FIȘĂ DE POST SECRETAR GENERAL REDACTIE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR GENERAL REDACTIE

1.2. Cod C.O.R.:134912

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu editorul-șef, redactorii, corectorii, departamentul de vânzări, departamentul de marketing, departamentul tehnic și departamentul financiar pentru a asigura fluxul informațional și respectarea termenelor. Externe: Colaborează cu agențiile de presă, fotografil, traducători, clienți publicitari și distribuitori pentru a gestiona conținutul, respecta drepturile de autor și asigura distribuția publicației.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Secretarul general al redacției coordonează și supervizează activitatea generală a secției, asigurând buna funcționare a proceselor editoriale. Responsabilitățile includ gestionarea fluxului de informații, organizarea ședințelor redacționale, monitorizarea respectării termenelor limită și a standardelor de calitate, precum și reprezentarea redacției în relația cu alte departamente și cu factorii externi. De asemenea, secretarul general redactie asigură arhivarea documentelor și contribuie la îmbunătățirea continuă a eficienței operaționale.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de documente editoriale, de la primirea materialelor până la publicare.
Coordonarea programului ședințelor redacționale, stabilirea ordinii de lucru și redactarea proceselor-verbale.
Monitorizarea respectării termenelor limită pentru publicarea materialelor, intervenind în cazul întârzierilor.
Asigurarea conformității materialelor cu ghidul stilistic și cu standardele de calitate ale publicației.
Supervizarea arhivării documentelor editoriale, atât în format fizic, cât și digital.
Gestionarea corespondenței redacției, atât interne, cât și externe.
Colaborarea cu departamentul tehnic pentru asigurarea funcționării optime a platformelor digitale.
Reprezentarea redacției în relația cu alte departamente ale organizației.
Asigurarea respectării procedurilor interne privind drepturile de autor și licențierea materialelor.
Monitorizarea bugetului redacției și gestionarea cheltuielilor conform prevederilor.
Coordonarea activității echipei de asistenți ai redacției.
Verificarea și validarea datelor statistice referitoare la accesul online al publicației.
Pregătirea rapoartelor periodice privind activitatea redacției pentru conducere.
Gestionarea fluxului de informații între redactori, corectori și departamentul de design.
Asigurarea respectării politicilor interne privind confidențialitatea informațiilor.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare în domeniul jurnalismului, comunicare și relații publice sau profiluri similare.
Certificare în managementul proiectelor (avantaj).
Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
Cunoștințe solide de CMS (Content Management System) utilizate în industria editorială (ex: WordPress, Drupal).
Experiență în gestionarea fluxurilor de lucru digitale și a sistemelor de arhivare electronică.
Cunoștințe de drept media și legislație privind drepturile de autor.
Cunoștințe de SEO (Search Engine Optimization) și marketing digital (avantaj).
Abilități avansate de comunicare scrisă și orală în limba română.
Cunoașterea unei limbi străine (engleză, preferabil) la nivel conversațional.
Experiență demonstrabilă în gestionarea echipelor și a proiectelor complexe.
Certificări în domeniul securității informațiilor (avantaj).
Cunoștințe de editare video și audio (avantaj).
Cunoștințe de programare (HTML, CSS) – avantaj.
Certificare în domeniul managementului documentelor – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 5 ani experiență în domeniul editorial, preferabil în roluri de coordonare sau management.
Experiență demonstrabilă în gestionarea fluxurilor de lucru și a proceselor editoriale digitale.
Experiență în lucrul cu sisteme de gestionare a conținutului (CMS) și platforme de publicare online.
Experiență în redactarea și gestionarea documentelor oficiale (procese-verbale, rapoarte, proceduri).
Experiență în gestionarea proiectelor, respectând termene limită și bugete stabilite.
Experiență în coordonarea echipelor de lucru și motivarea angajaților.
Experiență în relaționarea cu furnizori externi și parteneri media.
Experiență în monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) și analiza datelor statistice.
Experiență în implementarea și optimizarea proceselor de lucru pentru creșterea eficienței operaționale.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză și rezolvarea conflictelor în cadrul echipei.
Experiență în domeniul dreptului media și legislație privind drepturile de autor.
Experiență în utilizarea instrumentelor de analiză a traficului web (ex: Google Analytics).
Experiență în gestionarea bugetelor și controlul cheltuielilor.
Experiență în implementarea politicilor de securitate a informațiilor.
Experiență în gestionarea arhivei editoriale (fizică și digitală).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizare avansată a CMS (Content Management System) – WordPress, Drupal, Joomla (cunoașterea a cel puțin unu).
Cunoștințe solide de Adobe Acrobat pentru gestionarea documentelor PDF.
Utilizarea eficientă a instrumentelor de comunicare online (e-mail, videoconferință, platforme de colaborare).
Utilizarea instrumentelor de analiză a traficului web (Google Analytics, alte platforme).
Cunoștințe de programare script (HTML, CSS, JavaScript) – avantaj.
Utilizarea software-ului de editare grafică (Adobe Photoshop, GIMP) – avantaj.
Cunoștințe de software pentru editare video și audio (Adobe Premiere, Audacity) – avantaj.
Utilizarea eficientă a bazelor de date (SQL, MySQL) – avantaj.
Cunoștințe de SEO (Search Engine Optimization) și marketing digital.
Utilizarea instrumentelor de monitorizare a rețelelor sociale.
Cunoștințe de securitate cibernetică și protecția datelor.
Utilizarea eficientă a sistemelor de arhivare electronică (EDMS).
Cunoștințe de instrumente de colaborare online (Microsoft Teams, Slack, Google Workspace).
Utilizarea instrumentelor de generare a rapoartelor și a dashboard-urilor.
Cunoștințe de instrumente de automatizare a fluxurilor de lucru (Zapier, IFTTT).
Utilizarea platformelor de gestionare a proiectelor (Asana, Trello).
Cunoștințe de instrumente de videoconferință (Zoom, Google Meet).
Utilizarea software-ului de creare a prezentărilor interactive.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și orală.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a prioritiza sarcinile.
Abilități de leadership și capacitatea de a motiva o echipă.
Capacitate de a lua decizii în situații de criză.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire analitică.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către rezultate și atenție la detalii.
Abilități de organizare și planificare.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Empatie și abilități de relaționare interpersonală.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințe.
Integritate și profesionalism.
Abilități de ascultare activă.
Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Gestionarea conflictelor și abilități de mediere.
Creativitate și inițiativă.
Abilități de prezentare și public speaking.
Gestionarea stresului și reziliență.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, monitor extern, tastatură ergonomică, mouse optic, imprimantă multifuncțională, scaner, telefon fix, telefon mobil, software de procesare a textului (Microsoft Word, LibreOffice Writer), software de editare imagini (Adobe Photoshop, GIMP), software de gestionare a proiectelor (Microsoft Project, Asana), software de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams), server de stocare date, software de securitate cibernetică, sistem de arhivare electronică, sistem de management al conținutului (CMS), software de analiză statistică a datelor, echipamente de protecție a vederii, căști audio profesionale..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.