FIȘĂ DE POST SECRETAR ECONOMIC (STUDII MEDII)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR ECONOMIC (STUDII MEDII)

1.2. Cod C.O.R.:331307

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu contabilul-șef pentru pregătirea documentelor financiare, cu managerii departamentelor pentru colectarea datelor, cu personalul administrativ pentru gestionarea corespondenței și cu superiorul direct pentru raportare. Externe: Colaborează cu auditorii financiari pentru verificarea documentelor, cu bănci pentru efectuarea plăților și cu furnizorii pentru gestionarea facturilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul economic cu studii medii asigură suport administrativ și financiar pentru activitățile unității. Responsabilitățile includ gestionarea documentelor contabile primare, efectuarea de înregistrări, arhivarea documentelor, întocmirea de rapoarte simple și efectuarea de operațiuni bancare. De asemenea, oferă asistență în redactarea corespondenței, organizarea de întâlniri și gestionarea fluxului de informații. Este necesară o bună cunoaștere a programelor de operare și o atenție deosebită la detalii, precum și abilități de comunicare și relaționare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Înregistrarea facturilor în sistemul contabil, respectând principiile contabilității.
Clasificarea documentelor contabile primare (facturi, chitanțe, ordine de plată).
Introducerea datelor în aplicații software de contabilitate.
Arhivarea documentelor contabile conform reglementărilor legale.
Gestionarea fluxului de documente către departamentele interne.
Pregătirea documentelor pentru audituri interne și externe.
Efectuarea de plăți către furnizori și gestionarea conturilor.
Verificarea corectitudinii datelor în documentele contabile.
Întocmirea de rapoarte simple privind situația financiară.
Gestionarea corespondenței cu bănci și alte instituții financiare.
Pregătirea de documente pentru depuneri la fisc.
Asigurarea evidenței corecte a mijloacelor fixe și a stocurilor.
Urmărirea termenelor de plată și a obligațiilor fiscale.
Actualizarea constantă a informațiilor din registrele contabile.
Asistență în întocmirea declarațiilor statistice.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii corespunzătoare.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională – Secretar Economic (dacă este cazul).
Cunoștințe de operare a calculatorului (Microsoft Office – Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de contabilitate financiară și fiscală (nivel elementar).
Cunoașterea legislației contabile și fiscale aplicabile (nivel elementar).
Abilități de operare cu aplicații software specifice de contabilitate (avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a unui sistem ERP (Enterprise Resource Planning) (avantaj).
Cunoștințe de limba engleză (nivel minim – citire documentație tehnică) (avantaj).
Atestat de formare profesională în domeniul securității și sănătății în muncă (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni într-o funcție similară (contabilitate primară, secretariat economic).
Experiență în introducerea datelor în sisteme informatice de contabilitate.
Experiență în arhivarea și gestionarea documentelor contabile.
Experiență în lucrul cu aplicații Microsoft Office (Word, Excel).
Experiență în efectuarea de plăți și încasări.
Experiență în lucrul cu bănci și instituții financiare.
Experiență în pregătirea de rapoarte simple.
Experiență în gestionarea corespondenței.
Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) (avantaj).
Experiență în domeniul specific de activitate al companiei (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel utilizator avansat.
Microsoft Word – nivel utilizator avansat (redactare, formatare documente).
Microsoft Excel – nivel utilizator mediu (introducere date, formule simple, tabele).
Microsoft Outlook – nivel utilizator mediu (gestionare e-mail, calendar).
Cunoașterea și utilizarea eficientă a programelor de contabilitate (ex: SAGA, Smart, Optima).
Cunoștințe de operare a programelor de gestiune a documentelor (ex: WinIS).
Utilizarea eficientă a scanerelor și a echipamentelor de imprimare.
Cunoștințe de operare a programelor de arhivare electronică.
Utilizarea eficientă a internetului și a motoarelor de căutare pentru regăsirea informațiilor.
Cunoașterea și utilizarea eficientă a programelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (ex: copiatoare, imprimante, fax).
Utilizarea eficientă a sistemelor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de securitate a informațiilor și protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).
Utilizarea eficientă a sistemelor de control acces.
Cunoștințe de operare a programelor de criptare a datelor (avantaj).
Utilizarea eficientă a sistemelor de management al documentelor (DMS) (avantaj).
Cunoștințe de programare (ex: VBA) (avantaj).
Utilizarea eficientă a sistemelor de Business Intelligence (BI) (avantaj).
Cunoștințe de administrare a bazelor de date (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă (scrisă și verbală).
Organizare și planificare.
Atenție la detalii.
Capacitate de a respecta termene limită.
Adaptabilitate la schimbări.
Lucru în echipă.
Inițiativă și proactivitate.
Gândire analitică.
Rezolvare de probleme.
Gestionarea stresului.
Orientare către rezultate.
Abilitatea de a prioritiza sarcinile.
Discreție și confidențialitate.
Flexibilitate.
Capacitate de a învăța rapid.
Responsabilitate.
Etică profesională.
Abilitatea de a asculta activ.
Empatie.
Gestionarea conflictelor.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe zi, Respectarea termenelor limită pentru depunerea declarațiilor fiscale, Reducerea erorilor în introducerea datelor, Numărul de plăți efectuate fără erori, Timpul mediu de răspuns la solicitări, Gradul de satisfacție a clienților interni, Respectarea procedurilor interne, Numărul de rapoarte generate la timp, Nivelul de arhivare electronică realizat, Numărul de solicitări rezolvate fără escaladare, Gradul de utilizare a sistemelor informatice, Reducerea costurilor prin optimizarea proceselor, Nivelul de conformitate cu reglementările legale, Numărul de audituri trecute fără observații, Respectarea bugetului alocat, Nivelul de productivitate măsurat prin volumul de muncă finalizat, Numărul de traininguri/cursuri de specializare finalizate, Nivelul de implicare în proiecte de îmbunătățire a proceselor, Gradul de utilizare a indicatorilor de performanță.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne, Acuratețea datelor introduse, Calitatea documentelor generate, Respectarea confidențialității informațiilor, Capacitatea de a gestiona eficient volumul de muncă, Respectarea termenelor limită, Profesionalismul în interacțiunile cu clienții interni și externi, Capacitatea de a prioritiza sarcinile, Flexibilitatea în adaptarea la schimbări, Abilitatea de a lucra în echipă, Capacitatea de a rezolva probleme, Respectarea standardelor de calitate, Capacitatea de a învăța rapid, Abilitatea de a comunica clar și concis, Respectarea eticii profesionale, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Capacitatea de a lucra sub presiune, Capacitatea de a oferi suport colegilor, Capacitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire, Capacitatea de a menține un mediu de lucru ordonat.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Adaptabilitate la schimbări legislative și procedurale, Orientare către detalii și acuratețe în activități, Capacitatea de a respecta termene limită și priorități, Abilitatea de a lucra independent și în echipă, Comunicare eficientă (scrisă și verbală), Profesionalism în interacțiunea cu clienții interni și externi, Capacitatea de a gestiona situații de stres, Flexibilitate în adaptarea la cerințe diverse, Abilitatea de a învăța rapid și de a aplica cunoștințe noi, Responsabilitate și atenție la detalii, Capacitatea de a organiza și prioritiza sarcinile, Abilitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire a proceselor, Capacitatea de a menține confidențialitatea informațiilor, Abilitatea de a lucra sub presiune, Capacitatea de a oferi suport colegilor, Capacitatea de a gestiona conflicte, Abilitatea de a lua decizii, Capacitatea de a lucra cu sisteme informatice, Abilitatea de a se adapta la schimbări tehnologice.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, Imprimantă, Scaner, Telemobil, Aparat de fax, Telefon, Arhivator, Copiator, Software de contabilitate, Software de procesare text, Software de foi de calcul, Software de gestionare a documentelor, Software de e-mail, Sistem de arhivare electronică, Unități de stocare externe, Aparatură de protecție a datelor (UPS), Scaner de coduri de bare, Sistem de videoconferință, Software de criptare a datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 331307 - SECRETAR ECONOMIC (STUDII MEDII)