FIȘĂ DE POST EMAILATOR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:EMAILATOR

1.2. Cod C.O.R.:812205

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu administratorii de sistem, specialiștii în securitate cibernetică, dezvoltatorii de software, administratorii de rețea și echipa de suport IT pentru a asigura funcționarea optimă a serviciilor de e-mail și a rezolva problemele întâmpinate de utilizatori.
Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii de e-mail, companii de securitate cibernetică și consultanți IT pentru a implementa soluții inovatoare și a menține securitatea sistemelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Emailatorul este responsabil pentru gestionarea și optimizarea fluxului de corespondență electronică al organizației. Activitățile principale includ monitorizarea conturilor de e-mail, filtrarea mesajelor, organizarea arhivei digitale și asigurarea securității datelor. De asemenea, emailatorul va colabora cu departamentele interne pentru a asigura o comunicare eficientă și profesionistă cu partenerii și clienții. Scopul este de a menține o infrastructură de e-mail funcțională, sigură și adaptată nevoilor organizației, contribuind la buna desfășurare a activității."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea și administrarea platformei de e-mail corporative.
Monitorizarea continuă a funcționării serverelor de e-mail și a serviciilor conexe.
Implementarea și configurarea filtrelor anti-spam și anti-virus.
Gestionarea listelor de distribuție și a grupurilor de e-mail.
Asigurarea securității conturilor de e-mail și a datelor stocate.
Configurarea și gestionarea politicilor de retenție a mesajelor.
Monitorizarea utilizării spațiului de stocare al conturilor de e-mail.
Diagnosticarea și rezolvarea problemelor legate de funcționarea e-mailului.
Automatizarea proceselor de e-mail prin scripturi și fluxuri de lucru.
Gestionarea și configurarea sistemelor de arhivare a e-mailurilor.
Implementarea și testarea de soluții de backup și recuperare a datelor.
Colaborarea cu echipa IT pentru integrarea serviciilor de e-mail cu alte sisteme.
Gestionarea incidentelor legate de e-mail și escaladarea problemelor complexe.
Crearea și menținerea documentației tehnice referitoare la serviciile de e-mail.
Optimizarea performanței platformei de e-mail și reducerea costurilor de operare.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil cu specializare în domeniul IT.
Certificare în administrare de sisteme de operare Windows Server (avantaj).
Certificare în administrare de platforme de e-mail (ex: Microsoft Exchange, Google Workspace) (avantaj).
Cunoștințe solide de rețelistică (TCP/IP, DNS, SMTP, IMAP, POP3).
Cunoștințe de securitate cibernetică și protecție a datelor.
Cunoștințe de scripting (ex: PowerShell, Bash) (avantaj).
Cunoștințe de administrare baze de date (ex: SQL Server, MySQL) (avantaj).
Cursuri de specializare în administrare de e-mail și securitate cibernetică.
Experiență în utilizarea instrumentelor de monitorizare a sistemelor IT.
Cunoștințe de limbi străine (engleză – nivel minim B2).
Atestat de securitate a informațiilor (dacă este necesar în funcție de specificul organizației).
Cunoștințe despre reglementările GDPR și alte legi relevante privind protecția datelor.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în administrare de sisteme IT.
Experiență în administrare și suport tehnic pentru platforme de e-mail (ex: Microsoft Exchange, Google Workspace, Zimbra).
Experiență în configurarea și gestionarea filtrelor anti-spam și anti-virus (ex: SpamAssassin, ClamAV).
Experiență în diagnosticarea și rezolvarea problemelor legate de funcționarea e-mailului.
Experiență în automatizarea proceselor de e-mail prin scripturi și fluxuri de lucru.
Experiență în gestionarea incidentelor și escaladarea problemelor complexe.
Experiență în administrare de servere Windows Server sau Linux.
Experiență în implementarea și testarea de soluții de backup și recuperare a datelor.
Experiență în monitorizarea performanței sistemelor IT și identificarea zonelor de îmbunătățire.
Experiență în lucrul cu baze de date (ex: SQL Server, MySQL) pentru gestionarea datelor legate de e-mail.
Experiență în lucrul cu instrumente de ticketing și management de incidente (ex: ServiceNow, Jira).
Experiență în redactarea de documentație tehnică și proceduri de lucru.
Experiență în colaborarea cu alte echipe IT pentru a asigura o infrastructură IT funcțională și eficientă.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Administrarea platformelor de e-mail (Microsoft Exchange, Google Workspace, Zimbra).
Configurarea și gestionarea serverelor de e-mail (Microsoft IIS, Apache).
Administrarea filtrelor anti-spam (SpamAssassin, ClamAV).
Cunoașterea protocoalelor de e-mail (SMTP, IMAP, POP3).
Utilizarea instrumentelor de monitorizare a serverelor de e-mail (Nagios, Zabbix).
Scripting PowerShell, Bash sau Python pentru automatizarea sarcinilor.
Administrarea bazelor de date (SQL Server, MySQL) pentru gestionarea datelor legate de e-mail.
Utilizarea instrumentelor de ticketing și management de incidente (ServiceNow, Jira).
Cunoștințe avansate de rețelistică (TCP/IP, DNS, DHCP).
Configurarea și gestionarea firewall-urilor și a sistemelor de detecție a intruziunilor (IDS).
Administrarea serverelor virtuale (VMware, Hyper-V).
Cunoștințe despre securitatea informațiilor și protecția datelor (GDPR).
Utilizarea instrumentelor de diagnosticare a rețelei (Wireshark, tcpdump).
Administrarea Active Directory și a serviciilor de autentificare.
Cunoștințe despre tehnologiile cloud (AWS, Azure, Google Cloud).
Utilizarea instrumentelor de backup și restaurare a datelor.
Configurarea și gestionarea sistemelor de criptare a datelor.
Utilizarea instrumentelor de virtualizare a desktopului (VDI).
Cunoștințe despre tehnologiile de colaborare online (Microsoft Teams, Slack).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Comunicare eficientă, atât verbală cât și scrisă.
Orientare către client și rezolvarea problemelor.
Abilități de lucru în echipă și colaborare.
Capacitate de a prioritiza și gestiona sarcini multiple.
Adaptabilitate la schimbări și la medii de lucru dinamice.
Gândire analitică și rezolvarea problemelor complexe.
Abilități de organizare și planificare.
Atentie la detalii și acuratețe.
Proactivitate și inițiativă.
Gestionarea stresului și a situațiilor de urgență.
Abilități de negociere și persuasiune.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi.
Empatie și abilități de relaționare interpersonale.
Gestionarea conflictelor și abilități de mediere.
Responsabilitate și etică profesională.
Spirit de inițiativă și creativitate.
Orientare către rezultate și performanță.
Abilitatea de a lucra independent și sub presiune.
Capacitatea de a oferi feedback constructiv.
Flexibilitate și deschidere către noi idei.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Numărul de incidente de e-mail rezolvate pe săptămână, timpul mediu de rezolvare a incidentelor, numărul de utilizatori afectați de probleme de e-mail, rata de satisfacție a utilizatorilor, timpul de funcționare a serviciilor de e-mail, numărul de spam-uri filtrate, numărul de reclamații privind securitatea e-mail, timpul de răspuns la solicitările utilizatorilor, respectarea SLA-urilor, numărul de proiecte de îmbunătățire a serviciilor de e-mail implementate, reducerea costurilor operaționale legate de e-mail, numărul de sesiuni de training oferite utilizatorilor, îmbunătățirea securității serviciilor de e-mail (scor de vulnerabilitate), numărul de noi funcționalități implementate în serviciile de e-mail, eficiența filtrelor anti-spam (precizie, recall), numărul de utilizatori migrați către noi platforme de e-mail, reducerea volumului de e-mail neproductiv, îmbunătățirea performanței serverelor de e-mail (timp de răspuns, latență).
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor operaționale standard, acuratețea configurațiilor serverelor de e-mail, claritatea documentației tehnice, eficiența comunicării cu echipa IT, respectarea politicilor de securitate a informațiilor, calitatea răspunsurilor oferite utilizatorilor, profesionalismul în interacțiunea cu clienții, îmbunătățirea continuă a serviciilor de e-mail, inițierea de soluții inovatoare pentru problemele legate de e-mail, gestionarea eficientă a incidentelor complexe, adaptabilitatea la schimbările tehnologice, respectarea termenelor limită, capacitatea de a lucra sub presiune, abilitatea de a identifica și a preveni problemele potențiale, contribuția la îmbunătățirea continuă a proceselor, inițierea de soluții creative pentru optimizarea serviciilor de e-mail, abilitatea de a colabora eficient cu alte echipe, calitatea interacțiunilor cu furnizorii, capacitatea de a învăța din experiență, profesionalismul în gestionarea situațiilor de criză.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor, proactivitate în monitorizarea serviciilor de e-mail, orientare către detalii și acuratețe în configurări, capacitate de a lucra independent și sub presiune, abilitatea de a prioritiza sarcinile și de a respecta termenele limită, flexibilitate în adaptarea la schimbări și la medii de lucru dinamice, abilitatea de a comunica eficient cu utilizatorii și cu echipa IT, orientare către client și rezolvarea problemelor, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la tehnologii noi, responsabilitate și etică profesională, capacitatea de a colabora eficient cu alte echipe, inițiativă în propunerea de îmbunătățiri, adaptabilitate la schimbările din infrastructură, reziliență în fața incidentelor, perseverență în rezolvarea problemelor complexe, capacitatea de a gestiona conflicte, abilitatea de a oferi feedback constructiv, respectarea politicilor de confidențialitate, asumarea responsabilității pentru acțiunile întreprinse, capacitatea de a lucra eficient în echipă.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Stație de lucru cu acces la rețea, client de e-mail (desktop și web), terminal de linie de comandă (CLI), sistem de ticketing, instrumente de monitorizare a serviciilor (ex: Nagios, Zabbix), instrumente de diagnosticare a rețelei (ex: ping, traceroute), software de gestionare a configurațiilor, sistem de virtualizare (VMware, Hyper-V), instrumente de analiză a traficului de e-mail, software anti-spam și anti-virus, platformă de colaborare (ex: Microsoft Teams, Slack), sistem de backup și restaurare, instrumente de criptare a datelor, mediu de testare și dezvoltare, sistem de documentare (ex: Confluence, SharePoint)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.