FIȘĂ DE POST MANAGER ACHIZITII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:MANAGER ACHIZITII

1.2. Cod C.O.R.:132448

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentele de producție, finanțe, juridic, tehnic, vânzări și marketing pentru a asigura alinierea strategiei de achiziții cu obiectivele companiei. Coordonează activitățile cu echipa de achiziții și cu alte roluri suport. Externe: Colaborează cu furnizori, consultanți, auditori, reprezentanți ai instituțiilor publice și asociații de profil pentru a negocia contracte, monitoriza performanța și respecta reglementările.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Managerul Achiziții este responsabil pentru planificarea, organizarea și execuția procesului de achiziție de bunuri și servicii, conform politicii companiei și legislației în vigoare. Asigură identificarea furnizorilor, negocierea prețurilor și termenilor de livrare, monitorizează performanța furnizorilor și gestionează relațiile contractuale. Scopul principal este optimizarea costurilor, asigurarea calității și respectarea termenelor de livrare, contribuind la buna funcționare a activității companiei.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Elaborarea și implementarea strategiei de achiziții, în concordanță cu obiectivele organizaționale.
Identificarea și evaluarea furnizorilor potențiali, realizând studii de piață și analize comparative.
Negocierea contractelor de achiziție, inclusiv termeni comerciali, condiții de plată și clauze de garanție.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii existenți, monitorizând performanța și rezolvând eventualele probleme.
Realizarea de cereri de oferte (RFQ) și analiza răspunsurilor primite, selectând cea mai avantajoasă ofertă.
Gestionarea procesului de licitație, inclusiv redactarea documentației de licitație și evaluarea ofertanților.
Monitorizarea costurilor de achiziție și identificarea oportunităților de reducere a acestora.
Asigurarea conformității cu legislația în vigoare, inclusiv legislația privind achizițiile publice.
Gestionarea contractelor de achiziție, inclusiv urmărirea termenelor de livrare și a respectării condițiilor contractuale.
Colaborarea cu alte departamente pentru a identifica nevoile de achiziție și a asigura o aprovizionare eficientă.
Gestionarea bugetului alocat achizițiilor și monitorizarea cheltuielilor.
Evaluarea riscurilor asociate lanțului de aprovizionare și implementarea măsurilor de mitigare.
Implementarea și monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) pentru procesul de achiziții.
Gestionarea documentației de achiziție și asigurarea arhivării corecte.
Participarea la negocieri complexe cu furnizorii strategici.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Absolvire studii superioare (licență) în domeniul economic (Administrație, Marketing, Economie, Finanțe-Contabilitate) sau inginerie industrială.
Certificare profesională în domeniul achizițiilor (de exemplu, Certified Professional in Supply Management – CPSM, sau echivalent recunoscut).
Cunoștințe aprofundate ale legislației privind achizițiile publice și private (OG 18/2000, HG 39/2016, etc.).
Cunoștințe solide de ERP (Enterprise Resource Planning) și sisteme de management al achizițiilor (de exemplu, SAP Ariba, Oracle Procurement).
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
Cunoștințe de analiză SWOT și alte instrumente de analiză strategică aplicabile în domeniul achizițiilor.
Experiență relevantă în negocierea contractelor complexe, inclusiv clauze de confidențialitate, garanții și penalități.
Cunoștințe de management al riscului în lanțul de aprovizionare și implementarea de măsuri de mitigare.
Certificare în domeniul managementului proiectelor (de exemplu, PRINCE2, PMP) constituie un avantaj.
Cunoștințe de contabilitate și finanțe, pentru a putea analiza costurile și a optimiza bugetul de achiziții.
Cunoștințe de lean management și metodologii de îmbunătățire continuă aplicabile în procesul de achiziții.
Cunoștințe de supply chain management și strategii de optimizare a lanțului de aprovizionare.
Certificare în domeniul managementului calității (de exemplu, ISO 9001) constituie un avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 5 ani de experiență profesională în domeniul achizițiilor, dintr-un mediu corporativ dinamic.
Experiență demonstrată în gestionarea întregului ciclu de viață al achizițiilor, de la identificarea furnizorilor până la încheierea contractelor.
Experiență în negocierea de contracte cu furnizori interni și externi, inclusiv clauze de garanție, penalități și condiții de plată.
Experiență în implementarea și optimizarea proceselor de achiziții, utilizând metodologii lean și tehnici de îmbunătățire continuă.
Experiență în gestionarea bugetelor de achiziții și monitorizarea cheltuielilor, cu respectarea limitelor aprobate.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) și a platformelor de e-procurement pentru gestionarea achizițiilor.
Experiență în analiza de risc și identificarea vulnerabilităților în lanțul de aprovizionare, cu propunerea de măsuri de mitigare.
Experiență în colaborarea cu alte departamente (Finanțe, Juridic, Producție) pentru a asigura o aprovizionare eficientă și conformă.
Experiență în gestionarea relațiilor cu furnizorii existenți, monitorizând performanța și rezolvând eventualele probleme.
Experiență în gestionarea proiectelor de achiziții, respectând termenele și bugetele stabilite.
Experiență în analiza de piață și identificarea de noi furnizori, cu evaluarea capacității lor de a furniza produse/servicii de calitate.
Experiență în auditarea proceselor de achiziții și identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Experiență în gestionarea contractelor de achiziții publice, respectând legislația în vigoare.
Experiență în implementarea de strategii de procurement și optimizarea costurilor.
Experiență în analiza datelor de achiziții și elaborarea de rapoarte de performanță.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a unui sistem de gestiune a achizițiilor (e.g., SAP Ariba, Oracle Procurement, Coupa).
Cunoștințe aprofundate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Excel – funcții avansate, baze de date, macro-uri; Word – redactare contracte, rapoarte; PowerPoint – prezentări).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning), inclusiv modulele de finanțe și contabilitate.
Cunoștințe de programare SQL pentru interogarea bazelor de date și generarea de rapoarte.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor de achiziții (e.g., Tableau, Power BI).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de e-licitație și e-achiziții.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a pieței și benchmarking.
Cunoștințe de utilizare a software-ului de gestionare a contractelor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (e.g., Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de videoconferință.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (e.g., Microsoft Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a riscurilor (Risk Assessment Tools).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare cu furnizori (Supplier Relationship Management – SRM).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de monitorizare a performanței furnizorilor (Supplier Performance Management – SPM).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de management al calității (Quality Management System - QMS).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de simulare a lanțului de aprovizionare (Supply Chain Simulation Tools).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de optimizare a rutelor de transport (Transportation Management System - TMS).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor de sustenabilitate (Sustainability Data Analytics Tools).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilitatea de negociere avansată, inclusiv gestionarea situațiilor de conflict.
Capacitatea de a lua decizii strategice, bazate pe analiza datelor și evaluarea riscurilor.
Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală, inclusiv prezentări publice.
Capacitatea de a lucra eficient atât independent, cât și în echipă multidisciplinară.
Abilități de leadership și motivare a echipei de achiziții.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Gândire analitică și capacitatea de a rezolva probleme complexe.
Adaptabilitate la schimbări și capacitatea de a gestiona situații neprevăzute.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide cu furnizorii și alte departamente.
Capacitatea de a influența deciziile și de a obține aprobări.
Orientare către client și capacitatea de a înțelege nevoile acestuia.
Abilitatea de a gestiona mai multe proiecte simultan și de a prioritiza sarcinile.
Capacitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul în situații dificile.
Abilitatea de a identifica oportunități de îmbunătățire a proceselor de achiziții.
Capacitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Abilitatea de a delega sarcini și de a monitoriza performanța echipei.
Capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a motiva membrii echipei.
Abilitatea de a construi încredere și respect reciproc în cadrul echipei.
Abilitatea de a gândi strategic și de a anticipa tendințele pieței.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii și metodologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Laptop, Telefon mobil, Scaner documente, Imprimantă, Software de gestionare a achizițiilor (ERP), Software de e-licitație, Software de analiză de date, Software de raportare, Aplicații de videoconferință, Aplicații de management de proiect, Software de contabilitate, Sistem de arhivare electronică, Dispozitiv de stocare extern (hard disk, stick USB)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.