FIȘĂ DE POST OFITER CONFORMITATE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:OFITER CONFORMITATE

1.2. Cod C.O.R.:241237

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu auditorii interni, departamentul juridic, managementul riscului, departamentul IT, conducerea executivă și alte departamente operaționale pentru a asigura respectarea reglementărilor și politicilor interne. Externe: Colaborează cu autoritățile de reglementare (ex: ANSPDCP, Autoritatea Națională a Protecției Consumatorilor), consultanți externi, furnizori de servicii de audit și alte organizații relevante pentru a menține conformitatea și a răspunde solicitărilor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Ofițerul de Conformitate are rolul esențial de a asigura respectarea legislației în vigoare, a reglementărilor interne și a standardelor etice în toate activitățile organizației. Responsabilitățile includ monitorizarea continuă a proceselor, identificarea și evaluarea riscurilor de conformitate, elaborarea și implementarea politicilor și procedurilor necesare, precum și oferirea de consultanță și instruire angajaților. Scopul principal este de a proteja reputația și interesele organizației, minimizând potențialele sancțiuni și litigii.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Verificarea activităților unui Ofițer de Conformitate indică o funcție crucială în asigurarea respectării cadrului legal și a politicilor interne. Rolul implică o combinație de activități de monitorizare, evaluare, raportare și consultanță, cu scopul de a minimiza riscurile de neconformitate și de a proteja reputația organizației. * Monitorizarea continuă a schimbărilor legislative și reglementare relevante pentru activitatea organizației.
* Evaluarea impactului noilor reglementări asupra proceselor interne și identificarea necesităților de adaptare.
* Elaborarea și actualizarea politicilor, procedurilor și instrucțiunilor de lucru privind conformitatea.
* Implementarea programelor de conformitate, inclusiv stabilirea indicatorilor de performanță și a sistemelor de raportare.
* Realizarea de evaluări de risc de conformitate, identificând vulnerabilitățile și propunând măsuri corective.
* Organizarea și desfășurarea de audituri interne de conformitate, verificând respectarea procedurilor și a reglementărilor.
* Investigarea și gestionarea incidentelor de neconformitate, identificând cauzele și implementând acțiuni corective.
* Raportarea către conducerea organizației privind starea conformității, inclusiv identificarea tendințelor și a riscurilor potențiale.
* Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura integrarea cerințelor de conformitate în activitățile lor.
* Furnizarea de consultanță și instruire angajaților privind obligațiile de conformitate.
* Gestionarea relațiilor cu autoritățile de reglementare și reprezentarea organizației în investigații.
* Menținerea unei baze de date centralizate cu documente de conformitate și registre de audit.
* Participarea la dezvoltarea și implementarea de sisteme de management al riscului de conformitate.
* Monitorizarea eficacității programelor de conformitate și propunerea de îmbunătățiri.
* Asigurarea respectării cerințelor privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

* Absolvire de studii superioare (licență/master) în științe juridice (drept), economie, finanțe, contabilitate, informatică sau într-un domeniu conex.
* Certificare profesională în domeniul conformității (de exemplu, Certified Compliance & Ethics Professional - CCEP) reprezintă un avantaj competitiv.
* Cunoștințe solide aprofundate a legislației naționale și europene relevante pentru domeniul de activitate al organizației (de exemplu, legislație financiar-bancară, fiscală, protecția datelor, securitate cibernetică).
* Cunoștințe despre standarde internaționale de conformitate (de exemplu, ISO 37001 - Sisteme de management anti-corupție, COSO - Framework of Internal Control).
* Cunoștințe aprofundate a principiilor și tehnicilor de management al riscului de conformitate.
* Cunoștințe de audit intern și extern, inclusiv metodologii de evaluare a controlului intern.
* Experiență în utilizarea de sisteme software de management al conformității (GRC – Governance, Risk, and Compliance).
* Cunoștințe avansate de operare pe calculator, inclusiv pachete Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) și baze de date.
* Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi reprezintă un avantaj).
* Certificare în domeniul securității informațiilor (de exemplu, CISSP, CISM) poate fi un avantaj în contextul conformității cu reglementările privind protecția datelor și securitatea cibernetică.

5.2. Experiență Profesională:

* Minim 3 ani de experiență profesională în domeniul conformității, auditului intern sau extern, managementului riscului sau într-un rol similar.
* Experiență în interpretarea și aplicarea legislației relevante pentru domeniul de activitate al organizației.
* Experiență în realizarea de evaluări de risc de conformitate și în dezvoltarea de planuri de acțiune corective.
* Experiență în elaborarea și implementarea de politici și proceduri de conformitate.
* Experiență în realizarea de audituri interne de conformitate și în raportarea rezultatelor către conducere.
* Experiență în gestionarea incidentelor de neconformitate și în investigarea cauzelor.
* Experiență în colaborarea cu autoritățile de reglementare și în gestionarea investigațiilor.
* Experiență în utilizarea de sisteme software de management al conformității (GRC).
* Experiență în instruirea angajaților privind obligațiile de conformitate.
* Experiență în realizarea de analize de date pentru a identifica tendințe și riscuri de neconformitate.
* Experiență în gestionarea de proiecte legate de conformitate.
* Experiență în mediul financiar-bancar, dacă postul implică responsabilități specifice acestui sector.
* Experiență în domeniul securității informațiilor, dacă postul implică responsabilități legate de protecția datelor și securitatea cibernetică.
* Experiență în lucrul cu sisteme de management al calității (de exemplu, ISO 9001).
* Experiență în mediul internațional, dacă organizația are operațiuni în mai multe țări.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

* Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
* Cunoașterea și utilizarea eficientă a bazelor de date (SQL, Oracle, MySQL).
* Utilizarea de sisteme software de management al conformității (GRC) - ex: MetricStream, RSA Archer, ServiceNow GRC.
* Cunoștințe solide de programare (ex: Python, R) pentru analiza datelor și automatizarea proceselor (avantaj).
* Utilizarea de instrumente de Business Intelligence (BI) - ex: Tableau, Power BI (avantaj).
* Cunoștințe de securitate cibernetică și protecția datelor (GDPR, CCPA).
* Utilizarea de instrumente de monitorizare și alertare a incidentelor de securitate (ex: SIEM).
* Cunoștințe despre standarde de management al riscului (COSO, ISO 31000).
* Utilizarea de instrumente de audit digital (ex: ACL, IDEA).
* Cunoștințe despre tehnologii cloud (AWS, Azure, Google Cloud) și implicațiile de conformitate.
* Utilizarea de instrumente de gestionare a identității și accesului (IAM).
* Cunoștințe despre tehnologii blockchain și implicațiile de conformitate (dacă relevant).
* Utilizarea de instrumente de analiză a fluxurilor de date și a vulnerabilităților.
* Cunoștințe despre tehnici de data mining și machine learning (avantaj).
* Utilizarea de platforme de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
* Cunoștințe despre instrumente de gestionare a documentelor (DMS).
* Utilizarea de instrumente de videoconferință (ex: Zoom, Webex).
* Cunoștințe despre instrumente de testare a aplicațiilor și a infrastructurii.
* Utilizarea de instrumente de versionare a codului (ex: Git).
* Cunoștințe despre instrumente de automatizare a testelor (ex: Selenium).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

* Comunicare excelentă, atât scrisă, cât și orală.
* Capacitate de a construi și menține relații profesionale solide.
* Abilități de negociere și persuasiune.
* Gândire analitică și capacitate de rezolvare a problemelor.
* Atentie sporită la detalii și acuratețe.
* Capacitate de a lucra independent și în echipă.
* Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
* Abilități de organizare și planificare.
* Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
* Integritate și etică profesională.
* Capacitate de a gestiona situații de criză și de a lua decizii în condiții de presiune.
* Abilități de leadership și capacitate de a influența.
* Gândire strategică și capacitate de a anticipa riscuri.
* Empatie și capacitate de a înțelege perspective diferite.
* Abilități de prezentare și de facilitare a discuțiilor.
* Curiozitate intelectuală și dorință de a învăța continuu.
* Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
* Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
* Abilități de gestionare a timpului și prioritizare a sarcinilor.
* Rezistență la stres și capacitate de a menține calmul în situații dificile.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de neconformități identificate și remediate, Număr de audituri de conformitate finalizate la timp, Scorul de conformitate obținut în urma auditurilor interne/externe, Reducerea numărului de incidente de securitate, Timp mediu de răspuns la solicitări de conformitate, Numărul de recomandări de îmbunătățire a conformității implementate, Procentul de conformitate cu reglementările aplicabile, Nivelul de satisfacție al părților interesate în procesul de conformitate, Reducerea costurilor asociate cu neconformitățile, Numărul de traininguri de conformitate organizate și participanții, Procentul de respectare a termenelor limită pentru raportări de conformitate, Numărul de procese îmbunătățite prin implementarea măsurilor de conformitate, Scorul de risc rezidual după implementarea măsurilor de control, Numărul de breșe de securitate prevenite, Timpul mediu de detectare a incidentelor de securitate, Procentul de respectare a politicilor și procedurilor interne, Numărul de recomandări de conformitate adresate conducerii și implementate, Scorul de maturitate a conformității, Procentul de angajați familiarizați cu politicile de conformitate.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea documentației de conformitate, Acuratețea rapoartelor de conformitate, Eficiența proceselor de audit, Gradul de înțelegere a riscurilor de conformitate, Capacitatea de a comunica eficient cu părțile interesate, Calitatea relațiilor cu autoritățile de reglementare, Nivelul de implicare în îmbunătățirea continuă a conformității, Gradul de respectare a termenelor limită, Calitatea soluțiilor propuse pentru remedierea neconformităților, Nivelul de încredere acordat de conducere în capacitățile de conformitate, Acuratețea interpretării reglementărilor, Eficiența colaborării cu alte departamente, Capacitatea de a anticipa schimbările legislative, Nivelul de conștientizare a riscurilor de conformitate în organizație, Calitatea evaluărilor de risc, Gradul de obiectivitate în procesul de audit, Capacitatea de a gestiona situații de criză, Nivelul de transparență în comunicarea conformității, Calitatea trainingurilor de conformitate, Eficiența procesului de monitorizare a conformității.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea riscurilor de conformitate, Abilitatea de a lucra sub presiune, Atenție la detalii, Capacitatea de a gestiona conflicte, Abilitatea de a comunica clar și concis, Capacitatea de a influența și convinge, Abilitatea de a construi relații profesionale, Abilitatea de a lucra în echipă, Orientare către rezultate, Adaptabilitate la schimbare, Gândire critică, Capacitatea de a lua decizii, Responsabilitate, Integritate, Proactivitate, Abilitatea de a prioritiza, Capacitatea de a învăța rapid, Abilitatea de a rezolva probleme, Capacitatea de a gestiona timpul eficient, Abilitatea de a lucra independent, Abilitatea de a gestiona situații neprevăzute.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Software de procesare a textului, Software de calcul tabelar, Software de prezentare, Software de audit, Software de gestionare a riscurilor, Scanner, Imprimantă, Dispozitiv de stocare extern, Aplicații de comunicare online, Aplicații de videoconferință, Software de analiză a datelor, Sistem de management al documentelor, Aplicații de securitate cibernetică, Software de monitorizare a conformității, Dispozitiv de securitate fizică (ex: card de acces), Software de criptare a datelor, Software de gestionare a proiectelor, Aplicații de business intelligence..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 241237 - OFITER CONFORMITATE