FIȘĂ DE POST FOTOCOPIST

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:FOTOCOPIST

1.2. Cod C.O.R.:813202

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu personalul administrativ pentru gestionarea fluxului de documente, cu tehnicienii pentru întreținerea echipamentelor, cu departamentul IT pentru suport tehnic și cu managerul direct pentru prioritizarea sarcinilor și raportare. Externe: Colaborează cu furnizorii de consumabile și echipamente, cu firmele de curierat pentru expedierea documentelor și, eventual, cu clienți externi pentru solicitări specifice.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Fotocopistul este responsabil pentru operarea și întreținerea echipamentelor de reproducere a documentelor, inclusiv copiatoare, imprimante și scanere. Asigură realizarea de copii, scanări și printuri de calitate, respectând cerințele specifice ale utilizatorilor. Monitorizează consumabilele, efectuează reparații minore și raportează defecțiunile. Menține ordinea și curățenia în zona de lucru, contribuind la buna funcționare a fluxului de informații din cadrul organizației. Poate include și sarcini administrative conexe, precum arhivarea documentelor și gestionarea comenzilor de materiale consumabile."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Operarea echipamentelor de reproducere documentară (copiatoare, imprimante, scanere, multifuncționale) utilizând diverse tehnologii (electrostatică, inkjet, laser).
Realizarea de copii, scanări și printuri, respectând specificațiile privind formatul, rezoluția, calitatea și cantitatea.
Gestionarea consumabilelor (toner, hârtie, cartușe de cerneală) – monitorizarea nivelului, comandarea, depozitarea și înlocuirea.
Diagnosticarea și remedierea defecțiunilor minore ale echipamentelor de reproducere, conform procedurilor de întreținere de bază.
Calibrarea și ajustarea echipamentelor pentru a asigura o calitate optimă a printurilor și copiilor.
Întreținerea curățeniei echipamentelor și a zonei de lucru, prevenind acumularea de praf și reziduuri.
Gestionarea și organizarea arhivei de documente, conform sistemului de clasificare stabilit.
Scanarea documentelor în format electronic și indexarea acestora în sistemul de management al documentelor.
Realizarea de printuri de mare volum, respectând termenele limită și asigurând o execuție impecabilă.
Asigurarea securității documentelor și a informațiilor confidențiale, respectând procedurile interne.
Gestionarea cererilor de reproducere a documentelor, prioritizând sarcinile în funcție de urgență.
Verificarea și controlul calității printurilor și copiilor, identificând și corectând eventualele erori.
Raportarea incidentelor, defecțiunilor și a necesităților de reparații către personalul tehnic specializat.
Actualizarea firmware-ului echipamentelor, conform instrucțiunilor producătorului.
Pregătirea documentelor pentru scanare sau printare, inclusiv îndepărtarea agrafelor și a altor elemente care pot afecta procesul.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea tehnică (electro-mecanică, electronică, mecanică).
Calificare profesională în domeniu, obținută prin absolvirea unui curs de formare profesională acreditat (operator multiplicator, tehnician electro-mecanic, tehnician electronică).
Certificat de absolvire a unui curs de utilizare a echipamentelor de reproducere documentară (copiatoare, imprimante, scanere) – constituie un avantaj.
Cunoștințe de bază în domeniul electro-mecanicii și electronică – un avantaj.
Cunoștințe de operare a sistemelor de operare Windows – necesare.
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare text și imagini – un avantaj.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor software specifice pentru gestionarea echipamentelor de reproducere documentară – un avantaj.
Cunoștințe de limba engleză tehnică – un avantaj.
Atestat de securitate și sănătate în muncă – obligatoriu.
Certificat de prevenire și stingere a incendiilor – obligatoriu.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni în operarea echipamentelor de reproducere documentară (copiatoare, imprimante, scanere) – obligatoriu.
Experiență în diagnosticarea și remedierea defecțiunilor minore ale echipamentelor de reproducere documentară – un avantaj.
Experiență în gestionarea consumabilelor (toner, hârtie, cartușe de cerneală) – un avantaj.
Experiență în scanarea și indexarea documentelor în sisteme de management al documentelor – un avantaj.
Experiență în realizarea de printuri de mare volum – un avantaj.
Experiență în lucrul cu sisteme de operare Windows – necesară.
Experiență în lucrul într-un mediu de birou – necesară.
Experiență în lucrul cu aplicații software specifice pentru gestionarea echipamentelor de reproducere documentară – un avantaj.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de arhivare – un avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a copiatoarelor, imprimantelor și scanerelor de diferite mărci și modele.
Diagnosticare și depanare a defecțiunilor minore ale echipamentelor de reproducere documentară.
Calibrare și ajustare a echipamentelor pentru a asigura calitatea printurilor și copiilor.
Gestionarea consumabilelor (toner, hârtie, cartușe de cerneală): monitorizare, comandă, depozitare.
Utilizare avansată a funcțiilor copiatoarelor: copiere duplex, sortare, broșare.
Utilizare a programelor de scanare și procesare a imaginilor (ex: Adobe Acrobat, ScanStation).
Utilizare a programelor de editare text (ex: Microsoft Word) pentru pregătirea documentelor de printare.
Cunoașterea parametrilor de printare: rezoluție, format, orientare, tip hârtie.
Utilizare a sistemelor de operare Windows (minim versiunea 10).
Utilizare a aplicațiilor software pentru gestionarea echipamentelor de reproducere documentară (ex: PaperCut, Equitrac).
Cunoașterea protocoalelor de comunicare a echipamentelor de printare (ex: TCP/IP, USB).
Cunoașterea principiilor de funcționare a echipamentelor de arhivare (dacă este cazul).
Utilizare a aplicațiilor de telefoanie IP (dacă este cazul).
Cunoașterea standardelor de securitate a datelor și a documentelor (dacă este cazul).
Utilizare a aplicațiilor de videoconferință (dacă este cazul).
Cunoașterea principiilor de funcționare a echipamentelor de scanare a documentelor (dacă este cazul).
Utilizare a echipamentelor de legătorie (dacă este cazul).
Cunoașterea principiilor de funcționare a echipamentelor de finisare a documentelor (dacă este cazul).
Utilizare a aplicațiilor de gestionare a fluxurilor de lucru (workflow) (dacă este cazul).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități de comunicare eficiente, atât verbale, cât și scrise.
Orientare către client și capacitate de a răspunde solicitărilor într-un mod politicos și profesionist.
Capacitate de a lucra în echipă și de a colabora cu alte departamente.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor.
Atitudine proactivă și orientare către soluții.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Atitudine pozitivă și entuziasm.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Discreție și confidențialitate în gestionarea documentelor.
Abilități de negociere și de persuasiune (în interacțiunea cu clienții).
Capacitate de a lucra independent și de a se autogestiona.
Răbdare și perseverență în rezolvarea problemelor.
Gândire analitică și atenție la detalii.
Abilități de observare și de identificare a problemelor.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Gestionarea eficientă a stresului și menținerea calmului în situații dificile.
Abilități de a oferi feedback constructiv.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de copii realizate pe oră, Volum de printare realizat zilnic, Nivelul de utilizare a consumabilelor (toner, hârtie), Număr de solicitări rezolvate pe zi, Timp mediu de răspuns la solicitări, Număr de erori/defecțiuni raportate, Nivelul de satisfacție al clienților (prin sondaje), Costuri de întreținere ale echipamentelor, Număr de documente scanate zilnic, Timp mediu de scanare a unui document, Număr de documente legate zilnic, Nivelul de utilizare a echipamentelor (în procente), Reducerea costurilor de consumabile (în procente), Timp de nefuncționare al echipamentelor (în procente), Nivelul de respectare a termenelor limită, Numărul de traininguri/instruiri efectuate, Nivelul de îmbunătățire a eficienței proceselor, Nivelul de conformitate cu procedurile interne, Reducerea numărului de reclamații, Gradul de utilizare a funcțiilor avansate ale echipamentelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de operare standard, Calitatea printurilor și copiilor (lipsa defectelor), Acuitatea imaginii scanate, Corectitudinea informațiilor în documentele reproduse, Respectarea confidențialității documentelor, Profesionalismul în interacțiunea cu clienții, Rapiditatea în rezolvarea problemelor, Organizarea spațiului de lucru, Curățenia echipamentelor, Respectarea normelor de siguranță, Adaptabilitatea la cerințele specifice ale clienților, Capacitatea de a identifica și raporta problemele echipamentelor, Abilitatea de a oferi asistență clienților în utilizarea echipamentelor, Nivelul de atenție la detalii în reproducerea documentelor, Capacitatea de a lucra în echipă cu alți colegi, Respectarea termenelor de predare a documentelor, Capacitatea de a oferi soluții creative pentru problemele întâmpinate, Abilitatea de a învăța rapid noi tehnici și proceduri, Nivelul de implicare în îmbunătățirea proceselor de lucru, Capacitatea de a gestiona situații de urgență.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, Orientare către client și capacitate de a anticipa nevoile acestuia, Abilitatea de a lucra independent și de a se autogestiona, Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări în volumul de lucru și tipul solicitărilor, Capacitatea de a prioritiza sarcinile în funcție de urgență și importanță, Abilitatea de a gestiona situații de stres și de a menține calmul sub presiune, Capacitatea de a lucra eficient în echipă și de a colabora cu alte departamente, Abilitatea de a comunica clar și concis, atât verbal, cât și în scris, Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii și echipamente, Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere, Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor, Atenție la detalii și acuratețe în reproducerea documentelor, Abilitatea de a respecta confidențialitatea informațiilor, Capacitatea de a oferi suport tehnic de bază utilizatorilor, Abilitatea de a identifica și raporta problemele echipamentelor, Capacitatea de a oferi soluții creative pentru problemele întâmpinate, Abilitatea de a lucra în condiții de urgență și de a respecta termene limită strânse, Abilitatea de a se autoevalua și de a identifica punctele forte și punctele slabe, Abilitatea de a contribui la îmbunătățirea proceselor de lucru.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Echipamente multifuncționale (MFP), Imprimante laser, Scanere documentare, Mașini de fax, Truse de întreținere (bomboane, role de încălzire), Consumabile (toner, hârtie, cerneală), Calculatoare, Monitoare, Teclaturi, Mouse-uri, Cabluri de interfață (USB, Ethernet), Carduri de rețea, Dispozitive de stocare externe (USB), Software de management al imprimării, Instrumente de diagnosticare a echipamentelor, Sisteme de arhivare electronică, Sisteme de gestionare a documentelor, Unități de alimentare neîntreruptibile (UPS), Sisteme de climatizare locală..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.