FIȘĂ DE POST REFERENT DE SPECIALITATE IN ADMINISTRATIA PUBLICA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:REFERENT DE SPECIALITATE IN ADMINISTRATIA PUBLICA

1.2. Cod C.O.R.:242204

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șeful direct, alți referenți de specialitate, personalul din departamentele juridic, financiar, resurse umane și tehnic pentru asigurarea fluxului informațional și respectarea procedurilor. Externe: Colaborează cu alte instituții publice, furnizori de servicii, cetățeni și alte persoane juridice pentru obținerea de informații, documente sau servicii necesare activității.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Referentul de specialitate în administrația publică asigură suport metodologic și informativ pentru activitățile specifice ale compartimentelor din cadrul instituției. Principalele atribuții constau în colectarea, verificarea, analiza și sintetizarea informațiilor, elaborarea de proiecte de documente, monitorizarea și raportarea stadiului derulării acestora, precum și efectuarea de studii și investigații în domeniul de activitate. De asemenea, referentul de specialitate răspunde de gestionarea eficientă a arhivei serviciului și de asigurarea respectării procedurilor interne și a legislației în vigoare.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea și actualizarea fluxurilor de lucru specifice activităților din domeniul de competență.
Colectarea, verificarea, centralizarea și analiza datelor și informațiilor din diverse surse, în vederea fundamentării propunerilor și a rapoartelor.
Întocmirea de proiecte de acte administrative, contracte, studii, rapoarte, note justificative și alte documente specifice activității.
Monitorizarea și urmărirea implementării actelor normative și a deciziilor interne, raportând periodic asupra stadiul derulării.
Gestionarea și arhivarea documentelor, conform reglementărilor legale și a procedurilor interne, asigurând accesibilitatea și securitatea acestora.
Asigurarea suportului metodologic și informativ pentru personalul din cadrul instituției, oferind consultanță și clarificări privind aspectele legislative și procedurale.
Participarea la elaborarea și implementarea politicilor publice din domeniul de activitate, propunând măsuri și soluții pentru îmbunătățirea eficienței.
Realizarea de studii de fezabilitate și analize de impact pentru proiectele propuse, evaluând riscurile și beneficiile asociate.
Participarea la întocmirea de răspunsuri la solicitările primite din partea cetățenilor, a altor instituții publice sau a mass-media.
Organizarea și participarea la întâlniri, conferințe, seminarii și alte evenimente specifice domeniului de activitate.
Întocmirea de rapoarte de bilanț și de performanță, evidențiind realizările și identificând punctele slabe.
Actualizarea și gestionarea bazelor de date și a registrelor specifice activității.
Asigurarea legăturii între departamentele interne și externe, facilitând comunicarea și colaborarea.
Verificarea legalității și a corectitudinii documentelor înainte de aprobare sau de emitere.
Participarea la elaborarea de proceduri operaționale standard și la îmbunătățirea proceselor interne.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, absolvite cu diplomă, în științe administrative, științe juridice, economice sau echivalente.
Studii postuniversitare de specializare în domeniul administrației publice, constituționale, juridice sau economice, reprezintă un avantaj.
Certificări în domeniul gestionării documentelor, arhivării electronice sau al securității informațiilor, constituie un atuu.
Cunoașterea limbii române, scris și vorbit, la un nivel superior.
Cunoașterea limbii engleze sau a altei limbi străine, la un nivel minim de conversație, reprezintă un avantaj.
Cunoștințe solide de operare pe calculator, inclusiv utilizarea pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) și a aplicațiilor specifice domeniului de activitate.
Cunoașterea cadrului legislativ și a reglementărilor specifice domeniului administrației publice.
Abilități de comunicare, negociere și relaționare interumană.
Abilități de analiză, sinteză și interpretare a informațiilor.
Capacitate de organizare, planificare și prioritizare a activităților.
Responsabilitate, meticulozitate și atenție la detalii.
Spirit de echipă și capacitate de a lucra în condiții de stres.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minimum 3 ani în domeniul administrației publice, constituie un avantaj.
Experiență în gestionarea documentelor, arhivarea și evidența documentelor, reprezintă un atuu.
Experiență în redactarea de proiecte de acte administrative, rapoarte, studii și alte documente specifice, este necesară.
Experiență în utilizarea de sisteme informatice de gestionare a documentelor (SIGD) și a registrelor electronice, este preferabilă.
Experiență în realizarea de studii de fezabilitate și analize de impact, constituie un avantaj.
Experiență în elaborarea de proceduri operaționale standard și în îmbunătățirea proceselor interne, este apreciată.
Experiență în interacțiunea cu alte instituții publice și cu publicul, reprezintă un plus.
Cunoașterea fluxurilor de lucru specifice administrației publice și a procedurilor de lucru, este esențială.
Experiență în colectarea, verificarea și analiza datelor, este necesară.
Experiență în monitorizarea și urmărirea implementării actelor normative, este un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel avansat (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de operare Windows.
Cunoașterea și utilizarea aplicațiilor de gestionare a bazelor de date (ex: Microsoft Access).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de gestionare a documentelor (SIGD).
Utilizarea aplicațiilor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Workspace).
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoașterea principiilor de securitate a informațiilor și aplicarea lor în activitatea de zi cu zi.
Utilizarea aplicațiilor de criptare și protecție a datelor.
Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python) reprezintă un avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de analiză de date (ex: Power BI, Tableau) reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al conținutului (CMS).
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare pentru identificarea informațiilor relevante.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de traducere automată.
Utilizarea aplicațiilor de editare foto și video reprezintă un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de creare a graficelor și diagramelor.
Utilizarea aplicațiilor de gestiune a proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât scrisă, cât și orală.
Abilități de ascultare activă și empatie.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Adaptabilitate la schimbări și rezolvarea problemelor în situații neprevăzute.
Gândire analitică și atenție la detalii.
Inițiativă și proactivitate în identificarea soluțiilor.
Abilități de organizare și planificare.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Capacitate de a respecta termene limită și de a lucra sub presiune.
Abilități de a construi și menține relații profesionale.
Flexibilitate și deschidere către noi idei.
Responsabilitate și etică profesională.
Abilități de a oferi și primi feedback constructiv.
Capacitate de a lua decizii în mod independent și responsabil.
Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Orientare către rezultate și îmbunătățire continuă.
Abilități de a influența pozitiv asupra celor din jur.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, arhivă electronică, sistem de management al documentelor, aplicații de procesare text, foi de calcul, prezentări, baze de date, internet, e-mail, intranet, sistem de management al documentelor, echipamente de arhivare (rafturi, cutii de arhivare), echipamente de protecție a datelor (antivirus, firewall)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.