FIȘĂ DE POST FINISOR LA INNOBILARE PFL
Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]
SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI
1.1. Denumirea postului:FINISOR LA INNOBILARE PFL
1.2. Cod C.O.R.:817222
1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]
1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare
1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]
SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE
2.1. Relații ierarhice (de subordonare):
Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]
2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):
Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]
2.3. Relații funcționale (de colaborare):
Interne: Colaborează cu arhivistul șef, cu personalul din departamentul de procesare a datelor, cu managerul direct și cu ceilalți finisori pentru a asigura fluxul continuu de documente și pentru a respecta termenele limită. Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii de scanare și arhivare, cu auditorii interni și externi și cu alte departamente pentru a asigura conformitatea cu reglementările legale și cu politicile interne.
SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI
„Finisorul la InnoBilare PFL are rolul de a asigura finalizarea documentelor și a procedurilor necesare pentru înregistrarea și actualizarea datelor în sistemul InnoBilare. Activitatea principală presupune verificarea acurateței informațiilor, corectarea eventualelor erori și asigurarea conformității cu reglementările interne și legislative. De asemenea, finisorul colaborează cu alte departamente pentru a obține date suplimentare și pentru a facilita fluxul de lucru. Scopul final este de a contribui la menținerea unui registru de date complet, corect și la zi, în vederea respectării obligațiilor legale și a facilitării accesului la informații relevante.”
SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Verificarea și introducerea datelor în sistemul InnoBilare, conform procedurilor interne și cerințelor legale.
Validarea informațiilor furnizate de clienți și de alte departamente, asigurând acuratețea și completitudinea acestora.
Verificarea conformității documentelor cu cerințele legale și cu standardele interne.
Introducerea datelor în aplicația InnoBilare, respectând formatul specific și codurile de clasificare.
Corectarea erorilor și a inconsecvențelor din datele introduse, prin utilizarea instrumentelor de diagnosticare.
Monitorizarea fluxului de lucru și identificarea blocajelor, propunând soluții pentru optimizarea procesului.
Arhivarea documentelor electronice și fizice, respectând regulile de păstrare și acces.
Generarea de rapoarte periodice privind volumul de activitate și calitatea datelor.
Colaborarea cu departamentul de control intern pentru verificarea conformității procedurilor.
Asigurarea confidențialității informațiilor sensibile, respectând politica de securitate a datelor.
Participarea la training-uri și actualizări privind legislația și procedurile InnoBilare.
Identificarea și raportarea discrepanțelor între datele din sistem și cele din alte surse.
Asigurarea respectării termenelor limită pentru înregistrarea și actualizarea datelor.
Gestionarea corespondenței legate de documentele InnoBilare.
Participarea la îmbunătățirea continuă a proceselor de lucru.
SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI
5.1. Studii și Calificări:
Studii medii, preferabil liceu cu specializarea economică sau tehnică.
Cunoștințe solide de operare pe calculator, inclusiv pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe de contabilitate primară sau de gestionare a datelor (constituie un avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul InnoBilare (constituie un avantaj).
Cunoștințe de termeni și proceduri specifice domeniului juridic și financiar (constituie un avantaj).
Abilități de comunicare scrisă și verbală, pentru a interacționa eficient cu clienții și cu alte departamente.
Cunoștințe de limba engleză (nivel minim: conversațional) (constituie un avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul procesării datelor (constituie un avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de gestionare a documentelor electronice (constituie un avantaj).
Cunoștințe despre legislația privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR) (constituie un avantaj).
5.2. Experiență Profesională:
Experiență minimă de 6 luni în procesarea datelor și introducerea informațiilor în sisteme informatice.
Experiență în lucrul cu documente legale și financiare (constituie un avantaj).
Experiență în gestionarea fluxurilor de lucru și respectarea termenelor limită (constituie un avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de arhivare electronică (constituie un avantaj).
Experiență în lucrul cu baze de date și aplicații de business intelligence (constituie un avantaj).
Experiență în domeniul bancar sau în instituții financiare (constituie un avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de raportare conformă (constituie un avantaj).
Experiență în domeniul asigurărilor (constituie un avantaj).
Experiență în lucrul cu sisteme de management al documentelor (DMS) (constituie un avantaj).
Experiență în domeniul juridic, în pregătirea și verificarea documentelor (constituie un avantaj).
5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare fluentă a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Cunoștințe avansate de utilizare a aplicațiilor de procesare a textului.
Cunoștințe solide de utilizare a foilor de calcul (Excel) pentru prelucrarea datelor.
Abilități de operare a sistemelor de gestionare a documentelor electronice (DMS).
Cunoștințe de operare a bazelor de date (SQL) (constituie un avantaj).
Experiență în utilizarea aplicațiilor de scanare și OCR (Optical Character Recognition).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de arhivare electronică.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de e-mail și calendar.
Cunoștințe de operare a sistemelor de imprimare și scanare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică (antivirus, firewall).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de backup și recuperare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de monitorizare a rețelei.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de diagnosticare a problemelor hardware și software.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de telemetrie.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de virtualizare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de containerizare.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de cloud computing.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a proceselor robotizate (RPA) (constituie un avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de analiză a datelor (constituie un avantaj).
5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):
Abilități de comunicare eficientă, atât scrisă, cât și verbală.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu diverse departamente.
Atitudine proactivă și orientare către soluții.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și de a respecta termenele limită.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a gestiona situații neprevăzute.
Atitudine pozitivă și orientare către rezultate.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților/colegilor.
Abilități de negociere și de persuasiune.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.
Atitudine de responsabilitate și implicare.
Abilități de a oferi feedback constructiv.
Capacitate de a lucra independent și de a lua inițiativă.
Abilități de a prioritiza sarcinile și de a delega responsabilități.
Capacitate de a menține confidențialitatea informațiilor.
Atitudine de respect și empatie față de ceilalți.
Abilități de a gestiona stresul și de a menține o atitudine pozitivă.
SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI
Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.
6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de documente procesate corect pe zi, numărul de erori de introducere a datelor, timpul mediu de procesare a unui document, gradul de respectare a termenelor limită, numărul de solicitări rezolvate în timpul alocat, numărul de documente verificate conform standardelor, gradul de conformitate cu procedurile interne, numărul de rapoarte generate la timp, numărul de sesiune de instruire participate, scorul la evaluările de performanță, numărul de sugestii de îmbunătățire a proceselor implementate, rata de satisfacție a clienților interni, numărul de documente arhivare corect, numărul de audituri de conformitate trecute, numărul de documente scanate corect, numărul de documente indexate corect, numărul de documente clasificate corect, numărul de documente etichetate corect, numărul de documente distribuite corect.6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea datelor introduse, respectarea procedurilor interne, conformitatea cu standardele de calitate, lizibilitatea și claritatea documentelor generate, corectitudinea clasificării documentelor, respectarea confidențialității informațiilor, completitudinea documentelor procesate, promptitudinea răspunsurilor la solicitări, profesionalismul în interacțiunea cu clienții interni, gradul de înțelegere a cerințelor de business, respectarea termenelor limită, gradul de atenție la detalii, coerența datelor introduse, integritatea informațiilor procesate, conformitatea cu politicile de securitate, respectarea regulamentului GDPR, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a identifica și corecta erorile, abilitatea de a lucra în echipă, profesionalismul în comunicare, gradul de adaptabilitate la schimbări.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, atenție la detalii, capacitate de concentrare, rezistență la stres, adaptabilitate, orientare către rezultate, respectarea regulilor, capacitate de organizare, gestionarea timpului, comunicare eficientă, lucru în echipă, respectarea confidențialității, responsabilitate, proactivitate, gestionarea priorităților, flexibilitate, perseverență, inițiativă, capacitate de învățare, etică profesională.
SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI
7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.
7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].
7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.
7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU
7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, monitor, tastatură, mouse, scaner, imprimantă, scanner, software de gestionare a documentelor, sistem de arhivare electronică, echipamente de scanare, software de editare a documentelor, cititor de coduri de bare, echipamente de arhivare fizică, dispozitive de stocare a datelor, software de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), sistem de management al calității documentelor, echipamente de protecție a datelor..
SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI
8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)
Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:
- Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
- Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
- Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
- Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
- Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
- Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
- Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
- Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
- Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
- Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
- Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
8.2. Situații de Urgență (SU)
Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.
- Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
- Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
- Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
- Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
- Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
- Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
- Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
- Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
- Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
- Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.
8.3. Protecția Mediului
Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:
- Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
- Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
- Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
- Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
- Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.
8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)
Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.
SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII
Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:
- Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
- Tichete de masă.
- Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
- Asigurare de viață/accidente.
- [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
- Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
- Decontarea transportului (dacă este cazul).
SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE
Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.