FIȘĂ DE POST SECRETAR SCOALA

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR SCOALA

1.2. Cod C.O.R.:235909

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul unității de învățământ, cu directorii adjuncti, cu profesorii, cu personalul didactic auxiliar, cu personalul administrativ, cu membrii consiliului de administrație, cu elevii și părinții acestora, cu specialiștii în resurse umane, cu consilierul școlar/psiholog, cu medicul școlar, cu personalul de întreținere. Externe: Colaborează cu inspectoratul școlar, cu instituțiile de învățământ superior, cu autoritățile locale, cu furnizorii de servicii, cu instituțiile de control (auditorii), cu organizațiile non-guvernamentale, cu agențiile de publicitate (dacă este cazul), cu reprezentanții mass-media (dacă este cazul), cu instituțiile de sănătate publice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul școlii îndeplinește rolul de coordonator administrativ al unității de învățământ. Principalele atribuții constau în gestionarea documentelor școlare, asigurarea bunei funcționări a arhivei, redactarea și difuzarea corespondenței oficiale, organizarea ședințelor și a altor evenimente, precum și gestionarea fluxului de informații între conducerea școlii, cadrele didactice, elevii și părinți. De asemenea, secretarul școlii contribuie la respectarea reglementărilor legale și a procedurilor interne, asigurând o administrare eficientă și transparentă a activităților școlare."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Întocmirea și gestionarea registrului general de intrări-ieșiri.
Asigurarea bunei funcționări a arhivei școlare, respectând reglementările privind evidența documentelor.
Redactarea, verificarea și expedierea corespondenței oficiale, atât interne cât și externe.
Întocmirea și actualizarea planului de evidență a documentelor.
Gestionarea fluxului de informații între conducerea unității de învățământ, cadrele didactice, elevii și părinți.
Organizarea și participarea la ședințele consiliului de administrație, consiliului de specialitate, consiliului elevilor și alte comitete.
Întocmirea proceselor-verbale ale ședințelor și distribuirea acestora către persoanele vizate.
Gestionarea documentelor privind personalul didactic și administrativ (contracte, state de funcții, situații de evidență).
Monitorizarea și respectarea termenelor limită pentru depunerea rapoartelor și a altor documente către instituțiile competente.
Asigurarea legăturii cu Inspectoratul Școlar Județean/Inspectoratul General al Educației.
Gestionarea documentelor privind elevii (dosare personale, situații școlare, adeverințe).
Întocmirea și actualizarea statisticilor școlare.
Asigurarea suportului administrativ pentru desfășurarea activităților extrașcolare și a evenimentelor școlare.
Gestionarea corespondenței cu furnizorii de servicii (întreținere, pază, curățenie).
Asigurarea respectării reglementărilor privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii complete.
Certificat de absolvire a cursului de formare profesională pentru secretari școlari, organizat de o instituție acreditată.
Cunoștințe de operare a calculatorului (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de legislație educațională (Legea Educației Naționale, Ordinul Ministrului Educației).
Cunoștințe de arhivistică și de gestionare a documentelor.
Abilități de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de organizare și planificare a activităților.
Cunoștințe de contabilitate primară (avantaj).
Cunoașterea limbii engleze (nivel minim: conversațional - avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul protecției datelor cu caracter personal (GDPR) - avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în activități administrative, preferabil în domeniul educațional.
Experiență în gestionarea documentelor și a arhivei.
Experiență în redactarea și expedierea corespondenței oficiale.
Experiență în utilizarea programelor de gestiune a documentelor și a arhivei (de exemplu, sistemul Elevează).
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Experiență în activități de secretariat și de relații cu publicul.
Experiență în activități de suport administrativ pentru organizarea de evenimente.
Experiență în gestionarea bazelor de date (avantaj).
Experiență în activități de contabilitate primară (avantaj).
Experiență în activități de gestionare a situațiilor de urgență (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de procesare a textului (Word).
Cunoștințe avansate de utilizare a programelor de calcul tabelar (Excel).
Utilizarea eficientă a programelor de prezentare (PowerPoint).
Utilizarea eficientă a programelor de gestionare a e-mailului (Outlook).
Cunoștințe de operare a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestiune a documentelor (de exemplu, Elevează).
Cunoștințe de operare a bazelor de date (de exemplu, Access).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor web pentru accesarea informațiilor și depunerea rapoartelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (de exemplu, Zoom, Microsoft Teams).
Utilizarea eficientă a scanerelor și a echipamentelor de imprimare.
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de copiere și fax.
Cunoștințe de operare a aplicațiilor de contabilitate (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestiune a proiectelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de creare a formularelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de editare a imaginilor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de criptare a datelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de analiză a datelor (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Atitudine proactivă și orientare către soluții.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de rezolvare a problemelor.
Capacitate de a gestiona situații de stres.
Discreție și confidențialitate.
Empatie și abilități de relaționare interumană.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a asculta activ și de a înțelege nevoile interlocutorilor.
Abilități de a oferi suport și asistență colegilor și a publicului.
Atitudine pozitivă și entuziasm.
Responsabilitate și seriozitate.
Abilități de a lucra sub presiune.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de a lua decizii corecte și bine informate.
Abilități de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilități de a lucra cu persoane din diverse medii și culturi.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente gestionate corect și la timp, rata de răspuns la solicitări, numărul de erori în introducerea datelor, numărul de reclamații din partea utilizatorilor, gradul de respectare a procedurilor interne, eficiența utilizării sistemelor informatice, numărul de rapoarte întocmite la timp și cu acuratețe, gradul de satisfacție al utilizatorilor, numărul de termene limită respectate, numărul de sarcini finalizate în intervalul de timp alocat, numărul de documente arhivate conform procedurilor, gradul de respectare a confidențialității datelor, numărul de probleme rezolvate independent, numărul de solicitări de informații procesate, numărul de corespondențe gestionate, numărul de întâlniri programate și coordonate, numărul de evenimente organizate și gestionate, numărul de formulare create și actualizate, numărul de proceduri documentate și implementate, numărul de audituri interne trecute cu succes.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de confidențialitate, acuratețea datelor introduse, corectitudinea documentelor gestionate, claritatea comunicării cu utilizatorii, promptitudinea răspunsurilor, profesionalismul în interacțiunile cu publicul, organizarea eficientă a arhivei, respectarea termenelor limită, calitatea rapoartelor întocmite, respectarea legislației în vigoare, gestionarea eficientă a situațiilor de urgență, respectarea instrucțiunilor primite, adaptabilitatea la schimbări, inițiativa în rezolvarea problemelor, calitatea relațiilor de colaborare, respectarea politicilor interne, gestionarea corectă a corespondenței, claritatea documentației, profesionalismul în gestionarea informațiilor, eficiența fluxurilor de lucru. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și propunerea de îmbunătățiri ale fluxurilor de lucru, atenție la detalii în procesarea documentelor, capacitate de a gestiona situații de presiune și termene limită, proactivitate în anticiparea și rezolvarea problemelor, flexibilitate în adaptarea la schimbări legislative și procedurale, capacitate de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă, abilități de comunicare interpersonală eficiente, orientare către rezultate și respectarea termenelor, abilități de organizare și planificare a activităților, capacitate de a prioritiza sarcinile în funcție de importanță, etică profesională și respectarea confidențialității, capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, reziliență în fața provocărilor, adaptabilitate la diverse stiluri de comunicare, capacitate de a învăța rapid și de a aplica cunoștințe noi, asumarea responsabilității pentru rezultatele activității, abordare proactivă în rezolvarea problemelor, capacitate de a oferi suport colegilor, contribuție la crearea unui mediu de lucru pozitiv, capacitate de a lucra sub presiune și de a menține acuratețea. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă, scaner, copiator, telefon, fax, arhivă fizică, arhivă electronică, software de procesare a textului, software de foi de calcul, software de gestionare a bazei de date, sistem de arhivare electronică, software de comunicare electronică, sistem de management al documentelor, instrumente de arhivare fizică (dosare, etichete, separatoare), echipamente de protecție a datelor (parole, criptare), dispozitive de stocare externă, software de videoconferință, cititor de coduri de bare (dacă este cazul)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 235909 - SECRETAR SCOALA