FIȘĂ DE POST ADMINISTRATOR HOTEL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ADMINISTRATOR HOTEL

1.2. Cod C.O.R.:141104

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu recepția, departamentul de housekeeping, bucătăria, întreținere, vânzări și marketing, resurse umane, contabilitate pentru coordonarea operațiunilor și asigurarea unui serviciu impecabil. Externe: Colaborează cu agenții de turism, furnizori de servicii (catering, curățenie), parteneri de afaceri, autorități locale și reprezentanți ai comunității pentru a maximiza vizibilitatea și profitabilitatea hotelului.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Administratorul hotelului are responsabilitatea generală de a asigura buna funcționare a unității, respectând standardele de calitate și siguranță. Supraveghează personalul, gestionează bugetul, monitorizează activitățile de întreținere și curățenie, asigură satisfacția clienților și optimizează eficiența operațională. Colaborează cu departamentele diverse pentru a oferi o experiență plăcută oaspeților și contribuie la creșterea profitabilității hotelului. De asemenea, este responsabil pentru respectarea legislației în vigoare și pentru reprezentarea hotelului în relația cu partenerii externi.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

1. Planificarea și implementarea strategiei operaționale a unității de cazare, în concordanță cu obiectivele stabilite de proprietar/acționar.
2. Elaborarea și monitorizarea bugetului de venituri și cheltuieli, analizând indicatorii financiari și propunând măsuri corective.
3. Supervizarea personalului din toate departamentele (recepție, housekeeping, restaurante, mentenanță), asigurând o distribuție eficientă a resurselor umane și o performanță optimă.
4. Gestionarea contractelor cu furnizori (alimente, băuturi, materiale de curățenie, servicii de întreținere), negociind condiții avantajoase și asigurând respectarea termenilor contractuali.
5. Monitorizarea calității serviciilor oferite, efectuând inspecții regulate și solicitând feedback de la clienți, cu scopul de a îmbunătăți experiența oaspeților.
6. Implementarea și respectarea standardelor de siguranță și securitate (incendiu, paza, protecția datelor), conform legislației în vigoare și procedurilor interne.
7. Gestionarea reclamațiilor clienților, identificând cauzele și implementând soluții eficiente pentru a preveni reapariția lor.
8. Participarea la elaborarea și implementarea campaniilor de marketing și promovare a hotelului, în colaborare cu departamentul de vânzări.
9. Analiza pieței și a concurenței, identificând tendințe și oportunități pentru a îmbunătăți poziția hotelului.
10. Raportarea periodică către proprietar/acționar, prezentând indicatorii de performanță și propunând strategii de dezvoltare.
11. Asigurarea conformității cu legislația muncii, a protecției mediului și a altor reglementări aplicabile.
12. Gestionarea inventarului și a stocurilor de materiale și consumabile.
13. Coordonarea activităților de renovare și modernizare a unității de cazare.
14. Implementarea sistemelor de management al calității (ex: ISO 9001).
15. Supravegherea sistemelor de rezervare (PMS) și asigurarea funcționării optime a acestora.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

1. Studii superioare în domeniul managementului, turismului sau hotelier.
2. Absolvirea unor cursuri de specializare în managementul hotelier, leadership și marketing turistic (avantaj).
3. Certificare în sisteme de management al calității (ex: ISO 9001) (avantaj).
4. Cunoștințe avansate de operare a sistemelor PMS (Property Management System) și alte aplicații software specifice domeniului hotelier.
5. Cunoștințe solide de contabilitate și finanțe, cu accent pe analiza indicatorilor financiari.
6. Certificare în domeniul sănătății și siguranței ocupaționale (HSE) (avantaj).
7. Cunoștințe de limbi străine (engleză obligatoriu, alte limbi constituie un avantaj).
8. Absolvirea unor cursuri de formare profesională în domeniul turismului și hotelieriei (ex: agent de turism, recepționer).
9. Cunoștințe de legislație specifică domeniului turismului și hotelieriei (ex: reglementări privind sănătatea publică, protecția consumatorilor).
10. Certificare în domeniul securității informației (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

1. Experiență profesională de minimum 5 ani în industria ospitalității, preferabil în funcții de conducere (ex: șef de restaurant, recepționer șef, manager de departament).
2. Experiență demonstrabilă în gestionarea bugetelor și analizarea indicatorilor financiari.
3. Experiență în implementarea și monitorizarea standardelor de calitate și siguranță (ex: HACCP, ISO).
4. Experiență în gestionarea personalului, inclusiv recrutare, formare, evaluare și motivare.
5. Experiență în negocierea contractelor cu furnizori și prestatori de servicii.
6. Experiență în utilizarea sistemelor PMS (Property Management System) și a altor aplicații software specifice domeniului hotelier.
7. Experiență în gestionarea reclamațiilor clienților și în rezolvarea conflictelor.
8. Experiență în implementarea campaniilor de marketing și promovare a hotelului.
9. Experiență în analiza pieței și a concurenței.
10. Experiență în gestionarea proiectelor de renovare și modernizare a unității de cazare (avantaj).
11. Experiență în audit intern și extern (avantaj).
12. Experiență în managementul riscului (avantaj).
13. Experiență în gestionarea situațiilor de urgență (ex: incendiu, inundație) (avantaj).
14. Experiență în gestionarea echipelor multiculturale (avantaj).
15. Experiență în gestionarea evenimentelor și conferințelor (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

1. Cunoștințe avansate de operare a sistemelor PMS (Property Management System) - Fidelio, Opera, Protel etc.
2. Stăpânirea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
3. Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de rezervări online (Booking.com, Expedia, Airbnb).
4. Cunoștințe de utilizare a sistemelor POS (Point of Sale).
5. Cunoștințe de operare a sistemelor de control al accesului și supraveghere video (CCTV).
6. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al energiei (EMS).
7. Cunoștințe de operare a sistemelor de management al inventarului.
8. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al documentelor (DMS).
9. Cunoștințe de utilizare a software-ului de contabilitate (ex: SAP, Oracle).
10. Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-mail marketing.
11. Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: Google Analytics).
12. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al relațiilor cu clienții (CRM).
13. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință.
14. Cunoștințe de utilizare a software-ului de design grafic (ex: Adobe Photoshop, Illustrator) (avantaj).
15. Cunoștințe de programare (ex: HTML, CSS, JavaScript) (avantaj).
16. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Asana).
17. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de raportare (ex: Power BI, Tableau).
18. Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor mobile specifice domeniului ospitalității.
19. Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al rețelelor sociale.
20. Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

1. Leadership și capacitatea de a motiva o echipă.
2. Abilitatea de a lua decizii rapide și eficiente, chiar și în situații de criză.
3. Excelență în comunicare, atât verbală, cât și scrisă.
4. Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
5. Orientare către client și abilitatea de a oferi servicii de înaltă calitate.
6. Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
7. Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
8. Capacitate de a lucra eficient în echipă.
9. Abilități de negociere și persuasiune.
10. Atenție sporită la detalii și acuratețe.
11. Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative.
12. Capacitate de a prioritiza sarcinile și de a gestiona timpul eficient.
13. Abilități de planificare și organizare.
14. Integritate și profesionalism.
15. Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților și ale angajaților.
16. Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
17. Capacitatea de a lucra independent și de a iniția proiecte.
18. Empatie și abilitatea de a construi relații interpersonale solide.
19. Abilitatea de a gândi strategic și de a identifica oportunități de îmbunătățire.
20. Reziliență și capacitatea de a învăța din experiențe.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, Software de management al proprietății (PMS), Software de contabilitate, Terminal de plată, Telefon, Imprimantă, Scaner, Fax, Sistem de videoconferință, Tabletă, Smartphone, Sisteme de control al clădirii (BMS), Sisteme de supraveghere video (CCTV), Sisteme de acces controlat, Sisteme de alarmă incendiu, Sisteme de comunicații interne (interfon), Echipamente de prezentare (proiector, ecran), Software de rezervări online, Software de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM), Software de analiză a datelor, Dispozitive de stocare a datelor (hard disk extern, USB), Sisteme de automatizare a marketingului..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.