FIȘĂ DE POST EXPERT ACHIZITII PUBLICE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:EXPERT ACHIZITII PUBLICE

1.2. Cod C.O.R.:242116

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General, Directorul Financiar, Juristul, Directorul de Producție/Servicii, Contabilul Șef, pentru asigurarea conformității procedurilor de achiziție cu politicile interne și reglementările legale. Externe: Colaborează cu Furnizorii, Autoritățile de Control (ANRMAP, CNCD), Organisme de Audit, Reprezentanți ai Instituțiilor Financiare, pentru negocierea contractelor, monitorizarea performanței și asigurarea respectării legislației în vigoare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Expertul în achiziții publice este responsabil cu planificarea, organizarea și desfășurarea procedurilor de achiziție publică, respectând legislația în vigoare și asigurând eficiența utilizării fondurilor publice. Activitatea sa include elaborarea documentațiilor de licitație, analiza ofertelor, negocierea contractelor și monitorizarea execuției acestora. De asemenea, oferă consultanță juridică și tehnică privind achizițiile publice, contribuind la optimizarea proceselor și la prevenirea eventualelor litigii. Scopul principal este de a asigura transparența, competitivitatea și economicitatea achizițiilor publice."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea planurilor de achiziuni, în concordanță cu nevoile instituției și cu prevederile legislative.
Realizarea studiilor de fezabilitate pentru achizițiile publice, evaluând opțiunile și riscurile asociate.
Întocmirea documentațiilor de licitație, incluzând caiete de sarcini, specificații tehnice și criterii de atribuire.
Publicarea anunțurilor de participare și a altor documente necesare în Sistemul Electronic de Achiziții Publice (SEAP).
Gestionarea procedurilor de achiziție, de la lansare până la atribuire, respectând termenele și cerințele legale.
Analiza ofertelor primite, verificând conformitatea cu cerințele din documentația de licitație.
Organizarea și conducerea ședințelor de ofertă și a altor întâlniri legate de procedurile de achiziție.
Negocierea termenilor și condițiilor contractelor de achiziție publică, în conformitate cu legislația.
Monitorizarea execuției contractelor de achiziție publică, verificând respectarea obligațiilor contractuale.
Gestionarea reclamațiilor și a contestațiilor referitoare la procedurile de achiziție publică.
Întocmirea rapoartelor privind activitatea de achiziții publice, evidențiind indicatorii de performanță.
Actualizarea continuă a cunoștințelor privind legislația în domeniul achizițiilor publice și a jurisprudenței aferente.
Oferirea de consultanță juridică și tehnică privind achizițiile publice, atât pentru personalul intern, cât și pentru terți.
Participarea la elaborarea și revizuirea procedurilor interne privind achizițiile publice.
Gestionarea bazei de date cu furnizori și contractori, asigurând acuratețea și actualitatea informațiilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Absolvirea studiilor universitare de licență, cu diplomă de bacalaureat, în științe economice, științe juridice, administrație publică sau într-un domeniu conex.
Avantaj: Absolvirea studiilor universitare de masterat în domenii precum achiziții publice, managementul proiectelor, drept comercial sau științe juridice.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul achizițiilor publice, conform legislației în vigoare (ex: curs autorizat ANRMAP).
Cunoașterea profundă a legislației române și europene în domeniul achizițiilor publice (O.U.G. nr. 34/2006, cu modificările ulterioare, Directiva 2014/24/UE).
Cunoașterea cadrului juridic privind contractele de achiziție publică și a procedurilor de soluționare a disputelor.
Cunoașterea principiilor managementului proiectelor și a tehnicilor de negociere.
Cunoașterea regulilor de funcționare a Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP).
Certificare profesională în domeniul achizițiilor publice, emisă de o organizație recunoscută (opțional).
Cunoașterea limbii engleze, nivel minim B2 (avantaj pentru interpretarea documentelor europene).
Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a instrumentelor informatice (ex: Microsoft Office Suite).
Atestat de formare profesională în domeniul securității și sănătății în muncă (opțional).
Certificat de absolvire a unui curs de formare în domeniul managementului riscului (opțional).
Certificat de competență în domeniul managementului contractelor (opțional).
Atestat de formare în domeniul protecției datelor cu caracter personal (GDPR) (opțional).
Certificat de formare în domeniul managementului financiar public (opțional).

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 3 ani de experiență profesională în domeniul achizițiilor publice, în poziții similare.
Experiență în întocmirea și gestionarea documentațiilor de licitație, de la elaborare până la atribuire.
Experiență în utilizarea Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP), inclusiv înregistrarea anunțurilor, depunerea ofertelor și gestionarea procedurilor.
Experiență în analiza ofertelor, verificarea conformității și evaluarea criteriilor de atribuire.
Experiență în negocierea contractelor de achiziție publică și în monitorizarea execuției acestora.
Experiență în gestionarea reclamațiilor și a contestațiilor referitoare la procedurile de achiziție publică.
Experiență în elaborarea de rapoarte privind activitatea de achiziții publice, evidențiind indicatorii de performanță.
Experiență în interpretarea și aplicarea legislației române și europene în domeniul achizițiilor publice.
Experiență în gestionarea bazei de date cu furnizori și contractori, asigurând acuratețea și actualitatea informațiilor.
Experiență în colaborarea cu alte departamente din cadrul organizației pentru a asigura conformitatea procedurilor de achiziție.
Experiență în utilizarea instrumentelor informatice specifice domeniului achizițiilor publice (ex: software de management al contractelor).
Experiență în gestionarea proiectelor de achiziție publică, respectând termenele și bugetele stabilite.
Experiență în auditarea procedurilor de achiziție publică pentru a asigura conformitatea cu reglementările.
Experiență în coordonarea echipelor de lucru implicate în procesul de achiziție publică.
Experiență în trainingul personalului nou angajat în domeniul achizițiilor publice.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoașterea avansată a legislației naționale și europene în materia achizițiilor publice (O.U.G. nr. 34/2006, cu modificările și completările ulterioare, Directiva 2014/24/UE).
Utilizarea fluentă a Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP), inclusiv gestionarea anunțurilor, depunerea ofertelor și comunicarea cu potențialii contractori.
Cunoștințe solide de utilizare a Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) pentru elaborarea documentelor, analiza datelor și prezentări.
Utilizarea eficientă a software-urilor de management al contractelor (ex: SAP Ariba, Oracle Procurement) pentru urmărirea stadiului contractelor și gestionarea documentelor.
Cunoașterea principiilor și tehnicilor de negociere pentru obținerea celor mai avantajoase oferte.
Abilități de analiză și interpretare a datelor financiare și tehnice din ofertele de preț.
Cunoașterea procedurilor de audit intern și extern în domeniul achizițiilor publice.
Utilizarea instrumentelor de raportare și analiză a datelor pentru monitorizarea performanței contractelor.
Cunoașterea principiilor managementului riscului în domeniul achizițiilor publice.
Abilitatea de a utiliza instrumente de comunicare online (ex: e-mail, videoconferință) pentru colaborarea cu furnizorii și colegii.
Cunoașterea principiilor securității informațiilor în contextul achizițiilor publice.
Utilizarea eficientă a bazelor de date pentru gestionarea informațiilor despre furnizori și contracte.
Cunoașterea principiilor managementului proiectelor pentru coordonarea achizițiilor complexe.
Utilizarea instrumentelor de analiză SWOT pentru evaluarea riscurilor și oportunităților în procesul de achiziție.
Cunoașterea principiilor GDPR și a modului de aplicare a acestora în procesul de achiziție.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de business intelligence (BI) pentru generarea de rapoarte personalizate.
Cunoașterea principiilor de sustenabilitate și a modului de integrare a acestora în procesul de achiziție.
Utilizarea instrumentelor de simulare și modelare pentru optimizarea costurilor de achiziție.
Cunoașterea principiilor de e-guvernare și a modului de utilizare a serviciilor online pentru achiziții publice.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de comunicare eficientă, atât verbală, cât și scrisă, pentru a interacționa cu furnizorii, colegii și conducerea.
Capacitatea de a negocia și de a obține rezultate avantajoase pentru organizație.
Orientare către rezultate și capacitatea de a respecta termene limită.
Gândire analitică și capacitatea de a interpreta date complexe.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Capacitatea de a lua decizii în mod responsabil și de a-și asuma consecințele.
Abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Orientare către detalii și acuratețe în muncă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații dificile.
Spirit de inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii și reglementări.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Capacitatea de a influența și de a motiva echipa.
Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Gândire strategică și capacitatea de a anticipa tendințele pieței.
Abilitatea de a gestiona așteptările părților interesate.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de contracte încheiate în conformitate cu legislația în vigoare, Valoarea totală a contractelor gestionate, Numărul de contestații depuse și rezolvate favorabil, Gradul de respectare a termenelor limită în procesul de achiziție, Nivelul de satisfacție al părților interesate (furnizori, beneficiari), Reducerea costurilor de achiziție față de bugetul inițial, Numărul de audituri interne/externe fără abateri semnificative, Numărul de oferte analizate și evaluate în conformitate cu criteriile stabilite, Timpul mediu de răspuns la solicitările de clarificări din partea furnizorilor, Procentul de contracte încheiate în termenul planificat, Numărul de depășiri ale bugetului alocate pentru achiziții, Procentul de contracte încheiate cu întreprinderi mici și mijlocii, Numărul de contracte atribuite pe baza criteriului de cea mai bună ofertă din punct de vedere economic, Numărul de contracte atribuite pe baza criteriului de cea mai bună ofertă tehnică, Procentul de contracte încheiate cu furnizori locali, Numărul de contracte atribuite pe baza criteriului de raport calitate-preț, Numărul de contracte atribuite pe baza criteriului de sustenabilitate, Numărul de contracte atribuite pe baza criteriului de inovație, Gradul de conformitate cu politica de achiziții a organizației.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea cadrului legal și a procedurilor interne, Eficiența procesului de evaluare a ofertelor, Calitatea documentației de achiziție, Transparența procesului de selecție a furnizorilor, Obiectivitatea în luarea deciziilor, Capacitatea de negociere cu furnizorii, Abilitatea de a gestiona riscurile asociate contractelor, Calitatea comunicării cu părțile interesate, Profesionalismul în relațiile cu furnizorii, Adaptabilitatea la schimbările legislative și jurisprudențiale, Capacitatea de a identifica și implementa soluții inovatoare, Eficiența în rezolvarea conflictelor, Respectarea termenelor limită, Calitatea documentării contractuale, Coerența în aplicarea criteriilor de selecție, Capacitatea de a oferi consultanță și suport privind achizițiile publice, Abilitatea de a contribui la îmbunătățirea continuă a proceselor de achiziție, Gradul de satisfacție al beneficiarilor privind calitatea serviciilor de achiziție, Capacitatea de a promova practici de achiziție durabile și responsabile.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de optimizare a proceselor de achiziție, Abilitatea de a lucra independent și de a lua decizii în conformitate cu reglementările, Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, Capacitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive, Abilitatea de a comunica eficient cu furnizorii, colegii și conducerea, Capacitatea de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente, Abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient, Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări legislative și procedurale, Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii utilizate în achiziții, Profesionalism și etică în relațiile cu furnizorii, Abilitatea de a influența și de a motiva echipa, Gândire analitică și atenție la detalii, Abilitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv, Abilitatea de a gestiona așteptările părților interesate, Capacitatea de a demonstra integritate și obiectivitate în procesul de selecție, Abilitatea de a demonstra responsabilitate pentru acțiunile întreprinse, Capacitatea de a demonstra reziliență în fața presiunilor și a obstacolelor, Abilitatea de a demonstra spirit de colaborare și deschidere către idei noi, Capacitatea de a demonstra abilități de negociere și persuasiune, Abilitatea de a demonstra abilități de rezolvare a problemelor.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu acces la internet, Software specializat de achiziții publice (ex: e-licitație), Scanner de documente, Imprimantă, Aparat de fax, Software de procesare a textului (ex: Microsoft Word), Program de calcul tabelar (ex: Microsoft Excel), Sistem de arhivare electronică, Dispozitiv de stocare extern (ex: unitate flash USB), Software de videoconferință, Telemobil, Software de management al contractelor, Sistem de management al documentelor, Software de analiză a datelor de piață, Program de vizualizare a fișierelor PDF, Software de semnătură electronică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 242116 - EXPERT ACHIZITII PUBLICE