FIȘĂ DE POST ASISTENT DIRECTOR/ RESPONSABIL DE FUNCTIUNE (STUDII SUPERIOARE)

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ASISTENT DIRECTOR/ RESPONSABIL DE FUNCTIUNE (STUDII SUPERIOARE)

1.2. Cod C.O.R.:243217

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii departamentelor, consilierii juridici, specialiștii în resurse umane, contabilii, departamentul de marketing și comunicare, pentru a asigura alinierea strategică și operațională. Externe: Colaborează cu furnizori, parteneri de afaceri, clienți importanți, consultanți externi și alte entități relevante, sub coordonarea directorului, pentru a facilita relații profesionale și a optimiza procesele.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Asistentul Director/Responsabil de Funcțiune, având studii superioare, asigură suport managerial pentru director, coordonează activități administrative și funcționale, monitorizează derularea proiectelor și respectarea termenelor. Responsabilitățile includ pregătirea de documente, raportare, gestionarea corespondenței, organizarea de întâlniri și evenimente, precum și suport în procesul decizional. Persoana desemnată va contribui la eficientizarea fluxurilor de lucru și la buna funcționare a unității, respectând cu strictețe confidențialitatea informațiilor și procedurile interne."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Asigură suport managerial directorului, coordonând activități administrative și funcționale.
Monitorizează derularea proiectelor, respectând termenele și bugetele alocate.
Pregătește și analizează documente justificative, rapoarte de progres și prezentări pentru conducere.
Gestionează agenda directorului, programând întâlniri, conferințe și deplasări.
Organizează și coordonează ședințe, pregătind documentația necesară și redactând procesele-verbale.
Asigură fluxul informațional între director și departamentele din cadrul organizației.
Monitorizează corespondența oficială, prioritizând și gestionând răspunsurile.
Participă la elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor interne.
Asigură suport în procesul decizional, analizând date și oferind recomandări.
Gestionează documentele confidențiale, respectând reglementările legale și interne.
Coordonarea activităților de comunicare internă și externă, în colaborare cu departamentul de relații publice.
Pregătirea de documente pentru audituri interne și externe, asigurând conformitatea cu standardele.
Gestionarea bazelor de date și a arhivei electronice, asigurând accesul securizat și organizat la informații.
Monitorizarea indicatorilor de performanță și elaborarea de rapoarte privind eficiența activităților.
Participă la negocieri și întâlniri cu parteneri externi, reprezentând organizația în conformitate cu directivele primite."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare, preferabil în domeniul științelor administrative, economice, juridice sau ingineresc.
Absolvirea unor cursuri de specializare în management, leadership, comunicare eficientă sau negociere constituie un avantaj.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de limba engleză, atât scris cât și vorbit.
Certificări în domeniul managementului de proiect (ex: PMP, PRINCE2) pot constitui un avantaj.
Experiență profesională relevantă în roluri de suport managerial sau administrative, de preferință în poziții cu responsabilități similare.
Cunoștințe de contabilitate și finanțe de bază, pentru a putea interpreta și analiza rapoartele financiare.
Abilități de analiză critică și de sinteză a informațiilor, pentru a putea lua decizii informate.
Cunoștințe privind legislația relevantă pentru domeniul de activitate al organizației.
Abilități de comunicare scrisă și orală excelente, pentru a putea redacta documente oficiale și a prezenta informații.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Certificare în domeniul securității informațiilor (ex: CISSP, CISM) poate fi un avantaj, în funcție de specificul postului.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Experiență în utilizarea instrumentelor de business intelligence (BI) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 3 ani de experiență în roluri de suport managerial, preferabil în poziții cu responsabilități similare.
Experiență în gestionarea agendei și a programului directorului, inclusiv organizarea de întâlniri și deplasări.
Experiență în redactarea și pregătirea de documente oficiale, rapoarte și prezentări.
Experiență în monitorizarea proiectelor și respectarea termenelor limită.
Experiență în gestionarea corespondenței și a fluxului de informații.
Experiență în utilizarea eficientă a pachetului Microsoft Office, inclusiv Excel pentru analiza datelor.
Experiență în interacțiunea cu persoane din diverse departamente și niveluri ierarhice.
Experiență în coordonarea ședințelor și redactarea proceselor-verbale.
Experiență în gestionarea documentelor confidențiale și respectarea procedurilor interne.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS) constituie un avantaj.
Experiență în domeniul managementului de proiect, inclusiv utilizarea metodologiilor agile, poate fi un avantaj.
Experiență în utilizarea instrumentelor de business intelligence (BI) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
Experiență în gestionarea bugetelor și monitorizarea cheltuielilor, dacă este relevant pentru specificul postului.
Experiență în mediul internațional, dacă postul implică interacțiuni cu parteneri din alte țări.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe aprofundate de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Utilizare eficientă a platformelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) – SAP, Oracle, etc. (dacă este relevant pentru specificul organizației).
Utilizare a instrumentelor de business intelligence (BI) – Power BI, Tableau, QlikView – pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
Cunoștințe de utilizare a CRM (Customer Relationship Management) – Salesforce, Microsoft Dynamics – pentru gestionarea relațiilor cu clienții (dacă este relevant).
Utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor – Microsoft Project, Asana, Jira – pentru planificare, urmărire și raportare (dacă este relevant).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de editare a prezentărilor – Adobe Acrobat, Keynote.
Utilizare a instrumentelor de videoconferință – Zoom, Skype, Webex.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare electronică.
Utilizare a software-ului de criptare și securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-mail marketing (dacă este relevant).
Utilizare a instrumentelor de analiză web (Google Analytics) (dacă este relevant).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de contabilitate (dacă este relevant).
Utilizare a instrumentelor de gestionare a calendarelor și a programărilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor.
Utilizare a instrumentelor de automatizare a sarcinilor (ex: Power Automate).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de social media (dacă este relevant).
Utilizare a instrumentelor de traducere automată (dacă este relevant).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de securitate cibernetică.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare excelentă, atât scrisă, cât și orală.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și prioritățile.
Abilități de organizare și planificare riguroasă.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor în situații complexe.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către client și capacitate de a construi relații profesionale.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații de presiune.
Abilități de leadership și motivare a echipei (dacă este relevant).
Gândire analitică și atenție la detalii.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilități de delegare și coordonare a sarcinilor.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Abilități de ascultare activă și de a interpreta corect mesajele.
Abilități de prezentare și de a transmite informații clar și concis.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii și proceduri.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, telefon mobil/fix, imprimantă/scanner/copiator, software de procesare text (Microsoft Word/LibreOffice Writer), software de calcul tabelar (Microsoft Excel/LibreOffice Calc), software de prezentare (Microsoft PowerPoint/LibreOffice Impress), software de gestionare a proiectelor, sistem de management al documentelor, sistem de management al informațiilor, software CRM, platforme de videoconferință, software de e-mail, server de fișiere, echipamente de arhivare, echipamente de protecție a datelor, sistem de control acces, echipamente de securitate cibernetică, software de criptare, echipamente de backup, echipamente de recuperare a datelor, software de monitorizare a rețelei..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.