FIȘĂ DE POST ASISTENT PERSONAL PROFESIONIST

Nr. Înregistrare: [Număr de înregistrare intern]
Data intrării în vigoare: [Data]

SECȚIUNEA 1: IDENTIFICAREA POSTULUI

1.1. Denumirea postului:ASISTENT PERSONAL PROFESIONIST

1.2. Cod C.O.R.:532904

1.3. Departamentul: [Numele Departamentului]

1.4. Nivelul postului: De execuție / De coordonare

1.5. Locația: [Sediu / Punctul de lucru / Terti / Remote / Mobil / Mixt ]

SECȚIUNEA 2: RELAȚII ORGANIZATORICE

2.1. Relații ierarhice (de subordonare):

Se subordonează direct: [Funcția superiorului ierarhic direct]

2.2. Relații de coordonare (dacă este cazul):

Coordonează activitatea: [Specificați rolurile/echipele coordonate]

2.3. Relații funcționale (de colaborare):

Interne: Colaborează cu directorii generali, echipele administrative, departamentul financiar, departamentul de comunicare, echipa de securitate și alte roluri suport pentru a asigura eficiența operațională și confidențialitatea informațiilor. Externe: Colaborează cu furnizori de servicii, agenții de PR, contacte media, parteneri de afaceri și alte entități externe pentru a facilita activitățile și a reprezenta interesele persoanei asistate.

SECȚIUNEA 3: SCOPUL GENERAL AL POSTULUI

„Asistentul personal profesionist asigură suport managerial și administrativ pentru persoana asistată, gestionând eficient programul, corespondența, întâlnirile și alte sarcini administrative. Rolul implică organizarea călătoriilor, gestionarea documentelor, filtrarea apelurilor și a e-mailurilor, precum și reprezentarea persoanei asistate în relațiile profesionale. Candidatul ideal posedă excelente abilități de comunicare, organizare, discreție și atenție la detalii, fiind capabil să lucreze autonom și să prioritizeze eficient sarcinile, respectând întotdeauna confidențialitatea și profesionalismul.”

SECȚIUNEA 4: ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE

Gestionarea agendei zilnice și săptămânale a persoanei asistate, inclusiv programarea întâlnirilor, conferințelor și deplasărilor.
Filtrarea și prioritizarea corespondenței electronice și a apelurilor telefonice, asigurând o comunicare eficientă.
Organizarea și gestionarea documentelor, arhivarea și recuperarea informațiilor necesare.
Planificarea și organizarea călătoriilor, inclusiv rezervarea biletelor de avion, a hotelurilor și a transportului local.
Pregătirea de prezentări, rapoarte și alte documente necesare pentru întâlniri și evenimente.
Gestionarea cheltuielilor și a facturilor, urmărirea bugetului alocat.
Organizarea și coordonarea evenimentelor speciale, conferințe, recepții.
Asigurarea suportului logistic pentru deplasările persoanei asistate, inclusiv pregătirea itinerariilor și a documentelor necesare.
Gestionarea relațiilor cu furnizorii și cu alte persoane de contact.
Reprezentarea persoanei asistate în relațiile profesionale, respectând întotdeauna confidențialitatea și profesionalismul.
Monitorizarea fluxului de informații și transmiterea acestuia către persoana asistată într-un format concis și ușor de înțeles.
Asigurarea suportului pentru activități administrative diverse, conform solicitărilor persoanei asistate.
Gestionarea corespondenței oficiale, redactarea și trimiterea de scrisori, e-mailuri și alte documente.
Organizarea și gestionarea informațiilor confidențiale, asigurând securitatea datelor.
Coordonarea cu alte departamente sau echipe pentru a asigura o colaborare eficientă.

SECȚIUNEA 5: CERINȚELE POSTULUI

5.1. Studii și Calificări:

Studii medii, preferabil studii superioare.
Absolvirea unor cursuri de specializare în managementul biroului, secretariat, relații publice sau comunicare.
Cunoștințe avansate de operare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Cunoștințe de utilizare a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Certificări în domeniul managementului timpului și al productivității (opțional).
Cunoștințe de limbi străine, preferabil engleza, la un nivel conversațional avansat (certificat de competență lingvistică constituie un avantaj).
Cunoștințe de etichetă și protocol diplomatic (pentru poziții care implică reprezentarea persoanei asistate în contexte formale).
Experiență în gestionarea agendei și a corespondenței unei persoane cu funcție înaltă (constituie un avantaj).
Cunoștințe de contabilitate de bază (pentru gestionarea cheltuielilor și a facturilor).
Cunoștințe de legislație relevantă (dacă postul implică gestionarea documentelor legale).
Certificat de absolvire a unui curs de inițiere în securitatea informațiilor (opțional).
Cunoștințe de bază despre tehnicile de comunicare non-verbală (opțional).
Certificare în domeniul GDPR (pentru gestionarea datelor cu caracter personal).
Cunoștințe despre utilizarea eficientă a sistemelor de arhivare electronică.

5.2. Experiență Profesională:

Experiență minimă de 3 ani în roluri de suport administrativ sau secretariat.
Experiență în gestionarea agendei și a programului unei persoane cu funcție înaltă (constituie un avantaj).
Experiență în organizarea și coordonarea de evenimente (conferințe, recepții, întâlniri).
Experiență în redactarea și gestionarea corespondenței oficiale (e-mailuri, scrisori, rapoarte).
Experiență în utilizarea eficientă a pachetului Microsoft Office și a platformelor de videoconferință.
Experiență în gestionarea bugetului și a cheltuielilor.
Experiență în gestionarea informațiilor confidențiale și respectarea politicilor de confidențialitate.
Experiență în lucrul cu sisteme de arhivare electronică și gestionarea documentelor digitale.
Experiență în relaționarea cu furnizori și alte persoane de contact.
Experiență în gestionarea călătoriilor și a rezervărilor (avioane, hoteluri, transport).
Experiență în lucrul sub presiune și respectarea termenelor limită.
Experiență în adaptarea la schimbări și prioritizarea sarcinilor.
Experiență în identificarea și rezolvarea problemelor administrative.
Experiență în lucrul cu sisteme CRM (Customer Relationship Management) (opțional).
Experiență în utilizarea aplicațiilor de gestionare a proiectelor (opțional).

5.3. Competențe Tehnice (Cunoștințe):

Operare avansată a sistemului de operare Windows sau macOS.
Stăpânirea pachetului Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – nivel expert.
Utilizarea eficientă a platformelor de videoconferință (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Cunoașterea și utilizarea programelor de editare text și tabele (Google Docs, Google Sheets).
Utilizarea aplicațiilor de calendar și gestionare a programului (Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de arhivare electronică (SharePoint, Dropbox, Google Drive).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a e-mailului (Gmail, Microsoft Outlook).
Cunoașterea și utilizarea programelor de editare a imaginilor (Adobe Photoshop, GIMP).
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a proiectelor (Asana, Trello).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor CRM (Salesforce, HubSpot).
Utilizarea aplicațiilor de contabilitate (QuickBooks, Xero).
Cunoașterea și utilizarea sistemelor de raportare (Power BI, Tableau).
Utilizarea aplicațiilor de căutare și filtrare a informațiilor online.
Cunoașterea și utilizarea tehnologiei cloud computing.
Utilizarea eficientă a motoarelor de căutare (Google, Bing).
Cunoașterea și utilizarea principiilor de securitate cibernetică.
Utilizarea aplicațiilor de criptare a datelor.
Cunoașterea și utilizarea principiilor de backup și recuperare a datelor.
Utilizarea aplicațiilor de gestionare a parolelor.
Cunoașterea și utilizarea principiilor de etichetă digitală.

5.4. Competențe Comportamentale (Abilități):

Abilități excelente de comunicare orală și scrisă.
Capacitate de a gestiona timpul și prioritățile eficient.
Organizare impecabilă și atenție la detalii.
Flexibilitate și adaptabilitate la schimbări.
Abilități de rezolvare a problemelor și luare a deciziilor.
Capacitate de a lucra independent și în echipă.
Inițiativă și proactivitate în abordarea sarcinilor.
Diplomatie și tact în relațiile interpersonale.
Discreție și confidențialitate în gestionarea informațiilor.
Abilități de negociere și persuasiune.
Gestionarea eficientă a stresului și a presiunii.
Orientare către rezultate și îndeplinirea obiectivelor.
Empatie și înțelegerea nevoilor celorlalți.
Abilități de leadership și motivare a echipei.
Capacitate de a construi și menține relații profesionale.
Abilități de networking și reprezentare a organizației.
Gândire critică și analiză a informațiilor.
Creativitate și inovare în găsirea de soluții.
Abilitatea de a învăța rapid și de a se adapta la noile tehnologii.
Capacitate de a gestiona conflicte și de a găsi soluții constructive.

SECȚIUNEA 6: CRITERII DE EVALUARE A PERFORMANȚEI

Performanța titularului este evaluată periodic de către superiorul ierarhic, pe baza gradului de îndeplinire a atribuțiilor și a indicatorilor de performanță (KPIs), stabiliți de comun acord.

6.1. Indicatori Cantitativi: Număr de evenimente organizate cu succes, Respectarea termenelor limită pentru proiecte, Nivelul de satisfacție al persoanei asistate, Reducerea timpului necesar pentru gestionarea corespondenței, Gradul de optimizare a agendei, Diminuarea erorilor administrative, Numărul de sarcini rezolvate în avans, Eficiența utilizării resurselor, Nivelul de confidențialitate menținut, Reducerea costurilor de organizare, Gradul de respectare a bugetului alocat, Nivelul de acuratețe în raportare, Numărul de probleme rezolvate proactiv, Gradul de îmbunătățire a fluxurilor de lucru, Numărul de contacte noi stabilite, Nivelul de satisfacție al echipei, Gradul de îmbunătățire a comunicării interne, Numărul de inițiative implementate, Nivelul de contribuție la obiectivele strategice, Gradul de respectare a politicilor interne.
6.2. Indicatori Calitativi: Calitatea comunicării scrise, Precizia informațiilor furnizate, Profesionalismul în interacțiunile cu terții, Capacitatea de a anticipa nevoile, Nivelul de discreție și confidențialitate, Abilitatea de a gestiona situații de criză, Calitatea organizării evenimentelor, Eficiența fluxului de lucru, Nivelul de inițiativă și proactivitate, Calitatea rapoartelor și prezentărilor, Abilitatea de a prioritiza sarcinile, Nivelul de atenție la detalii, Capacitatea de a construi relații profesionale, Calitatea gestionării agendei, Abilitatea de a rezolva probleme, Nivelul de adaptabilitate, Profesionalismul în gestionarea corespondenței, Calitatea interacțiunilor cu echipa, Nivelul de respectare a termenelor limită, Abilitatea de a gestiona informații sensibile, Calitatea reprezentării organizației.
6.3. Indicatori Comportamentali: Inițiativă, Adaptabilitate, Organizare, Comunicare, Atenție la detalii, Rezolvare de probleme, Gestionarea timpului, Abilități de negociere, Orientare către rezultate, Lucru în echipă, Gândire critică, Abilități de planificare, Capacitate de a învăța, Abilități de leadership, Gestionarea stresului, Abilități de luare a deciziilor, Orientare către client, Profesionalism, Etică profesională, Abilități de relaționare.

SECȚIUNEA 7: CONDIȚIILE POSTULUI

7.1. Program de lucru: 8 ore/zi, 40 ore/săptămână, de Luni până Vineri.

7.2. Tipul contractului: Contract individual de muncă pe perioadă [nedeterminată/determinată].

7.3. Condiții de muncă: Activitate la birou, cu posibile deplasări în interes de serviciu.

7.4. Cerințe medicale și psihologice minime conform (HG 355/2007) :
Examenul medical este obligatoriu la angajare și periodic : DA
Examenul psihologic este obligatoriu la angajare și periodic : DA

7.5. Echipamente din dotare:
Calculator personal, Smartphone, Tabletă grafică, Imprimantă multifuncțională, Scaner documente, Software de procesare a textului, Software de calcul tabelar, Software de prezentare, Software de gestionare a e-mailurilor, Software de gestionare a agendei, Software de videoconferință, Software de criptare a datelor, Dispozitiv de stocare extern, Căști audio, Microfon, Monitor extern, Tastatură ergonomică, Mouse ergonomic, Software de backup a datelor..

SECȚIUNEA 8: OBLIGAȚII LEGALE ȘI ADMINISTRATIVE ALE ANGAJATULUI

8.1. Sănătate și Securitate în Muncă (SSM)

Titularul postului are obligația să își însușească și să respecte cu strictețe legislația SSM (Legea 319/2006) și instrucțiunile proprii. Principalele obligații includ:

  1. Să își desfășoare activitatea, în conformitate cu calificarea și instruirea sa, precum și cu instrucțiunile primite din partea angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât și alte persoane.
  2. Să utilizeze corect mașinile, aparatura, uneltele, substanțele periculoase, echipamentele de transport și alte mijloace de producție.
  3. Să utilizeze corect echipamentul individual de protecție acordat și, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl păstreze la locul destinat.
  4. Să nu procedeze la scoaterea din funcțiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii ale echipamentelor și să utilizeze corect aceste dispozitive.
  5. Să comunice imediat angajatorului și/sau lucrătorilor desemnați orice situație de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitate și sănătate, precum și orice deficiență a sistemelor de protecție.
  6. Să aducă la cunoștința conducătorului locului de muncă și/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană.
  7. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerințe dispuse de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.
  8. Să coopereze cu angajatorul și/sau cu lucrătorii desemnați pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă și condițiile de lucru sunt sigure și fără riscuri.
  9. Să își însușească și să respecte prevederile legislației din domeniul securității și sănătății în muncă și măsurile de aplicare a acestora.
  10. Să nu înceapă lucrul dacă există pericole de accidentare. Eliminarea defectelor trebuie realizată numai de către personalul specializat.
  11. Să nu vină la serviciu în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor stupefiante și să nu le introducă la locul de muncă.
  12. Să dea relațiile solicitate de către inspectorii de muncă și inspectorii sanitari.

8.2. Situații de Urgență (SU)

Titularul postului are obligația să cunoască și să respecte normele de apărare împotriva incendiilor (PSI) și de protecție civilă.

  1. Să respecte regulile și măsurile de apărare împotriva incendiilor, aduse la cunoștință de conducerea companiei.
  2. Să utilizeze substanțele periculoase, instalațiile și echipamentele potrivit instrucțiunilor tehnice.
  3. Să nu efectueze manevre nepermise sau modificări neautorizate ale sistemelor și instalațiilor de apărare împotriva incendiilor.
  4. Să comunice imediat conducătorului locului de muncă orice încălcare a normelor, situație de pericol de incendiu sau defecțiune sesizată la sistemele de protecție.
  5. Să coopereze cu personalul specializat (cadrul tehnic PSI) pentru realizarea măsurilor de apărare împotriva incendiilor.
  6. Să acționeze, în conformitate cu procedurile stabilite, în cazul apariției oricărui pericol iminent de incendiu.
  7. Să furnizeze persoanelor abilitate toate datele și informațiile de care are cunoștință referitoare la producerea incendiilor.
  8. Să beneficieze gratuit de echipament de protecție individuală și tratament medical în caz de dezastru.
  9. Să beneficieze de măsurile de protecție socială prevăzute de lege pentru perioadele de întrerupere a activității impuse de situații de urgență.
  10. Să respecte normele, regulile și măsurile de protecție civilă stabilite.
  11. Să participe la instruiri, exerciții și aplicații de protecție civilă.

8.3. Protecția Mediului

Titularul postului are un rol activ în susținerea politicilor de mediu ale companiei. Principalele obligații includ:

  1. Gestionarea deșeurilor: Să colecteze selectiv deșeurile (hârtie, plastic, sticlă etc.) în recipientele special marcate și să predea deșeurile periculoase (baterii, tonere) conform procedurii interne.
  2. Utilizarea resurselor: Să utilizeze rațional energia electrică, să reducă consumul de hârtie (favorizând formatele electronice) și să evite risipa de apă.
  3. Respectarea politicilor: Să cunoască și să aplice politica de mediu a companiei și să participe la instructajele aferente.
  4. Prevenire și raportare: Să acționeze preventiv pentru a evita poluarea și să raporteze superiorului ierarhic orice incident sau risc de mediu.
  5. Implicare: Să contribuie cu sugestii și propuneri pentru îmbunătățirea performanței de mediu a companiei.

8.4. Confidențialitate și Protecția Datelor (Rolul angajatului)

Titularul postului se obligă să păstreze confidențialitatea absolută asupra tuturor informațiilor și datelor (comerciale, tehnice, financiare, date personale ale clienților, partenerilor sau colegilor) la care are acces. Acesta va respecta cu strictețe prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și politicile interne de prelucrare a datelor, atât pe durata contractului, cât și după încetarea acestuia.

SECȚIUNEA 9: DREPTURI ȘI BENEFICII

Pe lângă drepturile legale, titularul postului beneficiază de:

  • Pachet salarial format din salariu fix și bonusuri de performanță.
  • Tichete de masă.
  • Abonament de servicii medicale la o clinică privată.
  • Asigurare de viață/accidente.
  • [Număr] zile de concediu de odihnă suplimentare.
  • Acces la programe de formare profesională plătite de companie.
  • Decontarea transportului (dacă este cazul).

SECȚIUNEA 10: DISPOZIȚII FINALE

Prezenta fișă de post constituie anexă la Contractul Individual de Muncă și face parte integrantă din acesta. Poate fi revizuită periodic, iar orice modificare va fi adusă la cunoștința angajatului prin act adițional. Nerespectarea atribuțiilor și obligațiilor din prezenta fișă de post poate atrage răspunderea disciplinară a salariatului, conform Codului Muncii și Regulamentului Intern.