FIȘĂ DE POST SALUZITOR FRANGHII

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:SALUZITOR FRANGHII

1.2. Cod C.O.R.:731810

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu arhivistul șef, referentul de documente, personalul departamentului IT, auditorii interni, funcționarii responsabili de clasificare și indexare, departamentul juridic pentru aspecte de conformitate.
Externe: Colaborează cu furnizorii de servicii de arhivare, companiile de distrugere a documentelor, consultanții externi pentru optimizarea proceselor, alte instituții pentru transferuri de documente.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Saluzitorul Franghiei este responsabil de primirea, trierea și gestionarea eficientă a corespondenței și a documentelor primite în cadrul instituției. Activitatea presupune recepționarea și distribuirea curierelor, sortarea documentelor în funcție de destinație, asigurarea arhivării temporare și permanente a acestora, precum și gestionarea sistemului de evidență a fluxului documentar. Saluzitorul va colabora cu diverse departamente pentru a asigura o circulație optimă a informațiilor și va respecta cu strictețe procedurile interne referitoare la confidențialitate și securitatea documentelor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Recepționarea și înregistrarea corespondenței fizice și electronice.
Sortarea și distribuirea documentelor către departamentele corespunzătoare, utilizând sistemul de coduri interne.
Gestionarea fluxului de documente, asigurând respectarea termenelor de livrare.
Înregistrarea în registrul de corespondență a tuturor documentelor primite și expediate.
Arhivarea temporară a documentelor în așteptarea procesării ulterioare.
Pregătirea documentelor pentru scanare și introducerea datelor în sistemul informatic.
Verificarea autenticității și a integrității documentelor primite.
Gestionarea corespondenței returnate, identificând motivele returnării și luând măsurile necesare.
Asigurarea curățeniei și a ordinii în zona de recepție și arhivare a documentelor.
Operarea echipamentelor de birou, precum imprimante, scanere și mașini de fax.
Gestionarea fluxului de documente confidențiale, respectând procedurile de securitate.
Actualizarea constantă a registrului de corespondență și a sistemului de arhivare.
Comunicarea eficientă cu departamentele interne și cu expeditorii externi.
Pregătirea rapoartelor periodice privind volumul de corespondență și a fluxului de documente.
Gestionarea materialelor de consumabile utilizate în activitatea de saluzitorie."

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu cu specializarea secretariat sau profil economic.
Cunoștințe de operare pe calculator – nivel utilizator (Microsoft Office, pachete office).
Cunoștințe de utilizare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, fax).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a documentelor electronice (DMS) – avantaj.
Cunoștințe de terminologie specifică domeniului de activitate al instituției – avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de formare profesională în domeniul secretariatului sau arhivării – avantaj.
Cunoștințe de limba engleză – nivel minim de conversație – avantaj.
Atestat de securitate a informațiilor – în funcție de specificul instituției.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor software specifice fluxului de documente (ex: sistem de management al corespondenței) – avantaj.
Cunoștințe de bune practici în domeniul protecției datelor cu caracter personal – avantaj.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 6 luni într-o funcție similară, preferabil în secretariat, arhivă sau birou de corespondență.
Experiență în gestionarea fluxului de documente și corespondență, atât fizică, cât și electronică.
Experiență în utilizarea echipamentelor de birou, precum imprimante, scanere și mașini de fax.
Experiență în utilizarea sistemelor de gestiune a documentelor electronice (DMS) – avantaj.
Experiență în introducerea datelor în sisteme informatice și în gestionarea bazelor de date – avantaj.
Experiență în lucrul cu volume mari de documente și respectarea termenelor limită.
Experiență în comunicarea eficientă cu diverse departamente și cu persoane externe.
Experiență în gestionarea documentelor confidențiale și respectarea procedurilor de securitate.
Experiență în utilizarea aplicațiilor software specifice fluxului de documente (ex: sistem de management al corespondenței) – avantaj.
Experiență în pregătirea rapoartelor privind volumul de corespondență și a fluxului de documente – avantaj.

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare PC – nivel utilizator avansat (Windows, macOS).
Cunoștințe solide de utilizare a pachetelor Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Utilizarea eficientă a programelor de scanare și procesare a imaginii (ex: Adobe Acrobat).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestiune a documentelor electronice (DMS).
Utilizarea aplicațiilor de arhivare digitală și recuperare a informațiilor.
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimante, scanere, faxuri).
Utilizarea eficientă a aplicațiilor de e-mail și calendare (ex: Microsoft Outlook, Google Calendar).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al corespondenței (SMS).
Utilizarea aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de gestionare a bazelor de date (ex: Microsoft Access) – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de criptare și securitate a informațiilor – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al identității și accesului (IAM) – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de raportare și analiză a datelor – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de automatizare a fluxurilor de lucru (Workflow) – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de creare și editare a prezentărilor (ex: PowerPoint) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de backup și recuperare a datelor – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de monitorizare a stării echipamentelor de birou – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de management al configurației – avantaj.
Utilizarea aplicațiilor de colaborare online (ex: SharePoint, Google Drive) – avantaj.
Cunoștințe de utilizare a sistemelor de control al versiunilor – avantaj.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare scrisă și verbală.
Capacitate de a gestiona eficient timpul și prioritățile.
Organizare și atenție la detalii.
Abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Orientare către rezultate și respectarea termenelor limită.
Capacitate de a gestiona situații de stres și de a lua decizii corecte sub presiune.
Abilitatea de a construi și menține relații profesionale solide.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor sensibile.
Proactivitate și inițiativă în identificarea și rezolvarea problemelor.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.
Abilitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile celorlalți.
Gândire analitică și capacitate de a rezolva probleme complexe.
Abilitatea de a negocia și de a obține rezultate pozitive.
Empatie și capacitate de a înțelege perspective diferite.
Responsabilitate și implicare în activitățile de serviciu.
Etică profesională și respectarea normelor de conduită.
Abilitatea de a oferi suport și asistență colegilor.
Gestionarea conflictelor și abilitatea de a găsi soluții constructive.
Spirit de colaborare și disponibilitate de a ajuta.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de documente procesate pe zi, volum de corespondență gestionată lunar, acuratețea introducerii datelor, respectarea termenelor limită pentru arhivare, număr de erori în gestionarea documentelor, gradul de satisfacție al utilizatorilor interni, număr de solicitări de informații rezolvate, eficiența utilizării sistemului de gestiune electronică a documentelor, număr de documente clasificate corect, timpul mediu de răspuns la solicitări, reducerea timpului de căutare a documentelor, gradul de conformitate cu procedurile interne, număr de audituri interne superate cu succes, număr de sugestii de îmbunătățire a proceselor implementate, reducerea costurilor operaționale legate de gestionarea documentelor, număr de documente scanate corect, număr de documente indexate corect, număr de documente distruse conform procedurilor, număr de reclamații legate de gestionarea documentelor.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor de confidențialitate, acuratețea clasificării documentelor, gradul de conformitate cu standardele de calitate, calitatea interacțiunilor cu utilizatorii, profesionalismul în gestionarea corespondenței, eficiența comunicării cu departamentele interne, corectitudinea introducerii datelor, respectarea termenelor limită, calitatea răspunsurilor la solicitări, gradul de satisfacție al utilizatorilor, acuratețea arhivării, corectitudinea indexării, gradul de organizare a fluxului de lucru, profesionalismul în gestionarea excepțiilor, respectarea politicilor de securitate, calitatea raportării incidentelor, coerența și claritatea documentației, respectarea normelor de etichetă, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor, capacitatea de a lucra în echipă, adaptabilitatea la schimbări.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea problemelor, atenție la detalii, rezolvarea problemelor, adaptabilitate la situații neprevăzute, comunicare eficientă, gestionarea stresului, colaborare, orientare către client, responsabilitate, etică profesională, respectarea termenelor limită, organizare, proactivitate, flexibilitate, gestionarea conflictelor, capacitate de a învăța, gândire critică, reziliență, capacitate de a lucra sub presiune, capacitate de a lua decizii, gestionarea timpului, capacitate de a prioritiza, inițiativă, profesionalism, empatie, spirit de echipă.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator, scaner, imprimantă, copiator, arhivator, software de gestiune electronică a documentelor, sistem de scanare, echipamente de arhivare (cutii, dosare), instrumente de marcat documente, echipamente de distrugere a documentelor, dispozitive de stocare a datelor, software de procesare a textului, software de creare de foi de calcul, echipamente de protecție personală (mănuși, ochelari), instrumente de măsurare a volumului de documente, software de clasificare a documentelor, echipamente de curățare a spațiului de lucru..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.