FIȘĂ DE POST SEF SERVICIU APROVIZIONARE-DESFACERE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF SERVICIU APROVIZIONARE-DESFACERE

1.2. Cod C.O.R.:132445

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorul general, șeful departamentului financiar, șeful departamentului producție, șeful departamentului vânzări, managerul de depozit, echipa de achiziții, echipa de logistică, echipa de controlul calității. Externe: Colaborează cu furnizori, transportatori, consultanți de specialitate, auditori, reprezentanți ai instituțiilor de control, clienți importanți (în anumite situații).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful Serviciului Aprovizionare-Desfacere coordonează activitățile de achiziție a materiilor prime, materialelor și a altor resurse necesare desfășurării procesului de producție, asigurând optimizarea costurilor și respectarea termenelor de livrare. De asemenea, gestionează procesul de desfacere a produselor finite, supervizând distribuția, vânzările și relațiile cu clienții. Responsabilitatea principală este optimizarea fluxurilor de aprovizionare și desfacere, contribuind la eficiența generală a companiei și la atingerea obiectivelor de vânzări. Asigură respectarea politicilor interne și a legislației în vigoare.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea și coordonarea activităților de aprovizionare și desfacere, asigurând sinergia dintre departamente.
Gestionarea bugetului alocat activităților de aprovizionare și desfacere, monitorizarea cheltuielilor și optimizarea costurilor.
Elaborarea și implementarea strategiilor de aprovizionare, negocierea contractelor cu furnizorii și stabilirea condițiilor comerciale avantajoase.
Analiza pieței furnizorilor, identificarea de noi surse de aprovizionare și evaluarea performanțelor acestora.
Gestionarea stocurilor, optimizarea nivelului de inventar și minimizarea riscurilor de depășire sau lipsă de materiale.
Coordonarea activităților de transport și depozitare a materiilor prime, materialelor și a produselor finite.
Supravegherea procesului de desfacere, gestionarea canalelor de distribuție și monitorizarea performanțelor comerciale.
Analiza datelor de vânzări, identificarea tendințelor pieței și elaborarea de prognoze pentru a optimiza planificarea producției.
Gestionarea relațiilor cu clienții, rezolvarea problemelor legate de livrare și asigurarea satisfacției acestora.
Monitorizarea indicatorilor de performanță (KPI) ai serviciului de aprovizionare-desfacere și raportarea către management.
Implementarea și monitorizarea respectării politicilor și procedurilor interne privind achizițiile și vânzările.
Gestionarea echipei de specialiști în aprovizionare și desfacere, asigurând dezvoltarea profesională a acestora.
Identificarea și implementarea de soluții pentru optimizarea fluxurilor logistice și reducerea costurilor.
Asigurarea conformității cu legislația în vigoare privind achizițiile publice și protecția consumatorilor.
Participarea la elaborarea planurilor strategice ale companiei și contribuirea la atingerea obiectivelor de performanță.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de specialitate în domeniul economic (Administrație și Management, Comerț, Economie, Inginerie Industrială sau similar).
Masterat în Managementul Lanțului de Aprovizionare, Logistică sau Managementul Operațiunilor reprezintă un avantaj.
Certificări profesionale în domeniul achizițiilor (ex: Certified Purchasing Manager - CPM) sau logisticii (ex: Certified Supply Chain Professional - CSCP) constituie un atuu.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul aprovizionării, logisticii sau managementului lanțului de aprovizionare.
Cunoștințe solide de management al proiectelor și aplicarea metodologiilor adecvate (ex: PRINCE2, Agile).
Cunoștințe avansate de utilizare a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) și a aplicațiilor software specifice domeniului (ex: sisteme de gestionare a stocurilor, sisteme de planificare a resurselor întreprinderii).
Cunoștințe temeinice de legislație privind achizițiile publice, contractele comerciale și protecția consumatorilor.
Cunoștințe avansate de limba engleză (scris și vorbit), precum și cunoașterea altor limbi străine reprezintă un avantaj.
Abilități de negociere, comunicare și leadership, precum și capacitatea de a lucra eficient în echipă.
Cunoștințe de contabilitate și finanțe, pentru o înțelegere mai bună a impactului deciziilor de aprovizionare și desfacere asupra performanței financiare a companiei.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 7 ani în managementul operațiunilor de aprovizionare, incluzând negocierea contractelor, gestionarea furnizorilor și optimizarea costurilor.
Experiență demonstrabilă în conducerea și motivarea unei echipe de specialiști în aprovizionare și logistică, asigurând atingerea obiectivelor de performanță.
Experiență în implementarea și gestionarea sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) pentru optimizarea proceselor de aprovizionare și desfacere.
Experiență în analiza datelor de vânzări și prognozarea cererii, pentru a optimiza planificarea producției și a minimiza stocurile.
Experiență în gestionarea riscurilor legate de lanțul de aprovizionare, identificarea vulnerabilităților și implementarea de măsuri de prevenire.
Experiență în conducerea de proiecte de îmbunătățire a proceselor de aprovizionare și logistică, utilizând metodologii Lean sau Six Sigma.
Experiență în negocierea termenilor contractuali cu furnizorii, obținerea de reduceri de preț și îmbunătățirea condițiilor de plată.
Experiență în evaluarea performanței furnizorilor, utilizând indicatori cheie de performanță (KPI) și implementarea de acțiuni corective.
Experiență în gestionarea stocurilor, utilizând tehnici de optimizare a nivelului stocurilor și minimizarea costurilor de depozitare.
Experiență în implementarea de soluții tehnologice pentru automatizarea proceselor de aprovizionare și logistică, precum sisteme de management al depozitului (WMS).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoașterea avansată a sistemelor ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) și a modulelor aferente (achiziții, vânzări, depozite, producție).
Expertiză în utilizarea aplicațiilor software specifice domeniului (WMS, TMS, sisteme de planificare a resurselor întreprinderii).
Abilități de operare avansate în Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint) pentru analiza datelor, raportare și prezentări.
Cunoștințe solide de programare SQL pentru interogarea bazelor de date și extragerea informațiilor relevante.
Experiență în utilizarea instrumentelor de Business Intelligence (BI) (Power BI, Tableau) pentru vizualizarea datelor și identificarea tendințelor.
Cunoștințe despre tehnici de optimizare a lanțului de aprovizionare (SCM) și implementarea de soluții inovatoare.
Abilități de utilizare a instrumentelor de analiză statistică pentru prognozarea cererii și optimizarea stocurilor.
Cunoștințe despre standarde de calitate (ISO 9001, HACCP) și implementarea de sisteme de management al calității.
Experiență în utilizarea platformelor de e-procurement pentru automatizarea proceselor de achiziție.
Cunoștințe despre principiile Lean Manufacturing și Six Sigma pentru îmbunătățirea eficienței operaționale.
Abilități de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (MS Project, Jira) pentru planificarea și urmărirea activităților.
Cunoștințe despre principiile de management al riscurilor și implementarea de măsuri de prevenire.
Experiență în utilizarea instrumentelor de colaborare online (Microsoft Teams, Slack) pentru comunicare și coordonare.
Cunoștințe despre principiile de securitate a datelor și implementarea de măsuri de protecție.
Abilități de utilizare a sistemelor de management al documentelor (SharePoint) pentru organizarea și distribuirea informațiilor.
Cunoștințe despre principiile de sustenabilitate și implementarea de practici ecologice.
Experiență în utilizarea platformelor de colaborare cu furnizorii (Supplier Relationship Management – SRM).
Cunoștințe despre principiile de automatizare a proceselor robotizate (RPA).
Abilități de utilizare a sistemelor de management al transportului (Transportation Management System - TMS).
Cunoștințe despre principiile de management al performanței (KPI tracking).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva o echipă multidisciplinară.
Abilități excelente de comunicare, atât verbală, cât și scrisă, pentru negociere și prezentare.
Capacitate de a lua decizii strategice în condiții de incertitudine și presiune.
Orientare către rezultate și abilitatea de a stabili priorități eficiente.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date complexe pentru a identifica tendințe și oportunități.
Abilități de rezolvare a problemelor și de a găsi soluții creative în situații dificile.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diferite departamente.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări și la cerințe noi.
Orientare către client și abilitatea de a construi relații de încredere cu furnizorii și clienții.
Abilități de negociere și de persuasiune pentru a obține cele mai bune condiții contractuale.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții win-win.
Abilități de delegare și de monitorizare a performanței echipei.
Orientare către dezvoltare și îmbunătățire continuă.
Capacitate de a gestiona timpul eficient și de a respecta termenele limită.
Abilități de planificare și de organizare a activităților.
Gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințele pieței.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Abilități de a influența și de a convinge părțile interesate.
Empatie și capacitate de a înțelege nevoile și preocupările celorlalți.
Rezistență la stres și abilitatea de a gestiona situații critice.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, software de gestiune a stocurilor, software ERP, software CRM, scanner de coduri de bare, imprimantă, telefon, fax, sistem de videoconferință, software de prognoză a vânzărilor, software de analiză a datelor, sistem de raportare, tableta, smartphone, sistem de management al documentelor, software de optimizare a rutelor de transport, sistem de monitorizare a performanței furnizorilor, echipamente de protecție individuală (în funcție de specificul activității)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.