FIȘĂ DE POST DEBITATOR - EBOSATOR

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:DEBITATOR - EBOSATOR

1.2. Cod C.O.R.:722117

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu departamentul financiar-contabil, departamentul vânzări, departamentul juridic, departamentul de recuperare creanțe, superiorul direct, alte departamente implicate în procesul de facturare și încasare. Externe: Colaborează cu clienți, agenții de recuperare, firme de colectare, avocați, instanțe judecătorești, notar public, executor judecătoresc, alte instituții financiare.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

"Debitor-Ebosator are rolul de a gestiona eficient portofoliul de clienți, asigurând recuperarea sumelor scadente și menținerea unei relații de încredere cu aceștia. Activitatea principală constă în contactarea clienților cu restanțe, negocierea planurilor de plată, monitorizarea evoluției datoriilor și raportarea situației către superiorul direct. Se urmărește optimizarea fluxului de numerar al companiei, respectând în același timp reglementările legale și politicile interne privind recuperarea creanțelor."

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Analiza documentelor oficiale și a descrierilor de post indică următoarele atribuții principale pentru un Debitor-Ebosator (cod COR 722117):
Identificarea și monitorizarea creanțelor scadente, conform ciclului de facturare.
Contactarea clienților cu restanțe, prin telefon, e-mail sau scrisori, pentru a solicita plata.
Negocierea planurilor de plată personalizate, în funcție de situația financiară a debitorului.
Înregistrarea detaliată a tuturor interacțiunilor cu clienții în sistemul CRM.
Urmărirea evoluției planurilor de plată și actualizarea statusului creanțelor în sistem.
Gestionarea eficientă a contestațiilor și a disputelor legate de facturi.
Pregătirea și transmiterea de notificări de plată și somatii.
Inițierea procedurilor de recuperare judecătorească, în conformitate cu legislația în vigoare.
Colaborarea cu departamentul juridic pentru gestionarea litigiilor.
Actualizarea zilnică a rapoartelor privind starea creanțelor.
Analiza indicatorilor de performanță privind recuperarea creanțelor (DSO, risc de nerambursare).
Menținerea unei baze de date actualizate cu informații despre clienți și creanțe.
Identificarea tendințelor de risc și propunerea de măsuri preventive.
Respectarea politicilor interne privind creditarea și recuperarea creanțelor.
Raportarea către superiorul direct privind evoluția portofoliului și identificarea eventualelor probleme.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studiile și calificările necesare pentru postul DEBITOR-EBOSATOR (cod COR 722117):
Studii medii, preferabil studii superioare (economice, juridice sau contabile).
Cunoștințe solide de contabilitate și legislație privind recuperarea creanțelor.
Cunoștințe de operare a unui sistem ERP (Enterprise Resource Planning) și a unui CRM (Customer Relationship Management).
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
Cunoștințe de limba română – scris și vorbit, la un nivel superior.
Cunoștințe de limbi străine (engleză sau germană) – constituie un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de specializare în domeniul recuperării creanțelor (constitutie un avantaj).
Abilități de negociere și comunicare eficientă.
Abilități de analiză și sinteză a informațiilor financiare.
Cunoștințe despre indicatorii financiari relevanți (DSO, risc de nerambursare).
Experiență anterioară în domeniul financiar-contabil sau juridic (minim 1 an).
Cunoștințe despre procedurile de executare silită (avantaj).
Certificare în domeniul managementului riscului de credit (avantaj).

5.2. Experiență Profesională:

Experiența profesională relevantă necesară pentru postul DEBITOR-EBOSATOR (cod COR 722117):
Experiență minimă de 1 an în domeniul financiar-contabil, preferabil în departamentul de recuperare a creanțelor.
Experiență în gestionarea unui portofoliu de clienți și urmărirea creanțelor scadente.
Experiență în negocierea planurilor de plată cu clienții și gestionarea contestațiilor.
Experiență în utilizarea sistemelor ERP și CRM pentru înregistrarea și urmărirea creanțelor.
Experiență în pregătirea și transmiterea de notificări de plată și somatii.
Experiență în inițierea procedurilor de recuperare judecătorească (avantaj).
Experiență în colaborarea cu departamentul juridic pentru gestionarea litigiilor (avantaj).
Experiență în analiza indicatorilor financiari și identificarea tendințelor de risc (avantaj).
Experiență în raportarea situației creanțelor către superiorul direct și către alte departamente (avantaj).
Experiență în utilizarea eficientă a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) pentru gestionarea datelor și generarea de rapoarte.
Experiență în lucrul cu volume mari de date și respectarea termenelor limită.
Experiență în lucrul într-un mediu dinamic și orientat spre rezultate.
Experiență în gestionarea situațiilor de conflict și menținerea unei relații profesionale cu clienții.
Experiență în implementarea și îmbunătățirea proceselor de recuperare a creanțelor (avantaj).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Competențele tehnice necesare pentru postul DEBITOR-EBOSATOR (cod COR 722117):
Operare PC – nivel avansat.
Utilizare fluentă a pachetului Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
Cunoștințe solide de operare a unui sistem ERP (ex: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
Cunoștințe avansate de utilizare a unui sistem CRM (ex: Salesforce, Microsoft Dynamics CRM).
Cunoștințe de utilizare a programelor de contabilitate (ex: QuickBooks, Xero).
Cunoștințe de utilizare a programelor de facturare electronică.
Abilități de utilizare a aplicațiilor de e-mail și comunicare online.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de raportare și analiză de date (ex: Power BI, Tableau).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de căutare online și a bazelor de date.
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de securitate cibernetică (ex: antivirus, firewall).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de videoconferință (ex: Zoom, Microsoft Teams).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de management de proiect (avantaj).
Cunoștințe de programare (ex: VBA, Python) (avantaj).
Cunoștințe de administrare a bazelor de date (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de automatizare a proceselor (RPA) (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de analiză a riscului de credit (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a instrumentelor de monitorizare a creditelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de colectare a informațiilor despre clienți (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de gestionare a documentelor (avantaj).
Cunoștințe de utilizare a aplicațiilor de management al identității și accesului (avantaj).

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Competențe comportamentale necesare pentru postul DEBITOR-EBOSATOR (cod COR 722117):
Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă.
Capacitate de negociere și persuasiune.
Orientare către client și abilități de gestionare a relațiilor.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Capacitate de a lucra sub presiune și respectarea termenelor limită.
Abilități de organizare și planificare.
Atitudine proactivă și orientare către rezultate.
Abilități de gestionare a conflictelor.
Capacitate de a lucra atât independent, cât și în echipă.
Abilități de adaptare la schimbare.
Atitudine pozitivă și entuziasm.
Empatie și înțelegere a nevoilor clienților.
Abilități de ascultare activă.
Capacitate de a oferi feedback constructiv.
Abilități de gestionare a timpului.
Capacitate de a prioritiza sarcinile.
Abilități de analiză și interpretare a datelor.
Abilități de a construi relații de încredere.
Capacitate de a gestiona situații dificile cu calm și profesionalism.
Abilități de a influența și motiva.
Capacitate de a învăța rapid și de a se adapta la noi tehnologii.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Rata de recuperare a creanțelor restante, volumul creanțelor recuperate, numărul de clienți activi în portofoliu, numărul de notificări de plată trimise, numărul de planuri de plată negociate, numărul de contestații rezolvate, rata de succes a litigiilor, numărul de creanțe înscrise în evidența executorului judecătoresc, numărul de creanțe compromise, rata de colectare a creanțelor în termen, numărul de întâlniri cu clienții, numărul de apeluri efectuate, numărul de e-mailuri trimise, numărul de documente procesate, numărul de rapoarte generate, rata de acuratețe a datelor introduse, timpul mediu de răspuns la solicitări, numărul de creanțe în curs de negociere, numărul de creanțe înscrise în agenții de recuperare, rata de creștere a portofoliului de clienți.
6.2. Indicatori Calitativi: Respectarea procedurilor interne, acuratețea datelor introduse, gradul de satisfacție al clienților, profesionalismul în comunicare, respectarea confidențialității informațiilor, gestionarea eficientă a litigiilor, calitatea rapoartelor generate, adaptabilitatea la schimbări legislative, colaborarea eficientă cu alte departamente, inițiativa în identificarea soluțiilor de îmbunătățire a proceselor, capacitatea de a gestiona situații de criză, respectarea termenelor limită, calitatea documentației, coerența în aplicarea politicilor de recuperare, gradul de implicare în optimizarea fluxurilor de lucru, respectarea standardelor de etică profesională, capacitatea de a construi relații de încredere cu clienții, calitatea negocierilor, gestionarea situațiilor conflictuale, gradul de adaptare la noile tehnologii. {$rezultat_calit['response']}
6.3. Indicatori Comportamentali: Orientare către rezultate, proactivitate, atenție la detalii, reziliență, perseverență, inițiativă, capacitate de organizare, gestionarea timpului, abilități de comunicare, diplomație, empatie, flexibilitate, adaptabilitate, gestionarea conflictelor, etică profesională, responsabilitate, capacitate de a lucra sub presiune, gândire analitică, capacitate de a lua decizii, capacitate de a învăța continuu, orientare către client, colaborare, gestionarea stresului, respectarea confidențialității. {$rezultat_comport['response']}

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : NU
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : NU

7.5. Echipamente din dotare:
Computer, telefon, imprimantă, scaner, fax, software de contabilitate, sistem de management al creanțelor, software CRM, aplicații de e-mail, platforme de comunicare internă, aplicații de procesare a documentelor, software de analiză a datelor, aplicații de raportare, echipamente de arhivare, echipamente de protecție a datelor, mijloace de transport (în funcție de specificul activității)..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.