FIȘĂ DE POST MANAGER AL SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITATII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:MANAGER AL SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITATII

1.2. Cod C.O.R.:242114

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Conducerea pentru definirea obiectivelor de calitate și alocarea resurselor, cu Departamentul de Producție pentru implementarea procedurilor și controlul proceselor, cu Departamentul de Achiziții pentru asigurarea calității furnizorilor, cu Departamentul de Vânzări pentru gestionarea reclamațiilor clienților și îmbunătățirea satisfacției, cu Departamentul de Cercetare și Dezvoltare pentru integrarea cerințelor de calitate în proiectarea produselor, cu Departamentul de Resurse Umane pentru formarea personalului în domeniul calității, cu Departamentul IT pentru gestionarea sistemelor informatice de management al calității. Externe: Colaborează cu Furnizori pentru audit și evaluare, cu Organisme de Certificare pentru audituri de supraveghere și îmbunătățire continuă, cu Organisme de Standardizare pentru urmărirea modificărilor legislative și implementarea acestora, cu Clienți pentru gestionarea reclamațiilor și îmbunătățirea satisfacției, cu Consultanți externi pentru implementarea și optimizarea sistemului de management al calității.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Managerul Sistemelor de Management al Calității are rolul esențial de a asigura implementarea, menținerea și îmbunătățirea continuă a sistemelor de management al calității, conform standardelor relevante (ISO 9001, etc.). Responsabilitățile includ auditarea internă, analiza datelor, identificarea neconformităților și propunerea de acțiuni corective și preventive. De asemenea, coordonează echipe, oferă consultanță departamentelor, asigură conformitatea cu reglementările legale și interne și promovează cultura calității în cadrul organizației, contribuind la creșterea satisfacției clienților și la eficiența proceselor.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea, implementarea și monitorizarea sistemului de management al calității (SMQ), conform cerințelor standardului ISO 9001.
Definirea și actualizarea manualului de calitate, a procedurilor operaționale și a instrucțiunilor de lucru.
Organizarea și conducerea auditurilor interne de management al calității, conform planului de auditare.
Identificarea neconformităților, analiza cauzelor și propunerea de acțiuni corective și preventive (CAP).
Gestionarea documentației SMQ, asigurând controlul versiunilor, accesibilitatea și actualizarea acesteia.
Monitorizarea indicatorilor de performanță ai SMQ (KPI), analizând tendințele și propunând măsuri de îmbunătățire.
Participarea la revizuirea strategică a SMQ, aliniind obiectivele cu strategia organizației.
Reprezentarea organizației în cadrul auditurilor externe de certificare și menținere a certificării SMQ.
Gestionarea relației cu organismele de certificare, asigurând conformitatea cu cerințele acestora.
Instruirea și consilierea personalului cu privire la cerințele și principiile SMQ.
Participarea la analiza riscurilor și oportunităților legate de calitatea produselor/serviciilor.
Gestionarea reclamațiilor clienților și identificarea tendințelor pentru îmbunătățirea calității.
Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura conformitatea cu cerințele de calitate.
Participarea la identificarea și implementarea de noi tehnologii și metodologii pentru îmbunătățirea calității.
Asigurarea respectării legislației și reglementărilor aplicabile în domeniul calității.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare (inginerie, științe economice, management sau echivalente).
Certificare în sistemul de management al calității (ex: Lead Auditor ISO 9001).
Cunoștințe aprofundate ale standardului ISO 9001 și a altor standarde de management (ex: ISO 14001, ISO 45001).
Cunoștințe privind tehnicile de audit intern și extern.
Cunoștințe privind tehnicile de analiză a datelor și de rezolvare a problemelor (ex: Pareto, Ishikawa, 5 Why).
Cunoștințe despre instrumente statistice de control al proceselor (SPC).
Experiență în utilizarea de software pentru managementul calității (QMS).
Cunoștințe de management al riscului și de analiza SWOT.
Cunoștințe privind legislația și reglementările aplicabile în domeniul calității.
Cunoștințe de limba engleză (nivel avansat).
Certificare în managementul proiectelor (ex: PMP, PRINCE2) – avantaj.
Cunoștințe de bune practici în domeniul îmbunătățirii continue (ex: Lean, Six Sigma) – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență profesională de minim 5 ani în domeniul managementului calității.
Experiență în implementarea și menținerea sistemelor de management al calității (SMQ), conform standardului ISO 9001.
Experiență în efectuarea auditurilor interne de management al calității.
Experiență în analiza datelor și identificarea cauzelor principale ale neconformităților.
Experiență în elaborarea și implementarea de acțiuni corective și preventive (CAP).
Experiență în gestionarea documentației SMQ și controlul versiunilor.
Experiență în colaborarea cu alte departamente pentru a asigura conformitatea cu cerințele de calitate.
Experiență în interacțiunea cu organismele de certificare și în pregătirea pentru audituri externe.
Experiență în gestionarea reclamațiilor clienților și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Experiență în utilizarea de software pentru managementul calității (QMS) – avantaj.
Experiență în conducerea de echipe și coordonarea de proiecte – avantaj.
Experiență în domeniul specific al organizației (ex: producție, servicii, IT) – avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare PC (Windows, Microsoft Office Suite).
Utilizare avansată a Excel (tabele, grafice, formule, baze de date).
Utilizare de software pentru managementul calității (QMS) – preferabil cunoașterea mai multor platforme.
Cunoașterea și utilizarea de software statistic (ex: Minitab, SPSS) – avantaj.
Utilizarea de software pentru auditare (ex: TeamMate, Qualsys).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) – avantaj.
Utilizarea de instrumente de vizualizare a datelor (ex: Power BI, Tableau) – avantaj.
Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python) – avantaj.
Utilizarea de sisteme de management al documentelor (DMS).
Utilizarea de platforme de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe despre tehnici de analiză a datelor (SQL).
Cunoștințe despre cloud computing și servicii conexe.
Utilizarea de sisteme de control al versiunilor (ex: Git).
Cunoștințe despre securitatea informațiilor și protecția datelor.
Utilizarea de instrumente de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe despre tehnologii de inteligență artificială și machine learning – avantaj.
Utilizarea de instrumente de monitorizare a performanței proceselor (KPI).
Cunoștințe despre tehnologii de identificare și urmărire (ex: coduri de bare, RFID).
Utilizarea de platforme de e-signature.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă (scrisă și orală).
Leadership și capacitate de a motiva echipe.
Gândire analitică și rezolvare de probleme.
Orientare către rezultate și îmbunătățire continuă.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a lua decizii și de a asuma responsabilități.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către client și satisfacerea nevoilor acestuia.
Lucru în echipă și colaborare.
Gestionarea conflictelor și mediere.
Planificare și organizare.
Gândire strategică și viziune.
Gestionarea timpului și prioritizare.
Abilități de prezentare și instruire.
Capacitate de a influența și de a construi relații.
Etică profesională și integritate.
Empatie și inteligență emoțională.
Creativitate și inovație.
Gestionarea stresului și reziliență.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de audituri interne efectuate, scorul mediu de conformitate la audituri interne, numărul de neconformități identificate, numărul de acțiuni corective și preventive implementate, timpul mediu de implementare a acțiunilor CAP, numărul de reclamații ale clienților, scorul de satisfacție a clienților, numărul de abateri de la standarde, reducerea costurilor asociate cu neconformitățile, îmbunătățirea eficienței proceselor, numărul de certificări obținute și menținute, reducerea timpului de răspuns la audituri externe, numărul de recomandări implementate din audituri externe, îmbunătățirea scorului de evaluare a sistemului de management al calității, numărul de traininguri organizate pentru personal, numărul de participanți la traininguri, îmbunătățirea gradului de conștientizare a personalului cu privire la calitate, numărul de sugestii de îmbunătățire implementate, reducerea numărului de incidente legate de calitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Nivelul de implicare în îmbunătățirea continuă a sistemului de management al calității, eficacitatea comunicării cu conducerea și personalul, calitatea documentației și a procedurilor, gradul de respectare a cerințelor legale și reglementărilor, capacitatea de a gestiona eficient riscurile, calitatea relațiilor cu clienții și furnizorii, nivelul de satisfacție al personalului cu privire la sistemul de management al calității, eficiența procesului de auditare internă, gradul de aliniere a sistemului de management al calității cu obiectivele strategice ale organizației, capacitatea de a promova o cultură a calității în cadrul organizației, calitatea raportărilor și a prezentărilor către conducere, gradul de înțelegere a standardelor și a cerințelor de management al calității, eficiența în rezolvarea problemelor și în gestionarea conflictelor, gradul de adaptare la schimbări și la cerințe noi, capacitatea de a identifica și de a implementa soluții inovatoare, calitatea colaborării cu alte departamente, eficiența în gestionarea resurselor disponibile, gradul de respectare a confidențialității informațiilor. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Demonstrează leadership și capacitatea de a motiva echipele, inițiază și implementează îmbunătățiri continue, asigură conformitatea cu standardele și reglementările, comunică eficient cu toate părțile interesate, rezolvă problemele în mod proactiv, gestionează conflictele cu diplomație, ia decizii bazate pe date și analiză, promovează o cultură a calității, adoptă o atitudine pozitivă și orientată spre soluții, colaborează eficient cu alte departamente, demonstrează flexibilitate și adaptabilitate, își asumă responsabilitatea pentru rezultate, respectă termenele limită, prioritizează sarcinile în mod eficient, menține o atitudine profesională și etică, își dezvoltă continuu competențele, este orientat spre rezultate și performanță, gestionează stresul și presiunea, este creativ și inovativ, este deschis la feedback și sugestii. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, software de management al calității (ex: ISO 9001, SPC), software de audit, imprimantă, scaner, sistem de arhivare electronică, software de analiză statistică, echipamente de măsurare și testare (în funcție de specificul activității), instrumente de comunicare (telefon, e-mail, videoconferință), echipamente de protecție personală (în funcție de specificul activității), tablete/laptopuri pentru auditul extern, software de management al documentelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 242114 - MANAGER AL SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CALITATII