FIȘĂ DE POST SEF BIROU

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU

1.2. Cod C.O.R.:121904

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu șefii direcțiilor, coordonatori de proiect, specialiști în diverse domenii, personalul administrativ și echipele de suport pentru a asigura fluxul informațional și atingerea obiectivelor. Externe: Colaborează cu clienți, furnizori, parteneri de afaceri, autorități publice și alte entități relevante pentru a facilita activitățile biroului și a reprezenta compania.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Șeful biroului coordonează și supervizează activitățile întregului birou, asigurând buna funcționare și atingerea obiectivelor stabilite. Responsabilitățile includ planificarea, organizarea, delegarea și controlul sarcinilor, precum și reprezentarea biroului în relația cu alte departamente și cu factorii externi. Șeful biroului este responsabil pentru gestionarea eficientă a resurselor umane și materiale, respectarea procedurilor interne și a reglementărilor legale, precum și pentru raportarea periodică a rezultatelor către superiorii ierarhici. De asemenea, contribuie la îmbunătățirea continuă a proceselor de lucru și la dezvoltarea echipei.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonarea și gestionarea activității biroului, asigurând îndeplinirea obiectivelor și respectarea procedurilor interne.
Elaborarea și implementarea planurilor de acțiune pentru birou, în concordanță cu strategia organizației.
Supervizarea și evaluarea performanțelor echipei, oferind feedback constructiv și identificând oportunități de dezvoltare profesională.
Delegarea eficientă a sarcinilor, ținând cont de competențele individuale și de volumul de muncă.
Monitorizarea fluxurilor de lucru și identificarea blocajelor, propunând soluții pentru optimizarea proceselor.
Gestionarea bugetului alocat biroului, asigurând utilizarea eficientă a resurselor financiare.
Raportarea periodică a activității biroului către superiorii ierarhici, prezentând indicatori de performanță și identificând punctele forte și punctele slabe.
Asigurarea respectării reglementărilor legale și a procedurilor interne în toate activitățile desfășurate de birou.
Reprezentarea biroului în relația cu alte departamente și cu factorii externi, menținând o comunicare eficientă și profesionistă.
Gestionarea documentelor și a informațiilor confidențiale, asigurând securitatea și integritatea acestora.
Analiza datelor și a informațiilor relevante pentru activitatea biroului, identificând tendințe și oportunități.
Implementarea de soluții inovatoare pentru îmbunătățirea eficienței și a calității activității biroului.
Participarea la elaborarea de politici și proceduri interne, în concordanță cu strategia organizației.
Gestionarea situațiilor de criză, identificând rapid cauzele și implementând măsuri de remediere.
Coordonarea proiectelor specifice ale biroului, asigurând respectarea termenelor limită și a bugetelor alocate.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii superioare de specialitate (economie, drept, științe administrative, inginerie, sau alt domeniu relevant pentru specificul activității biroului).
Masterat în management, leadership sau domeniu conex reprezintă un avantaj.
Experiență profesională relevantă, de minimum 5 ani, în domeniul specific activității biroului, din care minim 2 ani în rol de conducere sau coordonare.
Certificări profesionale în management de proiect, leadership sau alte domenii relevante reprezintă un avantaj.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de legislație națională și europeană relevantă pentru domeniul de activitate.
Cunoștințe de contabilitate și finanțe (în funcție de specificul activității biroului).
Abilități de comunicare scrisă și orală excelente, în limba română.
Cunoașterea unei limbi străine (engleză, germană, franceză) reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare în managementul resurselor umane (opțional).
Certificat de absolvire a unui curs de formare în negociere și conflict management (opțional).
Atestat de securitate a informațiilor (dacă este necesar în funcție de specificul activității).
Permis de conducere categoria B (în funcție de specificul activității).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor informatice utilizate în activitatea biroului (ERP, CRM, etc.).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în roluri cu responsabilități de conducere, coordonare sau supervizare a activităților de birou.
Experiență în gestionarea echipelor, inclusiv recrutare, formare, evaluare a performanțelor și motivare.
Experiență în planificarea, organizarea și implementarea de proiecte, respectând termenele limită și bugetele alocate.
Experiență în elaborarea și monitorizarea bugetelor, analizând indicatorii financiari și identificând oportunități de optimizare.
Experiență în gestionarea fluxurilor de lucru, identificând blocaje și propunând soluții pentru îmbunătățirea eficienței.
Experiență în gestionarea documentelor și a informațiilor, asigurând securitatea și confidențialitatea acestora.
Experiență în raportarea către conducerea superioară, prezentând indicatori de performanță și identificând tendințe.
Experiență în rezolvarea problemelor și luarea deciziilor în situații complexe, respectând reglementările legale și procedurile interne.
Experiență în negocierea cu furnizori și parteneri, obținând condiții avantajoase pentru organizație.
Experiență în implementarea de soluții inovatoare pentru îmbunătățirea proceselor de lucru și a calității serviciilor.
Experiență în utilizarea eficientă a tehnologiei informației și a comunicațiilor pentru a sprijini activitățile biroului.
Experiență în gestionarea situațiilor de criză, identificând cauzele și implementând măsuri de remediere.
Experiență în adaptarea la schimbări și în gestionarea eficientă a timpului și a priorităților.
Experiență în utilizarea de software specializat relevant pentru activitatea biroului (ex: ERP, CRM).
Experiență în gestionarea relațiilor cu clienții sau alte părți interesate (dacă este relevant).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoașterea și utilizarea eficientă a sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning) – preferabil SAP, Oracle, sau similar.
Utilizarea sistemelor CRM (Customer Relationship Management) pentru gestionarea relațiilor cu clienții.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de arhivare electronică și fizică.
Utilizarea software-urilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (SharePoint, Google Workspace).
Utilizarea instrumentelor de Business Intelligence (BI) pentru analiza datelor și generarea de rapoarte (Power BI, Tableau).
Cunoașterea principiilor de securitate a informațiilor și utilizarea software-urilor antivirus.
Utilizarea sistemelor de management al documentelor (DMS).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de raportare financiară.
Utilizarea software-urilor de management al proiectelor (Microsoft Project, Asana, Trello).
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Utilizarea platformelor de comunicare internă (Slack, Microsoft Teams).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de management al identității și accesului (IAM).
Utilizarea software-urilor de criptare a datelor.
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de analiză a performanței website-ului (Google Analytics).
Utilizarea platformelor de marketing digital (Google Ads, Facebook Ads).
Cunoașterea și utilizarea instrumentelor de SEO (Search Engine Optimization).
Utilizarea sistemelor de management al fluxurilor de lucru (Workflow Management Systems).
Cunoașterea principiilor de bază ale programării (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Leadership și capacitate de a motiva echipe.
Comunicare eficientă, atât scrisă, cât și orală.
Abilitatea de a lua decizii, chiar și în situații de incertitudine.
Orientare către rezultate și focus pe atingerea obiectivelor.
Capacitate de planificare și organizare a activităților.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Adaptabilitate la schimbare și flexibilitate în abordare.
Gândire strategică și capacitate de a identifica oportunități.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către client și capacitate de a construi relații.
Gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor.
Lucru în echipă și colaborare eficientă.
Capacitate de a delega sarcini și de a monitoriza progresul.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire analitică.
Gestionarea stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Inițiativă și proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Empatie și abilitatea de a înțelege perspectivele altora.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, Laptop, Telefon mobil, Imprimantă, Scaner, Fax, Aparat de copiat, Software de gestionare a proiectelor, Software de procesare a textului, Software de calcul tabelar, Sistem de arhivare electronică, Software de videoconferință, Software de management al documentelor, Echipamente de protecție a vederii, Echipamente ergonomice de birou, Software de securitate cibernetică, Dispozitive de stocare externă, Aplicații de comunicare internă, Software de analiză de date..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

• Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
• Tichete de masă.
• Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
• Asigurare de viață/accidente.
• [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
• Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
• Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.