FIȘĂ DE POST COPIST FORMARE TIPAR PLAN

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:COPIST FORMARE TIPAR PLAN

1.2. Cod C.O.R.:732110

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul pentru localizarea documentelor originale, cu formatorii pentru asigurarea acurateței terminologice, cu șeful de departament pentru prioritizarea sarcinilor, cu tehnicienii IT pentru suport tehnic. Externe: Colaborează cu furnizorii de echipamente de birou pentru întreținere, cu bibliotecarii pentru acces la resurse, cu alte departamente pentru transfer de documente.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Copist Formare Tipar Plan este responsabil cu transcrierea și adaptarea materialelor educaționale, asigurând acuratețea și claritatea textelor destinate formării profesionale. Activitatea include digitizarea documentelor, verificarea ortografică și gramaticală, respectarea standardelor de formatare și adaptarea conținutului pentru diverse platforme de învățare. Scopul principal este de a contribui la crearea de materiale de instruire de calitate, accesibile și ușor de utilizat de către cursanți, respectând planurile de pregătire stabilite.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Transcrierea documentelor tipărite sau manuscrise în format digital, utilizând software specializat.
Adaptarea și reformularea textelor, conform ghidurilor de stil și terminologie specifice.
Verificarea ortografică, gramaticală și de punctuație a documentelor, respectând normele limbii române.
Formatarea textelor și a documentelor, conform șabloanelor și cerințelor de design stabilite.
Introducerea datelor în baze de date sau sisteme de management al conținutului (CMS).
Asigurarea acurateței și coerenței terminologice, utilizând dicționare și glosare specializate.
Verificarea și corectarea erorilor de scanare și de recunoaștere optică a caracterelor (OCR).
Gestionarea și arhivarea documentelor digitale, respectând procedurile de securitate și confidențialitate.
Conversia documentelor din diverse formate (e.g., PDF, DOC, TXT) în formatul dorit.
Realizarea de copii conforme ale documentelor, asigurând identitatea cu originalul.
Adaptarea materialelor educaționale pentru diverse medii de învățare (e.g., online, print).
Verificarea respectării drepturilor de autor și a licențelor pentru materialele utilizate.
Colaborarea cu experți în domeniu pentru asigurarea corectitudinii terminologice.
Participarea la crearea de ghiduri de stil și șabloane pentru documente.
Actualizarea constantă a cunoștințelor privind software-ul și tehnologiile utilizate.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu profil tehnic (e.g., secretariat, informatică).
Calificare profesională de nivel mediu, de preferință în domeniul prelucrării informației.
Certificat de absolvire a cursului de operare pe calculator, cu accent pe aplicații de editare text și foi de calcul.
Cunoștințe de operare a sistemelor de gestiune a documentelor (DMS).
Cunoștințe solide de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel).
Cunoștințe de bază privind principiile de formatare a documentelor și de editare a imaginilor.
Cunoștințe de terminologie specifică domeniului formării profesionale (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a programelor de editare grafică (avantaj).
Certificat de competențe lingvistice (nivel minim B1) - (avantaj).
Atestat de formare profesională în domeniul securității și sănătății în muncă (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni în activități de transcriere și digitizare a documentelor.
Experiență în prelucrarea textelor, corectură și formatare, conform unor standarde stabilite.
Experiență în utilizarea pachetelor Microsoft Office (Word, Excel) la un nivel avansat.
Experiență în utilizarea programelor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) (avantaj).
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a documentelor (DMS) (avantaj).
Experiență în activități de editare și corectură a materialelor educaționale (avantaj).
Experiență în lucrul cu termene limită și respectarea procedurilor de lucru.
Experiență în gestionarea eficientă a volumului de muncă și prioritizarea sarcinilor.
Experiență în lucrul cu documente confidențiale și respectarea politicilor de securitate a informațiilor.
Experiență în colaborarea cu alte departamente pentru a asigura fluxul de lucru eficient (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a calculatorului și a sistemului de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Utilizare eficientă a programelor de editare text (e.g., Microsoft Word, LibreOffice Writer).
Utilizare a programelor de editare a foilor de calcul (e.g., Microsoft Excel, LibreOffice Calc).
Cunoașterea programelor de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) - ABBYY FineReader, Readiris (avantaj).
Utilizarea programelor de editare grafică (e.g., Adobe Photoshop, GIMP) - (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a documentelor (DMS).
Cunoștințe de utilizare a programelor de arhivare și comprimare a fișierelor (e.g., WinRAR, 7-Zip).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare și arhivare a informațiilor pe internet.
Utilizarea eficientă a funcțiilor de formatare a textului (fonturi, dimensiuni, aliniere, interlineare).
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de inserare a elementelor grafice (tabele, imagini, diagrame).
Utilizarea funcțiilor de verificare ortografică și gramaticală.
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de inserare a antetelor și subsolurilor.
Utilizarea funcțiilor de creare a listelor numerotate și cu marcatori.
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de inserare a hyperlinkurilor și a elementelor multimedia.
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de protejare a documentelor cu parolă.
Cunoștințe de utilizare a funcțiilor de imprimare a documentelor în diverse formate.
Utilizarea eficientă a funcțiilor de colaborare online (e.g., Google Docs, Microsoft SharePoint).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de videoconferință (e.g., Zoom, Microsoft Teams) (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Atenție sporită la detalii și acuratețe.
Capacitate de concentrare susținută și rezistență la monotonia activităților repetitive.
Abilități de organizare și prioritizare a sarcinilor.
Capacitate de respectare a termenelor limită și de gestionare a volumului de muncă.
Abilități de comunicare scrisă corectă și clară.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de rezolvare a problemelor și de luare a deciziilor.
Spirit de inițiativă și proactivitate.
Abilități de învățare rapidă și de adaptare la noi tehnologii.
Capacitate de a lucra sub presiune și de a gestiona stresul.
Abilități de relaționare interpersonală și de colaborare eficientă.
Atitudine pozitivă și orientare către rezultate.
Responsabilitate și seriozitate în îndeplinirea sarcinilor.
Capacitate de a oferi și de a primi feedback constructiv.
Abilități de gestionare a timpului și de planificare a activităților.
Capacitate de a lucra cu confidențialitate și discreție.
Abilități de a menține un nivel ridicat de profesionalism.
Orientare către calitate și îmbunătățire continuă.
Abilități de a se adapta la diverse stiluri de lucru.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente transcrise/digitizate pe oră, acuratețe transcrierii (procent de erori), număr de documente corectate/revizuite, număr de termene respectate, volum de muncă finalizat în intervalul de timp stabilit, grad de satisfacție al utilizatorilor/beneficiarilor, număr de solicitări de clarificare/corectură primite, rata de utilizare a programelor software specifice, număr de documente procesate fără supervizare, gradul de respectare a standardelor de calitate, număr de documente clasificate corect, volumul de muncă finalizat în raport cu obiectivele stabilite, numărul de erori identificate în procesul de transcriere/digitizare, gradul de utilizare a resurselor disponibile, numărul de documente procesate conform procedurilor interne, numărul de documente livrate la timp, numărul de feedback-uri pozitive primite, numărul de documente cu formatare corectă, numărul de documente procesate fără a depăși timpul alocat.
6.2. Indicatori Calitativi: Acuratețea transcrierii, lizibilitatea documentelor generate, respectarea formatării stabilite, coerența textului transcris, respectarea terminologiei specifice, claritatea și concizia textului, respectarea confidențialității datelor, respectarea standardelor de calitate, profesionalismul în interacțiunile cu utilizatorii, rapiditatea și eficiența în rezolvarea problemelor, respectarea procedurilor interne, gradul de detaliu în transcriere, respectarea instrucțiunilor de lucru, conformitatea cu cerințele legale, coerența stilistică, claritatea limbajului, respectarea termenelor limită, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, gradul de atenție la detalii, respectarea drepturilor de autor.
6.3. Indicatori Comportamentali: Respectarea instrucțiunilor de lucru, atenție la detalii, perseverență, capacitate de concentrare, organizare, responsabilitate, punctualitate, respectarea termenelor limită, adaptabilitate, inițiativă, cooperare, comunicare, profesionalism, discreție, rigoare, meticulozitate, receptivitate, capacitate de învățare, gestionarea stresului, rezolvarea problemelor, capacitate de a lucra independent, respectarea confidențialității, capacitate de a respecta ierarhia, gestionarea timpului, capacitate de a primi feedback, orientare către calitate, capacitate de a prioritiza sarcinile, adaptabilitate la schimbări, respectarea procedurilor interne.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, monitor, tastatură, mouse, scaner, imprimantă, copiator, software de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), software de editare text, software de corectură gramaticală, software de gestionare a documentelor, unitate de stocare externă, căști audio, microfon, cabluri de conectare, suport pentru monitor, unitate centrală, software antivirus, scanner portabil, proiector, dispozitiv de stocare USB..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.