FIȘĂ DE POST EMAILATOR FIRME SI DECORURI

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:EMAILATOR FIRME SI DECORURI

1.2. Cod C.O.R.:812211

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul de marketing pentru definirea strategiilor de comunicare, cu departamentul de vânzări pentru alinierea campaniilor de email marketing cu obiectivele de vânzări, cu departamentul de relații cu clienții pentru gestionarea reclamațiilor și feedback-ului, cu echipa tehnică pentru suportul tehnic și rezolvarea problemelor legate de platformele de email marketing, cu departamentul juridic pentru asigurarea conformității cu reglementările legale și GDPR, cu echipa de design pentru crearea template-urilor email și a materialelor vizuale. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii de email marketing, cu agenții de publicitate și marketing digital, cu clienții pentru înțelegerea nevoilor lor de comunicare, cu parteneri strategici pentru campanii de co-marketing, cu furnizori de software și soluții IT.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Emailatorul Firme și Decoruri este responsabil pentru gestionarea eficientă a corespondenței electronice a firmei, asigurând o comunicare clară și promptă cu clienții, furnizorii și partenerii. Activitatea implică redactarea, trimiterea și arhivarea emailurilor, urmărirea răspunsurilor, gestionarea listelor de contact și respectarea protocoalelor de comunicare ale companiei. De asemenea, rolul presupune menținerea unei imagini profesionale a firmei prin intermediul corespondenței electronice și contribuția la îmbunătățirea fluxului de lucru în cadrul departamentului."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea fluxului de corespondență electronică a firmei, optimizarea proceselor de comunicare.
Redactarea, formatarea și trimiterea de emailuri către clienți, furnizori, parteneri și alte entități.
Monitorizarea constantă a căsuței poștale, prioritizarea mesajelor și răspunsul prompt la solicitări.
Gestionarea listelor de contact, actualizarea datelor și segmentarea audienței pentru campanii de marketing prin email.
Implementarea și gestionarea sistemelor de management al corespondenței electronice (ex: Microsoft Exchange, Google Workspace).
Crearea de șabloane de email personalizate, respectând identitatea vizuală a firmei și standardele de comunicare.
Automatizarea proceselor repetitive de trimitere a emailurilor (ex: newslettere, confirmări de comandă).
Analiza indicatorilor de performanță a campaniilor de email marketing (ex: rate de deschidere, rate de click).
Implementarea măsurilor de securitate pentru a preveni spamul și phishingul.
Arhivarea emailurilor conform politicii de retenție a datelor.
Gestionarea reclamațiilor și solicitărilor de asistență clienți primite prin email.
Colaborarea cu departamentele de vânzări, marketing și relații cu clienții pentru a asigura o comunicare coerentă.
Generarea de rapoarte periodice privind volumul de emailuri trimise și primite, precum și indicatorii de performanță.
Gestionarea abonamentelor la newslettere și alte tipuri de comunicări electronice.
Asigurarea conformității cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii postliceale în domeniul economic, informatic sau marketing.
Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculator, nivel utilizator avansat.
Cunoștințe solide de operare a sistemelor de management al corespondenței electronice (Microsoft Exchange, Google Workspace).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de procesare a textului (Microsoft Word, Google Docs).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de calcul tabelar (Microsoft Excel, Google Sheets).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de email marketing (Mailchimp, ActiveCampaign, Sendinblue - constituie avantaj).
Cunoștințe de baze de date și SQL (constituie avantaj).
Cunoștințe de programare (HTML, CSS - constituie avantaj).
Cunoștințe de limba engleză, nivel minim conversațional (constituie avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de comunicare eficientă (constituie avantaj).
Certificat de absolvire a unui curs de GDPR (constituie avantaj).
Experiență în utilizarea sistemelor CRM (Customer Relationship Management) - constituie avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 1 an în gestionarea corespondenței electronice într-un mediu de afaceri.
Experiență în utilizarea sistemelor de management al corespondenței electronice (Microsoft Exchange, Google Workspace).
Experiență în redactarea și formatarea de emailuri profesionale, adaptate diferitelor audiențe.
Experiență în utilizarea aplicațiilor de procesare a textului și calcul tabelar (Microsoft Word, Excel).
Experiență în utilizarea platformelor de email marketing (Mailchimp, ActiveCampaign, Sendinblue) - constituie avantaj.
Experiență în gestionarea listelor de contact și segmentarea audienței.
Experiență în automatizarea proceselor de trimitere a emailurilor.
Experiență în analiza indicatorilor de performanță a campaniilor de email marketing.
Experiență în gestionarea reclamațiilor și solicitărilor de asistență clienți primite prin email.
Experiență în respectarea politicilor de retenție a datelor și a legislației privind protecția datelor cu caracter personal (GDPR).
Experiență în colaborarea cu alte departamente pentru a asigura o comunicare coerentă.
Experiență în generarea de rapoarte privind volumul de emailuri trimise și primite.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemului de operare Windows sau macOS.
Cunoștințe solide de utilizare a aplicațiilor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) sau Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail).
Cunoștințe avansate de utilizare a platformelor de email marketing (Mailchimp, ActiveCampaign, Sendinblue).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor CRM (Salesforce, HubSpot) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (Google Analytics) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a proiectelor (Trello, Asana) - constituie avantaj.
Cunoștințe de HTML și CSS pentru editarea template-urilor de email - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a bazelor de date (MySQL, PostgreSQL) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de testare A/B pentru email marketing - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate a emailului (SPF, DKIM, DMARC) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a fluxurilor de lucru (Zapier, IFTTT) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de ticketing (Zendesk, Freshdesk) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a reputației domeniului (Google Postmaster Tools) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a identității digitale (Active Directory) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de colaborare online (Slack, Microsoft Teams) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de stocare în cloud (Google Drive, OneDrive) - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de backup și recuperare a datelor - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a problemelor de rețea - constituie avantaj.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței serverelor - constituie avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare scrisă impecabilă și concisă.
Abilitatea de a redacta emailuri clare, persuasive și adaptate diferitelor audiențe.
Gândire analitică și atenție la detalii pentru a identifica erori și optimiza procesele.
Capacitate de a prioritiza și gestiona eficient volumul mare de emailuri.
Abilitatea de a lucra independent și în echipă.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilitatea de a rezolva probleme și de a găsi soluții creative.
Gestionarea eficientă a timpului și organizare impecabilă.
Empatie și înțelegerea nevoilor clienților.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale.
Proactivitate și inițiativă în identificarea oportunităților de îmbunătățire.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona situații de criză.
Abilitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere.
Gândire critică și capacitatea de a evalua informații.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Respectarea confidențialității informațiilor.
Etică profesională și integritate.
Abilitatea de a gestiona conflicte și de a găsi soluții de compromis.
Spirit de colaborare și disponibilitate de a ajuta colegii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de emailuri trimise/primite pe zi, rata de răspuns a emailurilor, rata de deschidere a emailurilor, rata de click pe link-uri în emailuri, numărul de campanii de email marketing gestionate, numărul de lead-uri generate prin email marketing, rata de conversie a lead-urilor în clienți, numărul de abonări/dezabonări, numărul de reclamații legate de emailuri, timpul mediu de răspuns la emailuri, numărul de erori în campaniile de email marketing, numărul de liste de contact gestionate, rata de livrare a emailurilor, numărul de spam-uri generate, numărul de emailuri segmentate, numărul de template-uri email create/actualizate, numărul de teste A/B realizate, numărul de îmbunătățiri implementate pe baza analizei datelor email marketing, numărul de proceduri documentate pentru gestionarea emailurilor.
6.2. Indicatori Calitativi: Claritatea și concizia comunicărilor scrise, acuratețea informațiilor furnizate în emailuri, respectarea tonului și stilului de comunicare al firmei, respectarea termenelor limită de răspuns, profesionalismul în interacțiunea cu clienții și colegii, respectarea politicilor de confidențialitate a datelor, corectitudinea gramaticală și ortografică a emailurilor, conformitatea cu reglementările GDPR, gradul de satisfacție al clienților cu serviciile de email, eficiența în rezolvarea problemelor și gestionarea reclamațiilor, calitatea segmentării listelor de contact, relevanța conținutului emailurilor pentru destinatari, gradul de optimizare a template-urilor email pentru dispozitive mobile, originalitatea și creativitatea campaniilor de email marketing, eficiența în gestionarea situațiilor de criză și a reclamațiilor, respectarea procedurilor interne pentru gestionarea emailurilor, gradul de aliniere a campaniilor de email marketing cu strategia generală a firmei, acuratețea raportării datelor despre performanța emailurilor. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea oportunităților de îmbunătățire a proceselor de comunicare, adaptabilitate la schimbările din tehnologiile de email marketing, orientare către rezultate și depășirea obiectivelor stabilite, capacitate de a lucra independent și sub presiune, colaborare eficientă cu celelalte departamente (marketing, vânzări, relații cu clienții), rezolvarea proactivă a problemelor legate de comunicare, atenție la detalii și acuratețe în gestionarea datelor, gestionarea eficientă a timpului și prioritizarea sarcinilor, comunicare clară și concisă, flexibilitate în adaptarea stilului de comunicare la diferite audiențe, gestionarea conflictelor și găsirea de soluții de compromis, inițiativă în învățarea de noi tehnici și instrumente de email marketing, capacitatea de a oferi feedback constructiv și de a primi feedback cu deschidere, gestionarea situațiilor de criză și menținerea unei imagini pozitive a companiei, orientare către satisfacția clientului și depășirea așteptărilor, respectarea confidențialității informațiilor și a politicilor interne, etică profesională și integritate, proactivitate în identificarea și rezolvarea problemelor legate de spam și livrabilitatea emailurilor. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer desktop/laptop, monitor extern, tastatură ergonomică, mouse optic, căști cu microfon, imprimantă multifuncțională (scanare, imprimare, copiere), scanner documente, software de editare text (Microsoft Word, Google Docs), client de email (Microsoft Outlook, Thunderbird, Gmail), software de gestionare a campaniilor de email marketing (Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign), software de analiză a datelor (Google Analytics, Excel), conexiune internet de mare viteză, software de securitate antivirus, software de backup date, licențe software necesare, telefoane (fix/mobil) pentru comunicare, sistem de arhivare electronică..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.