FIȘĂ DE POST PREPARATOR EMAIL

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:PREPARATOR EMAIL

1.2. Cod C.O.R.:812214

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu echipa de marketing, departamentul IT, echipa de vânzări, departamentul juridic (pentru conformitate GDPR), departamentul de suport clienți (pentru feedback).
Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de email marketing, agenții de publicitate digitală (ocazional), consultanți în securitate cibernetică (ocazional), furnizori de servicii de curățare a datelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

Pregătitorul Email este responsabil de curățarea, organizarea și îmbogățirea datelor din listele de corespondență. Activitatea principală constă în eliminarea adreselor invalide, corectarea erorilor de scriere și segmentarea listelor pentru campanii de marketing direcționate. De asemenea, rolul implică verificarea conformității cu reglementările privind confidențialitatea datelor și îmbunătățirea calității listelor pentru a maximiza eficiența comunicărilor prin email. Se așteaptă o atenție deosebită la detalii și o bună cunoaștere a instrumentelor de gestionare a listelor de corespondență.

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Curățarea și validarea listelor de email, utilizând instrumente de verificare a livrabilității.
Identificarea și eliminarea adreselor de email invalidate, bouncing și spam-uri.
Segmentarea listelor de email în funcție de criterii demografice, comportamentale și de interes.
Gestionarea și actualizarea datelor din CRM și platforme de email marketing.
Monitorizarea ratelor de respingere (bounce rates) și implementarea de măsuri corective.
Verificarea conformității cu GDPR și alte reglementări privind protecția datelor cu caracter personal.
Optimizarea listelor pentru a îmbunătăți rata de livrare și a reduce costurile de trimitere.
Generarea de rapoarte privind calitatea datelor și performanța campaniilor de email marketing.
Implementarea de tehnici de "scrubbing" pentru a elimina datele duplicate și inconsistente.
Utilizarea de API-uri pentru a integra datele din diverse surse și a îmbunătăți procesul de curățare.
Verificarea adreselor de email folosind tehnici de validare sintactică și semantică.
Implementarea de filtre anti-spam și monitorizarea reputației domeniului de email.
Actualizarea regulat a listelor de email cu informații noi și relevante.
Colaborarea cu echipa de marketing pentru a optimiza campaniile de email.
Gestionarea fluxurilor de lucru pentru procesarea și actualizarea datelor de contact.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil cu specializare în informatică sau domenii conexe.
Cunoștințe de operare a calculatorului și a aplicațiilor de birou (MS Office, Google Workspace).
Cunoștințe de baze de date și SQL (avantaj).
Cunoștințe despre principiile de funcționare ale sistemelor de email marketing (Mailchimp, ActiveCampaign, etc.) – avantaj.
Cunoștințe despre GDPR și alte reglementări privind protecția datelor cu caracter personal – obligatoriu.
Certificare în domeniul marketingului digital (Google Analytics, Google Ads) – avantaj.
Cunoștințe de programare (Python, R) pentru automatizarea proceselor de curățare a datelor – avantaj.
Cursuri de specializare în gestionarea datelor și analiza datelor – avantaj.
Experiență cu instrumente de validare a adreselor de email (ZeroBounce, NeverBounce) – avantaj.
Cunoștințe despre protocoalele SMTP și SPF – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență în gestionarea și curățarea bazelor de date, minim 1 an.
Experiență cu instrumente de validare și verificare a adreselor de email (ZeroBounce, Mailgun, etc.), minim 1 an.
Experiență în segmentarea listelor de email în funcție de diverse criterii, minim 1 an.
Experiență cu platforme de email marketing (Mailchimp, ActiveCampaign, Sendinblue), minim 1 an.
Experiență în analiza datelor și generarea de rapoarte privind calitatea datelor, minim 1 an.
Experiență cu SQL și baze de date, minim 1 an.
Experiență în automatizarea proceselor de curățare a datelor cu ajutorul scripturilor (Python, R) – avantaj.
Experiență în implementarea și monitorizarea politicilor de confidențialitate a datelor (GDPR), minim 1 an.
Experiență în colaborarea cu echipe de marketing pentru optimizarea campaniilor de email – avantaj.
Experiență în identificarea și rezolvarea problemelor legate de livrabilitatea emailurilor – avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a sistemelor de operare Windows și macOS.
Cunoștințe avansate de operare a aplicațiilor Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook).
Experiență cu Google Workspace (Sheets, Docs, Gmail).
Cunoștințe solide de SQL și interogări complexe.
Experiență cu platforme de email marketing (Mailchimp, ActiveCampaign, Sendinblue, etc.).
Utilizarea eficientă a instrumentelor de validare a adreselor de email (ZeroBounce, NeverBounce, Mailgun).
Cunoștințe despre protocoalele SMTP, SPF, DKIM și DMARC.
Experiență cu API-uri pentru integrarea datelor din diverse surse.
Utilizarea de scripturi (Python, R) pentru automatizarea proceselor de curățare a datelor.
Cunoștințe despre tehnici de segmentare a listelor de email.
Experiență cu baze de date relaționale (MySQL, PostgreSQL).
Cunoștințe despre analiza datelor și generarea de rapoarte.
Experiență cu instrumente de vizualizare a datelor (Tableau, Power BI) – avantaj.
Cunoștințe despre tehnici de crawling și scraping a datelor – avantaj.
Experiență cu instrumente de gestionare a proiectelor (Jira, Trello) – avantaj.
Cunoștințe despre tehnici de optimizare SEO – avantaj.
Experiență cu instrumente de monitorizare a traficului web (Google Analytics) – avantaj.
Cunoștințe despre tehnici de securitate a datelor – avantaj.
Experiență cu instrumente de backup și recuperare a datelor – avantaj.
Cunoștințe despre tehnici de virtualizare (VMware, VirtualBox) – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Organizare și planificare eficientă a activităților.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire analitică.
Adaptabilitate la schimbări și capacitate de a învăța rapid.
Gestionarea eficientă a timpului și prioritizare a sarcinilor.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Capacitate de a lucra sub presiune și respectarea termenelor limită.
Abilități de a colabora cu diverse departamente și echipe.
Gândire critică și abilitate de a evalua informații.
Flexibilitate și disponibilitate de a învăța tehnologii noi.
Abilități de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback.
Empatie și înțelegere a nevoilor utilizatorilor.
Capacitate de a menține confidențialitatea datelor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Orientare către rezultate și performanță.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Abilități de a lucra cu date sensibile și respectarea politicilor de securitate.
Curiozitate și dorință de a explora soluții inovatoare.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Rata de livrabilitate a emailurilor, rata de bounce, rata de spam, rata de deschidere, rata de click-through, numărul de adrese de email validate, numărul de adrese de email eliminate din bază de date, numărul de campanii de email gestionate, timpul mediu de procesare a unei campanii, rata de conversie a campaniilor, numărul de erori identificate și corectate în procesul de curățare a datelor, rata de îmbunătățire a calității datelor, numărul de rapoarte generate și distribuite, numărul de automatizări implementate, timpul de răspuns la solicitări, rata de satisfacție a utilizatorilor interni, numărul de adrese de email duplicate eliminate, rata de acuratețe a segmentării listelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea politicilor GDPR, acuratețea segmentării listelor, calitatea rapoartelor generate, respectarea termenelor limită pentru livrarea campaniilor, eficiența proceselor de curățare a datelor, respectarea standardelor de securitate a datelor, claritatea și concizia comunicărilor, capacitatea de a identifica și rezolva problemele legate de livrabilitatea emailurilor, respectarea procedurilor de lucru, capacitatea de a optimiza performanța campaniilor, capacitatea de a propune soluții inovatoare pentru îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a colabora eficient cu alte departamente, respectarea procedurilor de validare a datelor, calitatea documentației create, respectarea standardelor de securitate a datelor, capacitatea de a anticipa problemele legate de livrabilitatea emailurilor, respectarea procedurilor de raportare a incidentelor, capacitatea de a oferi suport tehnic adecvat, respectarea procedurilor de backup și recuperare a datelor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor de livrabilitate, atenție la detalii în segmentarea listelor, inițiativă în optimizarea proceselor de curățare a datelor, capacitate de a lucra independent și sub presiune, comunicare eficientă cu echipa și alte departamente, adaptabilitate la schimbările din platformele de email marketing, perseverență în depanarea problemelor tehnice, responsabilitate în gestionarea datelor, orientare către rezultate în îmbunătățirea performanței campaniilor, capacitate de a învăța rapid și de a aplica noi tehnici, flexibilitate în gestionarea priorităților, curiozitate în explorarea de noi soluții, etică profesională în gestionarea datelor sensibile, colaborare eficientă în rezolvarea problemelor, respectarea procedurilor de securitate a datelor, capacitate de a gestiona conflicte, orientare către îmbunătățirea continuă a proceselor, inițiativă în automatizarea sarcinilor repetitive, capacitate de a oferi feedback constructiv, atenție la detaliile legale (GDPR).

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, monitor extern, tastatură ergonomică, mouse optic, căști cu microfon, software de gestionare a emailurilor (ex: Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign), software de curățare a listelor de email, software de segmentare a datelor, software de analiză a performanței campaniilor, acces la platforme de testare a emailurilor, acces la baze de date de contact, imprimantă (ocazional), scanner (ocazional), software de criptare a datelor, platforme de colaborare online (ex: Slack, Microsoft Teams)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.