legale și a drepturilor ambelor părți.
- Monitorizarea execuției contractelor, verificând respectarea termenelor de livrare, a calității produselor/serviciilor și a obligațiilor contractuale.
- Gestionarea relației cu furnizorii, rezolvând problemele și asigurând o comunicare eficientă.
- Întocmirea și arhivarea documentelor justificative pentru achizițiile efectuate.
- Verificarea facturilor și a altor documente de plată, asigurând conformitatea cu contractele și cu legislația financiară.
- Participarea la ședințele comisiei de achiziții publice și oferirea de consultanță juridică și tehnică.
- Elaborarea de rapoarte privind activitatea de achiziții și prezentarea acestora conducerii.
- Asigurarea respectării prevederilor legale privind achizițiile publice, inclusiv a prevederilor privind etica și prevenirea corupției."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

- Studii universitare de licență, preferabil în domeniul economic (Administrație și Management, Economie, Drept, Relații Economice Internaționale).
- Studii postuniversitare (Master) în achiziții publice, managementul lanțului de aprovizionare sau domenii conexe, reprezintă un avantaj.
- Certificare profesională în domeniul achizițiilor publice (ex: Certified Professional Public Buyer - CPPB), conform standardelor recunoscute, constituie un atuu.
- Cunoștințe solide de legislație privind achizițiile publice (Legea 98/2019, HG 39/2023), precum și a altor reglementări relevante.
- Cunoștințe privind utilizarea platformelor electronice de achiziții publice (ex: SEAP, eLicitație).
- Cunoștințe de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Cunoștințe de limbi străine (engleză), nivel minim conversațional.
- Abilități de negociere, comunicare și relaționare.
- Capacitate de analiză și sinteză a informațiilor.
- Abilități de redactare a documentelor oficiale.
- Cunoștințe de contabilitate și finanțe, reprezintă un avantaj.
- Familiarizare cu principiile managementului calității (ISO 9001), reprezintă un avantaj.
- Cunoștințe privind utilizarea instrumentelor de e-procurement, reprezintă un avantaj.
- Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning), reprezintă un avantaj."

5.2. Experiență Profesională:

- Experiență minimă de 2 ani în domeniul achizițiilor publice, preferabil în instituții publice sau companii cu activitate de achiziții complexe.
- Experiență în redactarea și evaluarea documentațiilor de licitație, respectând prevederile legale.
- Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii, negocierea contractelor și monitorizarea execuției acestora.
- Experiență în utilizarea platformelor electronice de achiziții publice (ex: SEAP, eLicitație).
- Experiență în elaborarea de rapoarte privind activitatea de achiziții și prezentarea acestora conducerii.
- Experiență în utilizarea instrumentelor de e-procurement și a sistemelor ERP, reprezintă un avantaj.
- Experiență în domeniul specific al organizației (ex: IT, construcții, servicii medicale), reprezintă un avantaj.
- Experiență în gestionarea bugetului alocat achizițiilor și controlul cheltuielilor.
- Experiență în gestionarea reclamațiilor și a disputelor cu furnizorii.
- Experiență în auditarea proceselor de achiziții și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
- Experiență în elaborarea și implementarea de politici și proceduri interne privind achizițiile.
- Experiență în analiza riscurilor asociate procesului de achiziții și implementarea măsurilor de prevenire.
- Experiență în coordonarea de echipe de achiziții, reprezintă un avantaj.
- Experiență în pregătirea și susținerea de traininguri pentru personalul implicat în procesul de achiziții, reprezintă un avantaj."

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

- Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Utilizarea eficientă a platformelor electronice de achiziții publice (SEAP, eLicitație).
- Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) pentru gestionarea achizițiilor.
- Abilitatea de a utiliza instrumente de e-procurement pentru automatizarea proceselor de achiziții.
- Cunoștințe de utilizare a software-urilor de analiză a datelor (ex: Power BI, Tableau) pentru monitorizarea performanței achizițiilor.
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack) pentru comunicare și coordonare.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS) pentru arhivarea și gestionarea documentelor de achiziții.
- Abilitatea de a utiliza instrumente de căutare online și baze de date pentru identificarea furnizorilor și a ofertelor.
- Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (ex: Zoom, Google Meet) pentru întâlniri cu furnizorii.
- Utilizarea eficientă a sistemelor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana) pentru planificarea și urmărirea activităților de achiziții.
- Cunoștințe de utilizare a software-urilor de analiză a riscurilor (ex: Risk Register) pentru identificarea și evaluarea riscurilor asociate achizițiilor.
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de gestionare a contractelor (CLM) pentru urmărirea termenelor și obligațiilor contractuale.
- Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al calității (ISO 9001) pentru asigurarea conformității proceselor de achiziții.
- Abilitatea de a utiliza instrumente de traducere online pentru comunicarea cu furnizori internaționali.
- Cunoștințe de utilizare a software-urilor de gestionare a stocurilor pentru optimizarea nivelului stocurilor.
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de gestionare a bugetelor și a costurilor.
- Abilitatea de a utiliza instrumente de analiză a pieței și a tendințelor.
- Cunoștințe de utilizare a software-urilor de modelare a costurilor.
- Utilizarea eficientă a instrumentelor de automatizare a fluxurilor de lucru (RPA).
- Abilitatea de a utiliza instrumente de raportare și de vizualizare a datelor."

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

- Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală, pentru redactarea documentațiilor și negocierea cu furnizorii.
- Capacitate de negociere și persuasiune, pentru obținerea celor mai avantajoase oferte.
- Abilități de analiză și sinteză, pentru evaluarea ofertelor și identificarea riscurilor.
- Orientare către detalii și acuratețe, pentru asigurarea conformității cu prevederile legale.
- Capacitate de organizare și planificare, pentru gestionarea eficientă a procesului de achiziții.
- Abilități de rezolvare a problemelor, pentru depășirea obstacolelor și găsirea de soluții creative.
- Capacitate de lucru în echipă, pentru colaborarea eficientă cu alte departamente.
- Abilități de gestionare a timpului și prioritizare a sarcinilor, pentru respectarea termenelor limită.
- Adaptabilitate la schimbări și flexibilitate în abordare, pentru a răspunde cerințelor în evoluție.
- Abilități de luare a deciziilor, bazate pe informații relevante și analiza riscurilor.
- Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona situații de conflict.
- Abilități de prezentare și de a convinge, pentru a influența deciziile.
- Orientare către rezultate și performanță, pentru atingerea obiectivelor.
- Abilități de leadership și de motivare a echipei, dacă este cazul.
- Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
- Abilități de networking și de construire a relațiilor profesionale.
- Atenție sporită la etică și conformitate, respectând principiile transparenței și corectitudinii.
- Abilitatea de a gestiona confidențialitatea informațiilor sensibile.
- Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
- Abilitatea de a lucra independent și de a demonstra inițiativă."

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Software de achiziții electronice, Sistem de management al documentelor, Software de procesare a textului, Aplicații de foi de calcul, Software de prezentare, Aplicații de comunicare online (e-mail, videoconferință), Imprimantă, Scaner, Telemobil, Aplicații de gestionare a proiectelor, Software de analiză a datelor, Sistem de management al informațiilor, Aplicații de cartografiere geografică (GIS), Dispozitive de stocare externă (USB), Aplicații de securitate cibernetică, Aplicații de colaborare online, Software de contabilitate, Aplicații de gestionare a resurselor umane.".

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.