FIȘĂ DE POST SECRETAR GENERAL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SECRETAR GENERAL

1.2. Cod C.O.R.:111219

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii generali, consilierii juridici, directorii de departamente, consilierii de comunicare, personalul administrativ și consilierii speciali pentru asigurarea fluxului informațional și a coordonării activităților. Externe: Colaborează cu instituții guvernamentale, parteneri strategici, organizații neguvernamentale, mediul de afaceri și mass-media pentru reprezentarea organizației și facilitarea relațiilor externe.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Secretarul general este responsabil pentru buna funcționare a organizației, asigurând implementarea deciziilor luate de conducere și coordonând activitățile departamentelor. El/Ea reprezintă organizația în relațiile externe, redactează documente oficiale, organizează ședințe și conferințe, gestionează agenda și corespondența, și asigură respectarea procedurilor interne. Secretarul general este un consilier de încredere pentru președinte/director și contribuie la atingerea obiectivelor strategice ale organizației, asigurând un flux informațional eficient și o comunicare clară."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Coordonarea și implementarea strategiilor de comunicare internă și externă, conform liniilor directoare stabilite de conducere.
Gestionarea și actualizarea constantă a agendei directoratului, prioritizând întâlnirile și evenimentele.
Redactarea, revizuirea și distribuirea de rapoarte, note informative, corespondență oficială și alte documente administrative.
Organizarea și protocolul ședințelor consiliului de administrație, asigurând înregistrarea deciziilor și urmărirea implementării acestora.
Gestionarea fluxului de informații către și dinspre departamentele organizației, facilitând colaborarea și coordonarea activităților.
Reprezentarea organizației în relația cu parteneri externi, instituții guvernamentale și alte organizații, conform mandatului.
Asigurarea respectării procedurilor interne și a reglementărilor legale în toate activitățile organizației.
Monitorizarea și evaluarea eficienței proceselor administrative, propunând îmbunătățiri și optimizări.
Gestionarea documentelor confidențiale și asigurarea securității informațiilor.
Elaborarea de proiecte de politici interne și proceduri operaționale, în colaborare cu departamentele relevante.
Pregătirea și organizarea evenimentelor oficiale, conferințe, seminarii și întâlniri.
Gestionarea bugetului alocat secretariatului, monitorizând cheltuielile și respectând limitele stabilite.
Asigurarea legăturii între conducere și angajați, facilitând comunicarea și rezolvând problemele.
Supervizarea personalului din secretariat, delegând sarcini și evaluând performanța.
Gestionarea arhivei organizației, asigurând păstrarea și accesul la documente."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii universitare de nivel licență, preferabil în științe administrative, drept, economie sau științe politice.
Masterat în management, administrație publică, relații internaționale sau domenii conexe, constituie un avantaj.
Certificări în managementul proiectelor (PMP, PRINCE2) sau managementul calității (ISO 9001) pot fi relevante.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe solide de legislație națională și europeană relevantă pentru domeniul de activitate al organizației.
Cunoștințe aprofundate privind funcționarea instituțiilor publice și a proceselor administrative.
Experiență considerabilă în redactarea de documente oficiale, rapoarte și note informative.
Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, în limba română și, eventual, într-o limbă străină de lucru (engleză, franceză).
Cunoștințe de protocoale diplomatice și etichetă oficială.
Experiență în gestionarea de arhive și documente confidențiale.
Cunoștințe de contabilitate și bugetare, pentru gestionarea resurselor financiare ale secretariatului.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul secretariatului și protocolului (opțional).
Cunoștințe de securitate a informațiilor și protecție a datelor cu caracter personal (GDPR).
Cunoștințe de management al riscului și asigurare a continuității activității organizației.

5.2. Experiență Profesională:

Minimum 10 ani de experiență profesională în domeniul administrației publice sau în sectorul privat, cu responsabilități de conducere.
Experiență semnificativă în gestionarea de proiecte complexe, cu respectarea termenelor și bugetelor stabilite.
Experiență în coordonarea și supervizarea personalului, inclusiv evaluarea performanței și identificarea nevoilor de formare.
Experiență în elaborarea și implementarea de strategii de comunicare internă și externă, utilizând diverse canale de informare.
Experiență în reprezentarea unei organizații în relația cu parteneri externi, instituții guvernamentale și alte organizații.
Experiență în redactarea și revizuirea de documente oficiale, rapoarte, note informative și corespondență.
Experiență în gestionarea de arhive și documente confidențiale, asigurând respectarea legislației privind protecția datelor.
Experiență în gestionarea bugetului unei organizații, monitorizând cheltuielile și identificând oportunități de economisire.
Experiență în negocierea de contracte și acorduri cu furnizori de servicii și parteneri externi.
Experiență în rezolvarea de conflicte și gestionarea situațiilor de criză, menținând buna funcționare a organizației.
Experiență în implementarea de sisteme de management al calității (ISO 9001) sau alte standarde relevante.
Experiență în utilizarea de software de management al documentelor și de colaborare online.
Experiență în realizarea de studii de fezabilitate și analize de risc.
Experiență în gestionarea de evenimente oficiale și conferințe.
Experiență în colaborarea cu mass-media și gestionarea relațiilor publice (dacă este relevant pentru organizație).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemelor de operare Windows și macOS.
Cunoașterea aprofundată a suitei Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Utilizarea eficientă a software-urilor de editare text și de procesare a tabelelor (ex: Google Docs, Google Sheets).
Cunoașterea platformelor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams, Skype).
Utilizarea software-urilor de management al proiectelor (ex: Microsoft Project, Trello, Asana).
Cunoașterea sistemelor de gestionare a documentelor (DMS) și a fluxurilor de lucru digitale.
Utilizarea eficientă a platformelor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Drive).
Cunoștințe de bază în domeniul securității cibernetice și a protecției datelor.
Utilizarea software-urilor de creare de prezentări interactive și de infografice (ex: Canva, Adobe Spark).
Cunoștințe de programare de bază (ex: HTML, CSS) – un avantaj.
Utilizarea software-urilor de analiză de date și de business intelligence (ex: Power BI, Tableau) – un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (ex: MySQL, PostgreSQL) – un avantaj.
Utilizarea platformelor de social media și a instrumentelor de marketing digital – un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al conținutului (CMS) – un avantaj.
Utilizarea software-urilor de criptare și de securizare a comunicațiilor.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de arhivare digitală și de scanare a documentelor.
Utilizarea software-urilor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor mobile pentru gestionarea documentelor și a comunicațiilor.
Utilizarea software-urilor de editare foto și video – un avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și orală, adaptate la diverse audiențe.
Capacitate de a negocia și de a construi relații profesionale solide.
Leadership și capacitate de a motiva și de a coordona echipe.
Gândire strategică și capacitate de a identifica oportunități și de a rezolva probleme complexe.
Abilități de luare a deciziilor în situații de presiune și incertitudine.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Organizare și planificare eficientă a timpului și a resurselor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări și la cerințe noi.
Orientare către rezultate și capacitate de a respecta termene limită.
Etică profesională și respectarea confidențialității.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Abilități de networking și de reprezentare a organizației.
Empatie și capacitate de a înțelege perspectivele altora.
Abilități de prezentare și de facilitare a discuțiilor.
Gestionarea stresului și reziliență emoțională.
Capacitate de a delega sarcini și de a oferi feedback constructiv.
Gândire critică și abilitatea de a analiza informații complexe.
Capacitate de a gestiona prioritățile și de a face față multiple solicitări.
Abilități de ascultare activă și de înțelegere a nevoilor.
Diplomatie și tact în interacțiunile profesionale.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente oficiale redactate și revizuite, rata de respectare a termenelor limită pentru raportări, numărul de evenimente organizate și gestionate, numărul de proiecte implementate cu succes, gradul de satisfacție al angajaților față de comunicare internă, numărul de parteneriate strategice dezvoltate, numărul de reclamații sau litigii rezolvate, eficiența fluxurilor de lucru digitale implementate, reducerea costurilor administrative, numărul de erori sau omisiuni în documentație, gradul de conformitate cu reglementările legale și procedurale, numărul de recomandări implementate pentru îmbunătățirea proceselor, rata de adoptare a tehnologiilor digitale, numărul de audiențe interne și externe gestionate, numărul de rapoarte de analiză și sinteză elaborate, numărul de inițiative de comunicare internă lansate, numărul de feedback-uri pozitive primite de la părțile interesate, numărul de proceduri operaționale standardizate și actualizate, gradul de îndeplinire a obiectivelor strategice ale organizației, numărul de probleme identificate și rezolvate în procesul decizional.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării interne și externe, acuratețea și claritatea documentelor oficiale, eficiența fluxurilor de lucru, gradul de satisfacție al părților interesate, respectarea confidențialității, profesionalismul în interacțiunile cu angajații, eficiența organizării evenimentelor, calitatea prezentărilor și a rapoartelor, capacitatea de a gestiona situații de criză, coerența și consecvența deciziilor, capacitatea de a anticipa și de a răspunde la schimbări, gradul de conformitate cu standardele etice, capacitatea de a construi relații de încredere, calitatea procesului decizional, eficiența managementului timpului, acuratețea informațiilor furnizate, claritatea și concizia comunicării, gradul de inovare în procesele administrative, capacitatea de a promova o cultură organizațională pozitivă, respectarea procedurilor legale și interne, eficiența colaborării cu alte departamente, calitatea raportărilor către conducere, capacitatea de a reprezenta organizația în fața publicului.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, adaptabilitate la schimbări și la presiuni, capacitate de a lucra independent și în echipă, orientare către rezultate și respectarea termenelor limită, abilități de comunicare eficientă și diplomație, capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive, gândire strategică și capacitate de a anticipa tendințe, etică profesională și respectarea confidențialității, abilități de delegare și de motivare a echipei, flexibilitate în abordarea sarcinilor, capacitate de a lua decizii în situații complexe, abilități de networking și de reprezentare a organizației, capacitate de a asculta activ și de a înțelege perspectivele altora, abilități de prezentare și de facilitare a discuțiilor, reziliență emoțională și gestionarea stresului, diplomație și tact în interacțiunile profesionale, capacitatea de a inspira încredere și respect, abilitatea de a promova colaborarea și coeziunea echipei, capacitatea de a învăța continuu și de a se adapta la noile tehnologii, capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi critici.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, imprimantă multifuncțională, scaner, copiator, telefon fix, telefon mobil, server de e-mail, software de procesare a textului (Microsoft Word sau echivalent), software de creare a prezentărilor (Microsoft PowerPoint sau echivalent), software de calcul tabelar (Microsoft Excel sau echivalent), software de gestionare a bazei de date, sistem de arhivare electronică, platformă de videoconferință, software de gestionare a proiectelor, software de management al documentelor, echipamente de videoconferință (cameră web, microfon), echipamente de prezentare (proiector, ecran), echipamente de scanare a documentelor, echipamente de copiere a documentelor, echipamente de arhivare fizică (dulapuri, cutii de arhivare)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
Tichete de masă.
Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
Asigurare de viață/accidente.
[Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.

Model Fisa de Post 111219 - SECRETAR GENERAL