FIȘĂ DE POST DEBITATOR SEMIFABRICATE

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:DEBITATOR SEMIFABRICATE

1.2. Cod C.O.R.:722428

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul Vânzări pentru monitorizarea stării comenzilor și a termenelor de livrare, colaborează cu departamentul Contabilitate pentru reconcilierea facturilor și a creanțelor, colaborează cu departamentul Juridic pentru gestionarea litigiilor și a proceselor, colaborează cu departamentul Credit pentru analiza bonității clienților și stabilirea limitelor de credit, colaborează cu departamentul IT pentru suport tehnic și acces la date, colaborează cu superiorul direct pentru raportare și aprobare de soluții de recuperare. Externe: Colaborează cu clienții pentru negocierea termenilor de plată și rezolvarea contestațiilor, colaborează cu agențiile de recuperare pentru recuperarea creanțelor restante, colaborează cu firmele de colectare externă pentru gestionarea creanțelor dificil recuperabile, colaborează cu birourile notariale pentru executări silite, colaborează cu instanțele de judecată pentru procese de recuperare a creanțelor.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Debitorul semifabricate este responsabil de urmărirea și colectarea creanțelor înregistrate de companie pentru livrările de semifabricate către clienți. Activitatea principală constă în contactarea clienților pentru a soluționa întârzierile de plată, negocierea termenelor de plată, verificarea documentelor justificative și raportarea situației financiare către superiorul direct. Persoana care ocupă acest post trebuie să aibă cunoștințe solide de contabilitate, abilități de comunicare eficiente și o atitudine proactivă pentru a asigura fluxul constant de încasări și menținerea unei relații profesionale cu clienții.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Monitorizarea zilnică a extraselor de cont și a situațiilor de plăți pentru clienții alocați.
Identificarea și urmărirea întârzierilor de plată, conform termenelor contractuale.
Contactarea clienților (telefonic, e-mail, scrisori) pentru a solicita plăți restante.
Verificarea documentelor justificative (facturi, avize de însoțire, contracte) pentru a valida cererile de plată.
Negocierea planurilor de plată cu clienții aflați în dificultate financiară.
Gestionarea litigiilor privind facturile, în colaborare cu departamentul vânzări și cel juridic.
Înregistrarea detaliată a tuturor acțiunilor întreprinse în sistemul ERP.
Actualizarea constantă a datelor clienților în baza de date.
Pregătirea rapoartelor periodice privind starea creanțelor.
Colaborarea cu coleșii din departamentul financiar pentru reconcilierea situațiilor.
Urmărirea și gestionarea dosarelor de recuperare a creanțelor, inclusiv inițierea procedurilor legale, dacă este cazul.
Analiza cauzelor întârzierilor de plată și propunerea de măsuri corective.
Menținerea relațiilor profesionale cu clienții, asigurând un nivel ridicat de satisfacție.
Participarea la îmbunătățirea proceselor de facturare și colectare.
Verificarea bonității clienților noi, în colaborare cu departamentul de credit.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil liceu economic sau tehnic.
Calificare profesională în contabilitate, finanțe sau un domeniu conex, constituie un avantaj.
Cursuri de specializare în domeniul recuperării creanțelor, negociere și comunicare eficientă.
Cunoștințe solide de operare a unui sistem ERP (Enterprise Resource Planning), preferabil SAP sau Oracle.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office, în special Excel.
Certificare în domeniul contabilității sau finanțelor, constituie un avantaj.
Experiență în utilizarea instrumentelor de raportare financiară.
Cunoștințe de legislație fiscală și contabilă, relevante pentru activitatea de recuperare a creanțelor.
Atestat de liberă practică în contabilitate, în cazul în care postul implică responsabilități contabile extinse.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 2 ani în domeniul financiar-contabil, preferabil în recuperarea creanțelor.
Experiență în lucrul cu sisteme ERP (Enterprise Resource Planning), precum SAP sau Oracle.
Experiență în gestionarea portofoliilor de clienți și în urmărirea creanțelor în mod sistematic.
Experiență în negocierea termenelor de plată cu clienții și în rezolvarea litigiilor financiare.
Experiență în utilizarea instrumentelor de raportare financiară și în analiza datelor.
Experiență în lucrul cu documente financiare, cum ar fi facturi, avize de însoțire și contracte.
Experiență în utilizarea pachetului Microsoft Office, în special Excel, pentru analiza datelor și generarea de rapoarte.
Experiență în colaborarea cu alte departamente, cum ar fi vânzări, contabilitate și juridic, pentru a rezolva problemele legate de creanțe.
Experiență în gestionarea dosarelor de recuperare a creanțelor, inclusiv inițierea procedurilor legale, constituie un avantaj.
Experiență în analiza bonității clienților și în evaluarea riscului de neplată.
Experiență în lucrul cu clienți din diverse industrii, constituie un avantaj.
Experiență în utilizarea tehnicilor de comunicare persuasivă și de negociere, pentru a obține plăți din partea clienților.
Experiență în identificarea și implementarea de îmbunătățiri ale proceselor de facturare și colectare.
Experiență în lucrul cu sisteme de raportare a creanțelor, precum CRM (Customer Relationship Management).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare fluentă a unui calculator și a aplicațiilor Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
Cunoștințe avansate de operare a programului Microsoft Excel (funcții, tabele pivot, grafice).
Cunoștințe solide de operare a unui sistem ERP (SAP, Oracle, alte sisteme similare).
Cunoștințe de utilizare a software-ului de contabilitate (ex: QuickBooks, Sage).
Cunoștințe de utilizare a software-ului CRM (Customer Relationship Management).
Cunoștințe de utilizare a programelor de raportare financiară (ex: Power BI, Tableau).
Abilitatea de a utiliza eficient funcțiile de căutare și filtrare în baze de date.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de automatizare a proceselor (RPA).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de colaborare online (ex: Microsoft Teams, Slack).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de comunicare online (ex: Zoom, Skype).
Cunoștințe de utilizare a programelor de scanare și procesare a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de arhivare electronică a documentelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de securitate a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de backup și restaurare a datelor.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a performanței sistemelor IT.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de diagnosticare a problemelor IT.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de gestionare a configurației sistemelor IT.
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de virtualizare a sistemelor IT.
Cunoștințe de utilizare a tehnologiilor cloud computing (ex: AWS, Azure, Google Cloud).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de analiză a datelor (ex: SQL).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de a negocia și de a obține rezultate pozitive.
Abilitatea de a gestiona situații de conflict și de a găsi soluții constructive.
Orientare către client și capacitatea de a construi relații de încredere.
Abilitatea de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită.
Capacitatea de a analiza situații complexe și de a lua decizii informate.
Abilități de organizare și planificare a activităților.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Capacitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilitatea de a gestiona eficient timpul și prioritățile.
Atitudine pozitivă și perseverență în fața obstacolelor.
Abilități de rezolvare a problemelor și gândire analitică.
Capacitatea de a gestiona eficient informațiile și documentele.
Abilități de prezentare și persuasiune.
Capacitatea de a asculta activ și de a înțelege nevoile clienților.
Empatie și abilitatea de a înțelege perspectivele altora.
Abilități de leadership și capacitatea de a motiva echipa.
Atitudine de încredere și profesionalism.
Capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Rata de recuperare a creanțelor restante, procentul creanțelor recuperate în termenul stabilit, numărul de contestații primite de la clienți, numărul de litigii inițiate, numărul de clienți reactivați, valoarea creanțelor recuperate per zi lucrătoare, procentul de acuratețe a datelor introduse în sistem, numărul de apeluri efectuate către clienți, rata de succes a negocierilor, numărul de documente procesate zilnic, valoarea creanțelor scadente reduse, numărul de clienți noi adăugați în portofoliu, procentul de respectare a termenelor de raportare, valoarea creanțelor recuperate din creanțe compromise, numărul de rapoarte de credit actualizate, numărul de întâlniri cu clienții, numărul de procese câștigate, numărul de creanțe transferate către agenții de recuperare, rata de scădere a creanțelor neperformante, procentul de respectare a politicilor interne de creditare.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne de colectare a creanțelor, calitatea comunicării cu clienții, acuratețea datelor introduse în sistemul ERP, respectarea termenelor de raportare către superiorul direct, gradul de implicare în îmbunătățirea proceselor de colectare, respectarea confidențialității informațiilor, profesionalismul în interacțiunea cu clienții, gradul de cunoaștere a legislației financiare, capacitatea de a gestiona situații de conflict, calitatea documentației generate, respectarea politicilor de creditare, gradul de colaborare cu alte departamente (contabilitate, vânzări), calitatea rapoartelor de analiză a creanțelor, respectarea politicilor de securitate a datelor, capacitatea de a identifica și raporta potențiale fraude, calitatea interacțiunii cu agențiile de recuperare, gradul de inițiativă în identificarea soluțiilor de recuperare, respectarea politicilor de protecție a datelor cu caracter personal, calitatea interacțiunii cu auditorii interni, respectarea standardelor de etică profesională. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă în identificarea soluțiilor de recuperare, perseverență în negocierea termenilor de plată, orientare către rezultate și depășirea targeturilor, adaptabilitate la schimbările din legislație și politicile interne, reziliență în gestionarea situațiilor de conflict, capacitate de a lucra sub presiune și de a respecta termene limită, comunicare eficientă și diplomație în interacțiunea cu clienții, proactivitate în identificarea și raportarea riscurilor, abilitatea de a construi și menține relații profesionale, capacitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii, gândire analitică și atenție la detalii, orientare către client și focalizare pe satisfacerea nevoilor acestuia, abilitatea de a lucra atât independent, cât și în echipă, responsabilitate și acuratețe în gestionarea documentelor, atitudine pozitivă și profesionalism în interacțiune, capacitatea de a gestiona eficient timpul și prioritățile, inițiativă în propunerea de îmbunătățiri ale proceselor de colectare, flexibilitate în abordarea problemelor, capacitatea de a gestiona situații neprevăzute. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator cu acces la internet, software de contabilitate (ex: SAP, Oracle, SAGE), sistem ERP, aplicații de facturare electronică, programe de procesare text (Microsoft Word, LibreOffice Writer), programe de calcul tabelar (Microsoft Excel, LibreOffice Calc), scanner, imprimantă, telefon (fix și mobil), sistem de arhivare electronică, software de CRM (Customer Relationship Management), aplicații de videoconferință, sistem de e-mail, platformă de comunicare internă (ex: Slack, Microsoft Teams)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.