FIȘĂ DE POST ORGANIZATOR RELATII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ORGANIZATOR RELATII

1.2. Cod C.O.R.:243209

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de marketing, vânzări, comunicare, financiar și juridic pentru alinierea strategiilor și asigurarea resurselor necesare. Lucrează cu echipa de PR pentru diseminarea informațiilor și gestionarea imaginii. Externe: Colaborează cu agenții de PR, agenții de evenimente, furnizori de servicii (catering, transport, securitate), parteneri media, sponsorizatori, influenceri și alte entități relevante pentru succesul evenimentelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Organizația caută un Organizator Relații responsabil de cultivarea și menținerea relațiilor cu parteneri, donatori și beneficiari. Rolul implică coordonarea evenimentelor, gestionarea corespondenței, redactarea de rapoarte și prezentări, precum și asigurarea unei comunicări eficiente și transparente. Candidatul ideal va avea excelente abilități de comunicare, organizare și relaționare, precum și capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă, pentru a susține misiunea organizației și a atinge obiectivele stabilite.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea și dezvoltarea portofoliului de relații cu parteneri strategici, sponsori, donatori și beneficiari.
Coordonarea și implementarea strategiilor de comunicare pentru a consolida imaginea organizației și a promova proiectele.
Organizarea și coordonarea evenimentelor (conferințe, seminarii, gale, vizite de lucru) – de la concept la execuție, inclusiv aspecte logistice, de promovare și de raportare.
Redactarea și diseminarea de materiale de comunicare (newslettere, comunicate de presă, rapoarte de activitate, prezentări) adaptate publicului țintă.
Monitorizarea și analiza feedback-ului primit de la parteneri și beneficiari, identificarea oportunităților de îmbunătățire a relațiilor.
Gestionarea bazei de date cu contacte, asigurarea acurateței și actualității informațiilor.
Pregătirea de documente justificative pentru granturi și sponsorizări, asigurarea conformității cu cerințele legale.
Reprezentarea organizației în întâlniri, negocieri și evenimente publice.
Dezvoltarea și menținerea relațiilor cu mass-media, facilitarea accesului la informații despre activitățile organizației.
Gestionarea corespondenței (e-mail, poștă) și a fluxului de informații către și dinspre parteneri.
Elaborarea de rapoarte periodice privind stadiul relațiilor cu partenerii și impactul activităților de relații publice.
Identificarea și evaluarea potențialilor parteneri și oportunități de colaborare.
Asigurarea suportului administrativ pentru echipa de management în ceea ce privește activitățile de relații.
Gestionarea bugetului alocat activităților de relații, monitorizarea cheltuielilor și optimizarea resurselor.
Participarea la elaborarea și implementarea strategiilor de dezvoltare a organizației, cu accent pe aspectele legate de relații.”

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență în științe comunicare, relații publice, marketing, științe sociale sau domenii conexe.
Avantaj: Studii postuniversitare (masterat) în domeniile menționate.
Cunoștințe solide de marketing, branding, relații publice și comunicare strategică.
Experiență demonstrabilă în gestionarea relațiilor cu parteneri, sponsori, donatori și beneficiari.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de limba engleză – nivel avansat (certificat de competență lingvistică – constituie un avantaj).
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, inclusiv prezentare publică.
Abilități de negociere și persuasiune.
Cunoștințe de drept comercial și contracte – constituie un avantaj.
Certificări în domeniul relațiilor publice sau marketing digital – constituie un avantaj.
Experiență în redactarea de conținut pentru diverse platforme (website, social media, newslettere).
Cunoștințe de SEO și content marketing – constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea proiectelor și respectarea termenelor limită.
Abilități de analiză și interpretare a datelor, cu scopul de a optimiza strategiile de relații.”

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 3 ani în domeniul relațiilor publice, comunicare, marketing sau relații cu publicul.
Experiență în gestionarea și dezvoltarea portofoliului de parteneri și sponsori – constituie un avantaj.
Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente (conferințe, seminarii, gale) – de la concept la execuție.
Experiență în redactarea de comunicate de presă, rapoarte de activitate și alte materiale de comunicare.
Experiență în gestionarea relațiilor cu mass-media și reprezentarea organizației în fața publicului.
Experiență în utilizarea platformelor CRM pentru gestionarea contactelor și a relațiilor.
Experiență în realizarea de analize de eficiență a campaniilor de comunicare și raportarea rezultatelor.
Experiență în negocierea de contracte de sponsorizare și parteneriat – constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea bugetelor și monitorizarea cheltuielilor legate de activitățile de relații publice.
Experiență în lucrul cu echipe multidisciplinare și în raportarea către management.
Experiență în utilizarea instrumentelor de social media management și monitorizarea sentimentelor publicului.
Experiență în realizarea de studii de piață și analize competitive – constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea crizelor de imagine și implementarea strategiilor de comunicare de urgență – constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea proiectelor și respectarea termenelor limită – esențială.
Experiență în lucrul cu baze de date și instrumente de raportare – constituie un avantaj.”

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel avansat (Windows, macOS).
Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – nivel expert.
Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Gmail) – nivel avansat.
Platforme CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho CRM) – cunoștințe minime.
Software de gestionare a evenimentelor (Eventbrite, Cvent) – cunoștințe minime.
Software de social media management (Hootsuite, Buffer) – cunoștințe minime.
Software de editare foto/video (Adobe Photoshop, Adobe Premiere) – cunoștințe minime.
Platforme de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) – utilizare fluentă.
CMS (Content Management System) – WordPress, Drupal – cunoștințe minime.
SEO (Search Engine Optimization) tools – Google Analytics, Google Search Console – cunoștințe minime.
Instrumente de email marketing (Mailchimp, Constant Contact) – cunoștințe minime.
Baze de date – SQL – cunoștințe minime.
Instrumente de analiză a datelor – Excel, Google Sheets – nivel avansat.
Platforme de colaborare online (Slack, Microsoft Teams) – utilizare fluentă.
Instrumente de prezentare online (Prezi, Canva) – cunoștințe minime.
Software de creare de infografice (Piktochart, Visme) – cunoștințe minime.
Instrumente de monitorizare a reputației online – Google Alerts, Mention – cunoștințe minime.
Platforme de automatizare a marketingului – cunoștințe minime.
Software de creare de sondaje (SurveyMonkey, Google Forms) – cunoștințe minime.
Instrumente de analiză a sentimentelor pe social media – cunoștințe minime.”

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare excelentă (scrisă și verbală).
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către rezultate și atingerea obiectivelor.
Capacitate de a lucra sub presiune și în contexte de criză.
Abilități de organizare și planificare strategică.
Gândire analitică și capacitate de rezolvare a problemelor.
Adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor.
Lucru în echipă și colaborare eficientă.
Inițiativă și proactivitate.
Creativitate și inovație.
Abilități de leadership și influență.
Gestionarea timpului și prioritizare eficientă a sarcinilor.
Inteligență emoțională și empatie.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.
Capacitate de a gestiona conflicte și a găsi soluții constructive.
Abilități de prezentare și public speaking.
Orientare către client și satisfacerea nevoilor acestuia.
Capacitate de a lucra cu diverse tipuri de personalități.
Abilitatea de a gestiona multiple proiecte simultan.
Gândire strategică și viziune pe termen lung.”

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de evenimente organizate cu succes, Gradul de satisfacție al participanților la evenimente (scor NPS), Valoarea totală a sponsorizărilor atrase, Numărul de parteneri activi, Acoperirea media generată (număr de apariții, impresii), Creșterea notorietății brandului (scor de recunoaștere), Numărul de lead-uri generate prin evenimente, Rata de conversie a lead-urilor în clienți, Numărul de postări pe social media și rata de engagement, Traficul generat pe website prin evenimente, Numărul de abonați la newsletter, Gradul de implicare al angajaților în activitățile de relații publice, Numărul de articole publicate în presa specializată, Valoarea contractelor încheiate cu parteneri, Numărul de recomandări primite de la parteneri, Rata de retenție a partenerilor, Costul mediu per participant la eveniment, ROI (Return on Investment) al evenimentelor, Numărul de colaborări cu influenceri, Impactul evenimentelor asupra vânzărilor.”
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării cu partenerii, Eficiența gestionării situațiilor de criză, Coerența mesajelor transmise publicului, Relevanța temelor abordate în evenimente, Impactul emoțional al evenimentelor asupra participanților, Profesionalismul echipei de organizare, Adaptabilitatea la schimbările de pe piață, Creativitatea în găsirea de soluții inovatoare, Gradul de satisfacție al sponsorilor, Calitatea materialelor promoționale, Eficiența logisticii evenimentelor, Respectarea bugetului alocat, Gradul de implicare a angajaților în proiecte, Coerența strategiei de relații publice cu obiectivele companiei, Calitatea relațiilor construite cu presa, Gradul de aliniere a evenimentelor cu valorile brandului, Impactul evenimentelor asupra imaginii companiei, Calitatea feedback-ului colectat de la participanți, Gradul de inovare al abordărilor de comunicare, Calitatea raportării rezultatelor evenimentelor.”
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea de noi oportunități de colaborare, Abilitatea de a construi și menține relații profesionale, Capacitatea de a negocia și obține sponsorizări, Flexibilitate în adaptarea la schimbările de program, Orientare către rezultate și atingerea obiectivelor, Abilitatea de a lucra în echipă și de a coordona proiecte, Capacitatea de a gestiona situații de criză și de a găsi soluții rapide, Abilitatea de a comunica eficient, atât verbal, cât și în scris, Orientare către detalii și atenție la acuratețe, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită, Capacitatea de a lua inițiativă și de a propune soluții inovatoare, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, Capacitatea de a lucra sub presiune și de a gestiona stresul, Abilitatea de a influența și de a convinge, Orientare către satisfacția clienților și a partenerilor, Abilitatea de a construi și de a menține o rețea de contacte profesionale.”

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator (laptop sau desktop), Smartphone, Software de gestionare a evenimentelor, Software de CRM (Customer Relationship Management), Software de editare a documentelor (Microsoft Office, Google Workspace), Aplicații de comunicare instantanee (Slack, Microsoft Teams), Aplicații de videoconferință (Zoom, Google Meet), Cameră foto/video, Microfon, Sisteme de sonorizare, Proiectoare, Ecrane, Software de design grafic (Adobe Creative Suite, Canva), Software de analiză a datelor (Google Analytics, Excel), Software de gestionare a rețelelor sociale, Dispozitive de stocare a datelor (hard disk extern, USB), Imprimantă, Scaner, Aparatură de prezentare (flipchart, whiteboard)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 243209 - ORGANIZATOR RELATII