FIȘĂ DE POST SEF BIROU CORP CONTROL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SEF BIROU CORP CONTROL

1.2. Cod C.O.R.:121310

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu Directorul General, Directorul Financiar, Directorul de Operațiuni, șefii de departamente, auditorii interni, specialiștii în conformitate, personalul de suport. Externe: Colaborează cu auditorii externi, consultanții juridici, autoritățile de reglementare, furnizorii de servicii de securitate, clienții (în situații specifice).

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Șeful Biroului Corp Control este responsabil pentru coordonarea și supervizarea activității de control tehnic și de mediu a corpului de control din cadrul instituției. Asigură respectarea legislației în vigoare, planifică și organizează acțiunile de control, analizează rezultatele acestora și formulează recomandări pentru îmbunătățirea performanței. De asemenea, gestionează personalul din birou, asigurând o comunicare eficientă și o documentare riguroasă a tuturor activităților desfășurate. Scopul principal este de a garanta funcționarea corectă și eficientă a corpului de control, contribuind la îndeplinirea obiectivelor instituției."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Planificarea, organizarea și coordonarea activităților de control tehnic și de mediu desfășurate de Corpul de Control.
Supervizarea echipei de inspectori, asigurând respectarea procedurilor și a legislației aplicabile.
Elaborarea planurilor de acțiune pentru controalele programate și neprogramate, în concordanță cu directivele primite.
Gestionarea și monitorizarea fluxurilor de informații privind activitățile de control, asigurând o documentare riguroasă.
Analiza documentelor justificative și a rapoartelor de inspecție, identificând eventuale neregularități sau deficiențe.
Verificarea legalității și oportunității măsurilor dispuse de Corpul de Control.
Redactarea de note, referate și rapoarte de specialitate adresate conducerii instituției.
Participarea la ședințe de lucru și comitete de lucru, prezentând rezultatele activităților de control.
Implementarea și actualizarea procedurilor de lucru specifice Corpului de Control.
Asigurarea respectării termenelor limită pentru finalizarea controalelor și raportarea rezultatelor.
Gestionarea resurselor umane și materiale alocate Corpului de Control.
Monitorizarea indicatorilor de performanță ai Corpului de Control și propunerea de măsuri corective.
Colaborarea cu alte instituții publice și cu agenți economici în vederea realizării obiectivelor de control.
Participarea la elaborarea de proiecte de reglementări în domeniul controlului.
Reprezentarea Corpului de Control în relațiile cu terții, conform instrucțiunilor primite.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de licență, cu specializarea în științe juridice, economice, administrative sau inginerie.
Avantaj constituie studii a doua facultate sau postuniversitare în domenii relevante pentru activitatea de control (ex: audit, managementul riscului, managementul mediului).
Certificări profesionale în domeniul controlului managerial, auditului intern sau managementului riscului constituie un avantaj.
Experiență profesională relevantă de minimum 5 ani în domeniul controlului, auditului sau inspecției, cu responsabilități de conducere.
Cunoștințe aprofundate a legislației naționale și europene în domeniul controlului, auditului și inspecției.
Cunoștințe solide de contabilitate, finanțe și management.
Abilități de analiză și interpretare a datelor financiare și operaționale.
Cunoștințe de utilizare a calculatorului, inclusiv pachete de aplicații office și sisteme de management al documentelor.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel avansat).
Atestat de formare profesională în domeniul controlului managerial, dacă este cazul.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență de minimum 5 ani în activități de control, audit intern sau inspecție, cu responsabilități de coordonare sau conducere.
Experiență în elaborarea și implementarea planurilor de control și a procedurilor de lucru.
Experiență în gestionarea echipei de control, inclusiv în alocarea sarcinilor, monitorizarea performanței și evaluarea rezultatelor.
Experiență în analiza documentelor justificative, a rapoartelor de inspecție și a altor documente relevante pentru activitatea de control.
Experiență în identificarea neregularităților, a deficiențelor și a riscurilor asociate activității supuse controlului.
Experiență în redactarea de note, referate, rapoarte de specialitate și alte documente necesare pentru raportarea rezultatelor activității de control.
Experiență în colaborarea cu alte instituții publice și cu agenți economici în vederea realizării obiectivelor de control.
Experiență în utilizarea sistemelor informatice și a aplicațiilor software specifice activității de control.
Experiență în prezentarea rezultatelor activității de control în fața conducerii instituției și a altor părți interesate.
Experiență în managementul proiectelor, cu accent pe planificare, organizare și monitorizare.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Cunoștințe avansate de operare a sistemelor de calcul și a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de utilizare a sistemelor de management al documentelor electronice (GED).
Experiență în utilizarea software-urilor specifice activității de control, audit și inspecție (ex: sisteme de management al riscului, software de audit).
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date și a instrumentelor de interogare a datelor (ex: SQL).
Abilități de analiză statistică a datelor utilizând software specializat (ex: SPSS, R).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de vizualizare a datelor (ex: Tableau, Power BI).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de raportare automată a datelor.
Experiență în utilizarea platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate cibernetică și de protecție a datelor.
Abilități de utilizare a sistemelor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Jira).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de business intelligence (BI).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de geolocalizare și de cartografiere (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a rețelelor sociale (dacă este cazul).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de identificare și autentificare a utilizatorilor (ex: Active Directory).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de criptare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor informatice.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de recuperare a datelor pierdute.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de backup și restaurare a datelor.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de comunicare eficientă, atât orală, cât și scrisă.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Abilități de leadership și de motivare a echipei.
Capacitate de a lua decizii în situații de presiune și de incertitudine.
Gândire analitică și capacitate de a interpreta date complexe.
Orientare către detalii și acuratețe.
Abilitatea de a prioritiza sarcini și de a respecta termene limită.
Capacitate de a gestiona timpul eficient și de a organiza resursele.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de rezolvare a problemelor și de a găsi soluții inovatoare.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Capacitate de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități.
Abilități de a influența și de a convinge părțile interesate.
Capacitate de a gestiona așteptările părților interesate.
Abilități de a construi și menține relații profesionale.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a menține calmul.
Etică profesională și integritate.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de rapoarte de control finalizate în termen, procent de conformitate a entităților verificate, număr de neregularități identificate și remediate, timp mediu de răspuns la solicitări de informații, număr de recomandări implementate de entitățile verificate, scor de satisfacție a părților interesate, număr de audituri interne efectuate, număr de recomandări de îmbunătățire implementate, reducere a riscurilor identificate, îmbunătățirea eficienței proceselor interne, număr de reclamații primite și rezolvate, reducerea numărului de incidente de securitate, îmbunătățirea procesului de colectare și analiză a datelor, reducerea costurilor operaționale, număr de personal instruit în domeniul controlului intern, îmbunătățirea indicatorilor de performanță financiari, număr de procese de îmbunătățire continuă implementate, număr de breșe de securitate prevenite, îmbunătățirea gradului de conștientizare a angajaților privind riscurile.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea rapoartelor de control (claritate, concizie, acuratețe), eficiența comunicării cu părțile interesate, gradul de respectare a procedurilor de control, adecvarea metodologiei de control, relevanța recomandărilor formulate, capacitatea de a identifica și analiza riscuri complexe, nivelul de obiectivitate și independență în evaluarea activităților, capacitatea de a oferi soluții inovatoare pentru îmbunătățirea controlului intern, gradul de respectare a legislației și a reglementărilor aplicabile, calitatea relațiilor profesionale cu alte departamente, abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, gradul de profesionalism și etică în desfășurarea activităților, capacitatea de a se adapta la schimbări și de a învăța rapid, eficiența în utilizarea resurselor disponibile, gradul de satisfacție a echipei privind conducerea și suportul primit, calitatea feedback-ului oferit angajaților, capacitatea de a promova o cultură a controlului intern, gradul de încredere acordat de management și de alte departamente.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă și proactivitate în identificarea riscurilor și problemelor, capacitate de a lua decizii bazate pe date și analize, orientare către rezultate și performanță, abilități de comunicare eficientă și persuasivă, leadership și capacitate de a motiva echipa, gândire critică și capacitate de a analiza situații complexe, rezolvarea problemelor și găsirea de soluții inovatoare, adaptabilitate și flexibilitate în fața schimbărilor, gestionarea timpului și prioritizarea sarcinilor, etică profesională și respectarea principiilor de integritate, capacitatea de a lucra sub presiune și de a menține calmul, capacitatea de a construi și menține relații profesionale, capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback, capacitatea de a lucra independent și de a-și asuma responsabilități, orientare către detalii și acuratețe, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, capacitatea de a influența și de a convinge părțile interesate, capacitatea de a gestiona așteptările părților interesate.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, software de procesare a textului, software de calcul tabelar, software de prezentare, software de gestionare a bazei de date, scanner, imprimantă, fax, telefon, echipamente de videoconferință, software de analiză a datelor, echipamente de arhivare digitală, software de raportare, echipamente de securitate cibernetică, echipamente de protecție a datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 121310 - SEF BIROU CORP CONTROL